Jak wpisać dłużnika do KRD lub innego BIG? Warunki i procedura

Dłużnika możesz wpisać do KRD albo innego biura informacji gospodarczej (BIG) bez wyroku, gdy łącznie: dług wynika z umowy, wynosi co najmniej 500 zł (dłużnik-firma) lub 200 zł (konsument), jest wymagalny od co najmniej 30 dni i minął co najmniej miesiąc od wysłania wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie. Tak stanowią art. 14 i 15 ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 85). Najczęstszy błąd wierzycieli to nie kwota, tylko źle wysłane wezwanie – dlatego na nim skupiamy się najbardziej.

Wpis do rejestru to jedno z narzędzi windykacji polubownej. Działa wtedy, gdy dłużnikowi zależy na wiarygodności – kredycie, leasingu, przetargach czy nowych kontraktach.

Czym są KRD, ERIF i BIG InfoMonitor

KRD to potoczna nazwa jednego z kilku biur informacji gospodarczej. Wszystkie działają na podstawie tej samej ustawy, więc warunki wpisu są identyczne w każdym BIG-u. Różnią się regulaminem, cennikiem, panelem dla wierzyciela i tym, kto najczęściej sprawdza w nich kontrahentów. Według wykazu ministra właściwego do spraw gospodarki (aktualizacja z czerwca 2026 r.) działają cztery biura: KRD BIG, ERIF BIG, BIG InfoMonitor i Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG).

Aktualny wykaz biur wraz z adresami, na które przekazuje się informacje, publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej minister właściwy do spraw gospodarki (art. 11a ust. 2 ustawy). Dane trafiają tylko do tego biura, z którym zawarłeś umowę. Ceny i zasady rejestracji sprawdź w regulaminie i cenniku wybranego biura – każde ustala je samo.

Warunki wpisu dłużnika do rejestru – tabela

Warunek	Dłużnik-firma (art. 15)	Dłużnik-konsument (art. 14)
Źródło długu	stosunek prawny, zwłaszcza umowa związana z działalnością	stosunek prawny, np. umowa o kredyt konsumencki, usługi telekomunikacyjne, prąd, gaz czy wodę
Minimalna kwota (łącznie wobec wierzyciela)	500 zł	200 zł
Minimalna zaległość	30 dni od wymagalności	30 dni od wymagalności
Wezwanie z ostrzeżeniem	min. miesiąc od wysłania	min. miesiąc od wysłania
E-mail zamiast listu	tak, jeśli przewiduje to umowa (art. 15 ust. 1a)	nie
Limit czasu	brak limitu przy zgłoszeniu	6 lat od wymagalności (art. 14 ust. 1 pkt 4)

Kwota to suma wszystkich wymagalnych zobowiązań dłużnika wobec Ciebie – kilka mniejszych faktur może razem przekroczyć próg. Przy długach w walucie obcej przelicza się je po średnim kursie NBP z dnia przekazania danych do biura.

Kto może zgłosić dług bez wyroku? Wierzyciel w rozumieniu ustawy to przede wszystkim przedsiębiorca albo podmiot, któremu wierzytelność przysługuje w związku z działalnością lub stosunkiem prawnym. Osoba prywatna, która np. pożyczyła pieniądze znajomemu, może przekazać dane dopiero wtedy, gdy ma tytuł wykonawczy (art. 2 ust. 2 pkt 4 i art. 16) – o tym niżej.

Wezwanie do zapłaty przed wpisem – co musi zawierać

Zwykłe wezwanie do zapłaty nie wystarczy. Przed wpisem do BIG wezwanie musi dodatkowo zawierać:

1. ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura,
2. firmę (nazwę) i adres siedziby tego biura – konkretnego, a nie „rejestrów dłużników”,
3. informację o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec zamiaru przekazania danych (art. 15a ust. 2).

Ważny jest też sposób wysyłki. Ustawa wymaga listu poleconego albo doręczenia do rąk własnych na adres do doręczeń wskazany przez dłużnika. Jeśli go nie wskazał – na adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności (firma) albo miejsca zamieszkania (konsument). Dopuszczalna jest też wysyłka na adres do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych. Miesiąc liczy się od wysłania listu poleconego, a nie od jego odbioru – zachowaj dowód nadania, bo datę wysłania wpisuje się do biura (art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. g).

Wezwanie możesz wysłać od razu po terminie płatności. Wtedy 30 dni zaległości i miesiąc od wezwania biegną równolegle, a wpis jest możliwy po około miesiącu. Jeśli chcesz mieć pewność, że pismo spełnia wymogi ustawy, zamów wezwanie spełniające wymogi przed wpisem – prawnik przygotuje je za 99 zł.

Sprzeciw dłużnika

Dłużnik, który dostał wezwanie, może zgłosić Ci sprzeciw (art. 15a ust. 1). Nie blokuje on wpisu automatycznie. Jeśli jednak dłużnik kwestionuje dług albo powołuje się na przedawnienie, a Ty mimo to przekazujesz dane, musisz zaznaczyć to w informacji dla biura (art. 15a ust. 3). Przy sporze co do samego istnienia długu rozważ najpierw pozew – wpis spornej należności łatwo podważyć.

Jak wpisać dłużnika do KRD krok po kroku

1. Zbierz dokumenty: umowę lub zamówienie, fakturę, korespondencję, dowód nadania wezwania. Przyda się też aktualna kwota z odsetkami – policzysz ją w kalkulatorze odsetek ustawowych.
2. Wybierz biuro i zawrzyj umowę. Wierzyciel może przekazywać dane tylko po zawarciu z biurem umowy o udostępnianie informacji gospodarczych, w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 12 ust. 2). Formę pisemną zastępuje forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ KC). Sposób zawarcia umowy i opłaty określa regulamin biura.
3. Wyślij wezwanie z ostrzeżeniem wskazującym to konkretne biuro – listem poleconym lub do rąk własnych.
4. Odczekaj co najmniej miesiąc i sprawdź, czy dług nadal przekracza próg i jest wymagalny od 30 dni.
5. Wprowadź dane w panelu biura: swoje dane, dane dłużnika (np. NIP, REGON, KRS albo PESEL konsumenta), tytuł prawny, kwotę, kwotę zaległości, datę jej powstania i datę wysłania wezwania. Biuro odsyła niekompletne zgłoszenie do uzupełnienia, a niezgodne z ustawą – odrzuca (art. 14 i 15, ust. 3 i 4).
6. Pilnuj aktualności wpisu – o tym w dalszej części.

Biuro porównuje dane z rejestrami PESEL, REGON, CEIDG i KRS. Gdy wykryje niezgodność, wstrzymuje ujawnianie informacji i zawiadamia wierzyciela (art. 28 ust. 2). Wpisuj więc dane dokładnie tak, jak w rejestrze.

Wpis na podstawie wyroku lub nakazu zapłaty

Gdy masz już tytuł wykonawczy (np. nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności), możesz przekazać dane w trybie art. 16. Wystarczy wtedy, że minęło co najmniej 14 dni od wysłania listem poleconym lub doręczenia pisma z ostrzeżeniem o wpisie, z nazwą i adresem biura. Do biura podajesz organ, który wydał orzeczenie, jego datę i sygnaturę. Limit wynosi 6 lat od stwierdzenia roszczenia prawomocnym orzeczeniem lub ugodą. Progi 500/200 zł w tym trybie nie obowiązują.

To jedyna droga dla osoby prywatnej, która nie prowadzi działalności. Jeśli dłużnik nie reaguje ani na wezwanie, ani na wpis, potrzebny jest pozew. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę za 299 zł w ciągu 7 dni, w całości online. Więcej o tym etapie piszemy w tekście jak odzyskać dług od firmy.

Aktualizacja i usunięcie wpisu

Wpis to także obowiązki wierzyciela:

• Częściowa lub pełna zapłata, wygaśnięcie długu, zmiana danych – niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 14 dni, musisz zażądać od biura aktualizacji (art. 29 ust. 1). Przy zapłacie całości żądaj usunięcia wpisu (por. art. 30a pkt 2 lit. a).
• Dług nie istnieje – w ciągu 14 dni żądasz usunięcia danych (art. 29 ust. 2).
• Sprzedaż wierzytelności – zawiadom biuro; obowiązki przechodzą na nabywcę, gdy zaktualizuje dane wierzyciela (art. 29 ust. 3 i 4).

Biuro usuwa informacje na wniosek wierzyciela w ciągu 7 dni (art. 31 ust. 1 pkt 1). Usuwa je też samo: dane konsumenta najpóźniej po 6 latach od wymagalności, a dane firmy po 3 latach od ostatniej aktualizacji, nie później niż po 10 latach od przekazania (art. 31 ust. 1 pkt 8 i 9).

Konsekwencje zaniedbań są realne. Za niezażądanie aktualizacji po całkowitej spłacie lub wygaśnięciu długu grozi grzywna do 30 000 zł (art. 47), tak samo za przekazanie nieprawdziwej informacji (art. 48 ust. 1). Dłużnik może też dochodzić odszkodowania na zasadach Kodeksu cywilnego (art. 44a i 44b), a sam może wnieść sprzeciw bezpośrednio do biura (art. 21a).

Czy wpis do KRD przerywa przedawnienie

Nie. Przekazanie danych do BIG to forma presji, a nie czynność przed sądem. Bieg przedawnienia przerywa dopiero pozew, wniosek egzekucyjny albo uznanie długu przez dłużnika. Jeśli faktura zbliża się do końca terminu, sprawdź datę w kalkulatorze przedawnienia i nie czekaj na efekt wpisu. Gdy klient całkiem zamilkł, przeczytaj też, co zrobić, gdy klient nie odpowiada i nie płaci.

Podsumowanie

Wpis dłużnika do KRD lub innego BIG nie wymaga wyroku, ale wymaga spełnienia wszystkich ustawowych warunków: dług z umowy, co najmniej 500 zł (firma) lub 200 zł (konsument), 30 dni zaległości, umowa z biurem i wezwanie z ostrzeżeniem wysłane listem poleconym lub doręczone do rąk własnych co najmniej miesiąc wcześniej. Wybór biura jest kwestią regulaminu i cennika, nie prawa – zasady są wszędzie te same. Po zapłacie masz 14 dni na aktualizację. Jeśli rejestr nie zadziała, kolejnym krokiem jest pozew – a przygotowanie dokumentów od wezwania po pozew możesz zlecić Pozywacz.pl.