Wykonawca wziął zaliczkę i nie zaczął prac – jak ją odzyskać

Jeśli wykonawca wziął zaliczkę i nie zaczął prac, możesz odstąpić od umowy i żądać zwrotu całej zaliczki (art. 494 § 1 KC). Gdy opóźnienie jest tak duże, że wykonawca nie zdąży w umówionym terminie, nie musisz czekać na jego upływ ani wyznaczać terminu dodatkowego (art. 635 KC, stosowany do robót budowlanych i remontów przez art. 656 § 1 i art. 658 KC). Jeśli wpłata była w umowie zastrzeżona jako zadatek, a wykonawca odpowiada za niewykonanie umowy, możesz odstąpić na podstawie art. 394 § 1 KC i żądać sumy dwukrotnie wyższej. Gdy pieniądze nie wracają – wezwanie z terminem, a potem pozew o zapłatę.

Piszemy z perspektywy inwestora – osoby prywatnej zlecającej remont albo firmy zamawiającej roboty. Szerszy obraz sporów z wykonawcami daje przewodnik po sporach budowlanych.

Zaliczka czy zadatek – sprawdź, co zapłaciłeś

Na przelewie obie wpłaty wyglądają tak samo, ale od ich charakteru zależy, ile odzyskasz.

Kwestia	Zaliczka	Zadatek (art. 394 KC)
Czym jest	część wynagrodzenia płacona z góry	część ceny, która dodatkowo zabezpiecza wykonanie umowy
Wykonawca nie wykonuje umowy	zwrot w tej samej kwocie po odstąpieniu	możesz odstąpić bez terminu dodatkowego i żądać dwukrotności zadatku
Umowa wykonana	zaliczana na poczet ceny	zaliczany na poczet ceny (art. 394 § 2 KC)
Umowa rozwiązana za porozumieniem albo nikt nie zawinił	zwrot	zwrot w pojedynczej wysokości (art. 394 § 3 KC)

O tym, czy wpłata była zadatkiem, decyduje umowa stron – zadatek daje się przy zawarciu umowy, a strony muszą się zgodzić, że ma on taki charakter. Dowodem będzie słowo „zadatek” w treści umowy albo na pokwitowaniu; sam dopisek w tytule przelewu, z którym wykonawca się nie zgodził, może nie wystarczyć. Gdy dokument mówi o „zaliczce”, „przedpłacie” albo „wpłacie na materiały”, przyjmuje się zaliczkę. Jeśli niczego nie spisaliście, dowodem będą wiadomości, SMS-y i potwierdzenie przelewu.

Przy zadatku masz wybór: odstąpić i żądać podwójnej kwoty albo nadal żądać wykonania umowy i naprawienia szkody na zasadach ogólnych. Podwójny zadatek nie wymaga wykazywania szkody, ale nie należy się, gdy niewykonanie umowy nastąpiło z przyczyn, za które wykonawca nie odpowiada. Żądając dwukrotności, w oświadczeniu o odstąpieniu powołaj art. 394 § 1 KC – odstąpienie na zasadach ogólnych (art. 491 czy 635 KC) bywa rozliczane jak przy zaliczce: zwrot w pojedynczej wysokości plus odszkodowanie, które trzeba wykazać.

Kiedy możesz odstąpić od umowy?

Masz trzy drogi, zależnie od sytuacji:

1. Art. 635 KC – opóźnienie z rozpoczęciem prac. Jeśli wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem tak dalece, że nie jest prawdopodobne, by skończył w umówionym czasie, możesz odstąpić bez wyznaczania terminu dodatkowego, jeszcze przed upływem terminu na wykonanie. Przykład: remont łazienki miał trwać od 1 do 30 czerwca, a 20 czerwca nikt jeszcze nie przyszedł.
2. Art. 491 § 1 KC – zwłoka w umowie wzajemnej. Wyznaczasz wykonawcy odpowiedni dodatkowy termin z zastrzeżeniem, że po jego bezskutecznym upływie odstąpisz od umowy. To bezpieczna droga, gdy nie masz pewności, czy opóźnienie jest już „rażące”.
3. Art. 492¹ KC – wykonawca oświadczył, że nie wykona prac. Jeśli napisał, że „nie da rady” albo „rezygnuje ze zlecenia”, możesz odstąpić od razu, także przed terminem.

Uważaj na art. 644 KC – pozwala on zamawiającemu odstąpić w każdej chwili, ale za zapłatą umówionego wynagrodzenia (pomniejszonego o oszczędności wykonawcy). To droga dla kogoś, kto zmienił zdanie, a nie dla inwestora, którego wykonawca zawiódł – w piśmie powołaj więc art. 635 albo 491 KC i opisz opóźnienie.

Odstąpienie to oświadczenie na piśmie doręczone wykonawcy. Wyślij je listem poleconym na adres z umowy albo z rejestru (CEIDG lub KRS) i dodatkowo mailem. Zachowaj potwierdzenie nadania.

Co, jeśli zlecasz remont jako konsument?

Jeśli zlecasz remont prywatnie, a wykonawca działa jako firma, jesteś konsumentem. Ma to dwie konsekwencje:

• zwrot świadczenia na rzecz konsumenta po odstąpieniu powinien nastąpić niezwłocznie (art. 494 § 2 KC),
• jeśli umowę zawarliście poza lokalem firmy (np. w Twoim mieszkaniu) albo na odległość, ustawa o prawach konsumenta co do zasady daje 14 dni na odstąpienie bez podania przyczyny, liczonych od zawarcia umowy, a 30 dni, gdy umowę zawarto podczas nieumówionej wizyty wykonawcy w Twoim domu (art. 27 i 28 tej ustawy) – przewiduje jednak wyjątki, więc przed powołaniem się na ten tryb sprawdź swój przypadek.

Jak wezwać wykonawcę do zwrotu zaliczki?

Roszczenie o zwrot nie ma terminu z umowy, więc wykonawca powinien je spełnić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC). Dlatego w tym samym piśmie albo zaraz po nim wyślij wezwanie do zapłaty z konkretnym terminem, np. 7 dni.

W wezwaniu wskaż:

• umowę (datę, zakres prac, termin),
• kwotę i datę wpłaty zaliczki lub zadatku,
• fakt odstąpienia od umowy i jego podstawę,
• żądaną kwotę (zaliczka albo dwukrotność zadatku), numer rachunku i termin,
• zapowiedź pozwu z odsetkami po bezskutecznym upływie terminu.

Jak wysłać pismo, żeby dało się to potem udowodnić w sądzie, opisuje tekst jak wysłać wezwanie do zapłaty. Jeśli wolisz nie pisać go samodzielnie, prawnik przygotuje wezwanie do zwrotu zaliczki za 99 zł – dostajesz gotowy PDF w ok. 24 godziny, podpisujesz go i wysyłasz sam.

Jakie odsetki należą się od niezwróconej zaliczki?

Od dnia następującego po terminie z wezwania należą się odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 § 1 i 2 KC) – stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego. Należą się bez względu na to, czy poniosłeś szkodę. Zwrot zaliczki po odstąpieniu nie jest zapłatą za towar ani usługę, dlatego także między firmami zwykle nie stosuje się tu odsetek z ustawy o transakcjach handlowych.

Kwotę odsetek na dzień złożenia pozwu policzysz w kalkulatorze odsetek ustawowych, który uwzględnia zmiany stóp w czasie. Jeśli przez zniknięcie wykonawcy zapłaciłeś więcej nowej ekipie, różnicę możesz dochodzić jako odszkodowanie (art. 494 § 1 zd. 2 KC) – ale tu musisz wykazać szkodę i jej wysokość.

Jak pozwać wykonawcę o zwrot zaliczki?

Gdy wykonawca milczy, masz dwie główne drogi:

• EPU (e-sąd) – szybkie, tanie i w całości online, ale wymaga znanego adresu pozwanego. Porównanie znajdziesz w tekście EPU czy pozew tradycyjny.
• Zwykły pozew – sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym. Przy kwocie do 20 000 zł sprawa toczy się co do zasady w postępowaniu uproszczonym (art. 505¹ KPC).

Jeśli wykonawca „zniknął”, zacznij od ustalenia aktualnego adresu w CEIDG lub KRS – pomocny będzie poradnik jak ustalić adres dłużnika.

Spory z umów o roboty budowlane są sprawami gospodarczymi (art. 458² § 1 pkt 5 KPC). Gdy inwestorem jest konsument, sprawę rozpoznaje sąd gospodarczy, ale nie według przepisów o postępowaniu gospodarczym (art. 458¹ § 1 zd. 2 KPC) – nie ma więc obowiązkowej mediacji. Gdy inwestorem jest firma, w sprawach wszczętych po 1.03.2026 sąd kieruje strony do obowiązkowej mediacji (art. 458³a KPC), ale nie w postępowaniu upominawczym, EPU ani nakazowym – dopiero gdy wykonawca wniesie sprzeciw lub zarzuty.

Opłaty sądowe i koszty pomocy prawnej omawia artykuł ile kosztuje pozew o zapłatę. Pozew możesz napisać sam albo zlecić: na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – na podstawie umowy, potwierdzenia przelewu i korespondencji, bez wizyty w kancelarii.

Pilnuj też przedawnienia. Przy umowie o roboty budowlane obowiązują terminy ogólne z art. 118 KC: 3 lata, gdy inwestorem jest firma (roszczenie związane z jej działalnością), i 6 lat, gdy zleca osoba prywatna – oba z końcem roku kalendarzowego. Gdy prace kwalifikują się jako umowa o dzieło (np. drobne wykończenia), bezpieczniej działać w ciągu 2 lat od dnia, w którym dzieło miało być oddane (art. 646 KC), i to przed tą datą kalendarzową, bez liczenia na koniec roku. Orientacyjną datę dla swojej sprawy sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia.

Czy to już oszustwo z art. 286 KK?

Nie każdy wykonawca, który wziął zaliczkę i nie przyszedł, jest oszustem. Oszustwo (art. 286 § 1 KK) popełnia ten, kto w celu osiągnięcia korzyści majątkowej doprowadza inną osobę do niekorzystnego rozporządzenia mieniem za pomocą wprowadzenia jej w błąd. Kluczowy jest zamiar w chwili brania pieniędzy: wykonawca od początku nie zamierzał pracować.

Na taki zamiar mogą wskazywać m.in.: fikcyjna firma lub fałszywe dane, zaliczki pobrane od wielu klientów naraz bez rozpoczęcia jakichkolwiek prac, zerwanie kontaktu zaraz po przelewie. Jeśli wykonawca zaczął działać, a potem stracił płynność albo ludzi – to zwykle sprawa cywilna.

Zawiadomienie o przestępstwie możesz złożyć na policji lub w prokuraturze, ale celem postępowania karnego jest ukaranie sprawcy, nie odzyskanie pieniędzy. Jako pokrzywdzony możesz wnioskować o nałożenie obowiązku naprawienia szkody (art. 46 § 1 KK), ale pozew cywilny jest niezależny i zwykle szybszy. W korespondencji z wykonawcą pisz rzeczowo i nie proponuj „rezygnacji z zawiadomienia w zamian za zapłatę”.

Jak uniknąć tej sytuacji następnym razem?

• Wpisz w umowie, że wpłata jest zadatkiem – to realna presja na wykonawcę.
• Płać zaliczkę przelewem, z tytułem wskazującym umowę.
• Uzależnij zaliczkę od rozpoczęcia prac lub zakupu materiałów potwierdzonego fakturą.
• Wpisz termin rozpoczęcia, karę umowną za opóźnienie i prawo odstąpienia.
• Sprawdź wykonawcę w CEIDG lub KRS, zanim cokolwiek zapłacisz.

Wzory z internetu zwykle tych zapisów nie mają – zobacz, dlaczego umowa na remont z internetu nie obroni się w sądzie.

Podsumowanie

Wykonawca, który wziął zaliczkę i nie zaczął prac, musi ją oddać po Twoim odstąpieniu od umowy (art. 494 § 1 KC), a zadatek – w podwójnej wysokości, jeśli odpowiada za niewykonanie umowy (art. 394 § 1 KC). Gdy opóźnienie przekreśla termin, odstąp na piśmie bez terminu dodatkowego (art. 635 KC), wezwij do zwrotu, a po upływie terminu licz odsetki ustawowe i złóż pozew. Zawiadomienie o oszustwie nie zastępuje drogi cywilnej.