Jak sprawdzić kontrahenta przed współpracą – checklista 10 kroków

Jak sprawdzić kontrahenta? Przejdź przez 10 punktów: KRS lub CEIDG, sposób reprezentacji, biała lista VAT, Krajowy Rejestr Zadłużonych, raport z biura informacji gospodarczej (BIG), sprawozdania finansowe, księga wieczysta, beneficjenci rzeczywiści (CRBR), VIES przy firmach z UE i opinie w sieci. Większość tych źródeł jest bezpłatna i zajmuje kilka minut. Żaden rejestr nie daje gwarancji zapłaty, ale razem pokazują, czy możesz dać kredyt kupiecki, czy raczej żądać przedpłaty.

Weryfikacja kontrahenta to najtańsza windykacja. Poniżej masz checklistę do stosowania przy każdym nowym kliencie.

Checklista weryfikacji kontrahenta w skrócie

Nr	Co sprawdzić	Gdzie	Koszt	Czerwona flaga
1	Czy firma istnieje	KRS (spółki), CEIDG (JDG)	bezpłatnie	wykreślenie, zawieszenie, likwidacja, świeża rejestracja przy dużym zleceniu
2	Kto może podpisać umowę	odpis z KRS, CEIDG	bezpłatnie	podpisuje osoba spoza KRS bez pełnomocnictwa
3	Status VAT i rachunek	biała lista VAT	bezpłatnie	podatnik wykreślony, rachunek z faktury spoza wykazu
4	Upadłość i egzekucje	Krajowy Rejestr Zadłużonych	bezpłatnie	restrukturyzacja, upadłość, umorzona bezskuteczna egzekucja
5	Zgłoszone długi	biura informacji gospodarczej	zwykle płatnie	wpisy kilku wierzycieli
6	Kondycja finansowa	repozytorium dokumentów finansowych KRS	bezpłatnie	brak sprawozdań, strata, ujemne kapitały własne
7	Majątek i obciążenia	elektroniczne księgi wieczyste	bezpłatnie (przeglądanie)	hipoteki, wzmianka o egzekucji
8	Kto stoi za firmą	CRBR	bezpłatnie	brak zgłoszenia, beneficjent powiązany z upadłymi firmami
9	Numer VAT firmy z UE	VIES	bezpłatnie	numer nieaktywny
10	Reputacja	internet, branża, referencje	bezpłatnie	powtarzające się skargi na brak zapłaty

1. KRS lub CEIDG – czy firma w ogóle istnieje

Spółkę sprawdzisz w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego, jednoosobową działalność – w CEIDG. Szukaj po NIP lub numerze KRS, nie po nazwie, żeby nie pomylić firm o podobnych nazwach. Zwróć uwagę na status (aktywna, zawieszona, wykreślona, w likwidacji), adres siedziby, datę rejestracji i ostatnie zmiany. Firma założona miesiąc temu, która zamawia towar za kilkadziesiąt tysięcy złotych z odroczonym terminem, to klasyczny sygnał ostrzegawczy.

Rozróżnienie spółki i JDG ma znaczenie także później: od tego zależy, kogo pozwiesz i z jakiego majątku odzyskasz pieniądze. Szczegóły opisujemy w tekście kogo pozwać – spółkę czy przedsiębiorcę z CEIDG.

2. Reprezentacja – kto może podpisać umowę

W dziale drugim odpisu z KRS znajdziesz skład zarządu, sposób reprezentacji (np. „dwóch członków zarządu łącznie albo członek zarządu z prokurentem”) i prokurentów. Jeśli umowę podpisuje handlowiec albo „dyrektor”, którego nie ma w KRS, poproś o pełnomocnictwo i zachowaj jego kopię.

To nie formalność. Gdy umowę zawiera osoba bez umocowania, jej ważność zależy od potwierdzenia przez firmę (art. 39 KC dla organu, art. 103 KC dla pełnomocnika). W sporze kontrahent może twierdzić, że nigdy niczego nie zamawiał – a Ty tracisz czas na udowadnianie, że jednak tak.

3. Biała lista VAT – status podatnika i numer rachunku

Wykaz podatników VAT prowadzi Szef KAS na podstawie art. 96b ustawy o VAT. Zawiera m.in. nazwę, NIP, REGON, numer KRS, adres, status (czynny, zwolniony, niezarejestrowany, wykreślony), daty i podstawy wykreślenia oraz rachunki bankowe zgłoszone do urzędu skarbowego (art. 96b ust. 3). Wykaz można sprawdzić na wybrany dzień wstecz – nie wcześniejszy niż 5 lat przed rokiem sprawdzenia (ust. 2), jest aktualizowany raz na dobę w dni robocze (ust. 8) i dostępny także przez CEIDG (ust. 9). Nie znajdziesz w nim jednak członków zarządu ani prokurentów zarejestrowanych podatników VAT (ust. 4 pkt 2) – reprezentację sprawdzaj w KRS.

Biała lista ma znaczenie podatkowe, gdy to Ty płacisz. Jeśli kupujesz od czynnego podatnika VAT, a transakcja z innym przedsiębiorcą przekracza 15 000 zł (art. 19 Prawa przedsiębiorców – liczy się wartość transakcji, nie pojedynczej raty), zapłata przelewem na rachunek spoza wykazu z dnia zlecenia przelewu oznacza, że wydatek nie będzie kosztem podatkowym (art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT), a jako podatnik VAT możesz odpowiadać solidarnie za VAT dostawcy (art. 117ba Ordynacji podatkowej). Tych skutków unikniesz, płacąc w mechanizmie podzielonej płatności (split payment) albo składając zawiadomienie ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia pierwszego przelewu na taki rachunek. Zachowaj wydruk albo identyfikator zapytania z dnia sprawdzenia.

4. Krajowy Rejestr Zadłużonych – upadłość i bezskuteczne egzekucje

KRZ to jawny i bezpłatny rejestr Ministra Sprawiedliwości. Pokaże, czy kontrahent jest w upadłości lub restrukturyzacji i czy komornik albo urząd skarbowy umorzył wobec niego egzekucję jako bezskuteczną. Dane wpisują sądy i organy egzekucyjne, nie wierzyciele, więc wpis jest twardą informacją. Jak szukać i co oznaczają poszczególne wpisy, wyjaśniamy w artykule o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

5. Raport z biura informacji gospodarczej

Biura informacji gospodarczej – według wykazu ministra KRD BIG, ERIF BIG, BIG InfoMonitor i KBIG – gromadzą długi zgłoszone przez wierzycieli bez wyroku. Raport o przedsiębiorcy zamówisz zwykle odpłatnie lub w abonamencie. Sprawdzenie konsumenta wymaga jego upoważnienia. Każde biuro ma własną bazę, więc brak wpisu w jednym nie oznacza braku długów w innym. Zasady działania biur i różnice między nimi opisujemy w przewodniku po rejestrach dłużników i BIG.

6. Sprawozdania finansowe w KRS

Spółki kapitałowe (i część spółek osobowych) składają roczne sprawozdania finansowe do repozytorium dokumentów finansowych KRS, w którym możesz je bezpłatnie przejrzeć i pobrać. Nie musisz być analitykiem – wystarczy kilka pytań:

• czy sprawozdanie za ostatni rok w ogóle zostało złożone (brak to sygnał ostrzegawczy),
• czy firma ma zysk czy stratę i jak zmieniają się przychody,
• czy kapitał własny nie jest ujemny,
• czy zobowiązania krótkoterminowe nie przerastają wielokrotnie należności i gotówki.

Jednoosobowe działalności nie publikują sprawozdań – tu zostają rejestry, referencje i zabezpieczenie umowne.

7. Księga wieczysta – majątek i obciążenia

Elektroniczne księgi wieczyste przejrzysz bezpłatnie, ale tylko po numerze księgi – wyszukiwarka nie znajdzie nieruchomości po nazwisku właściciela. Numer możesz dostać od kontrahenta (np. przy umowie o roboty budowlane na jego działce) albo z dokumentów. W dziale III sprawdzisz m.in. ograniczenia w rozporządzaniu i wzmianki o egzekucji, w dziale IV – hipoteki. Nieruchomość bez obciążeń to potencjalne źródło zaspokojenia; kilka hipotek i wzmianka o wszczętej egzekucji – sygnał, że inni wierzyciele już są w kolejce.

8. Beneficjenci rzeczywiści – CRBR

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych pokazuje osoby fizyczne, które faktycznie kontrolują spółkę. Przydaje się, gdy chcesz sprawdzić, czy za nową firmą nie stoją te same osoby co za spółką, która niedawno zbankrutowała. W Polsce rejestr jest jawny, a dane udostępnia się bezpłatnie (art. 67 i art. 69 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) – spółkę wyszukasz po NIP. Nowe unijne przepisy antypraniowe zmierzają jednak do ograniczenia dostępu do osób, które wykażą uzasadniony interes, więc zasady korzystania z CRBR mogą się w przyszłości zmienić.

9. VIES – kontrahent z Unii Europejskiej

Przy firmie z innego państwa UE sprawdź jej numer VAT w unijnym systemie VIES. Aktywny numer potwierdza rejestrację do transakcji wewnątrzwspólnotowych, a przy fakturach bez polskiego VAT ma znaczenie podatkowe. Dodatkowo sprawdź krajowy rejestr handlowy kontrahenta.

10. Opinie w sieci i referencje

Wpisz w wyszukiwarkę nazwę firmy, NIP i nazwiska członków zarządu razem ze słowami „nie płaci”, „oszustwo”, „opinie”. Pojedyncza negatywna opinia nic nie znaczy, ale seria wpisów podwykonawców o niezapłaconych fakturach – już tak. Zapytaj też o kontrahenta w branży albo poproś o referencje od dotychczasowych dostawców.

Co zrobić, gdy checklista zapala czerwoną lampkę

Negatywny wynik nie musi oznaczać rezygnacji z kontraktu. Zmienia natomiast warunki (a u stałych klientów warto obserwować też sygnały, że kontrahent ma kłopoty finansowe, bo sytuacja firmy zmienia się w trakcie współpracy):

• przedpłata lub zaliczka zamiast kredytu kupieckiego,
• krótszy termin płatności i dostawy etapami, płatne po każdym etapie,
• zabezpieczenie – np. weksel in blanco, poręczenie członka zarządu, gwarancja,
• porządna umowa z zakresem prac, terminami, zasadami odbioru i karami umownymi.

Przy zleceniach budowlanych i remontowych dobrym punktem wyjścia jest bezpłatny poradnik o bezpiecznej umowie z wykonawcą – pokazuje, jakie zapisy przydają się później jako dowody w sądzie. Warto też od początku zbierać korespondencję i potwierdzenia wykonania; o tym, jak przygotować dowody jeszcze przed terminem płatności, piszemy na blogu Pozywacz.pl.

Kontrahent przeszedł weryfikację, a i tak nie płaci

Zdarza się – sytuacja firmy może się pogorszyć po podpisaniu umowy. Wtedy liczy się szybkość: im wcześniej zareagujesz, tym większa szansa, że dłużnik ma jeszcze majątek. Pierwszy krok to stanowcze wezwanie do zapłaty przygotowane przez prawnika za 99 zł – dostajesz PDF w ok. 24 godziny, podpisujesz go i wysyłasz sam. Jeśli wezwanie nie pomoże, kolejnym krokiem jest pozew. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – sprawę opisujesz online, bez wizyt w kancelarii.

Podsumowanie

Sprawdzenie kontrahenta to 10 kroków, w większości bezpłatnych. Szukaj po NIP i numerze KRS, zachowuj wydruki z datą, a przy transakcjach B2B powyżej 15 000 zł płać tylko na rachunek z białej listy (albo w split payment). Czyste rejestry nie gwarantują zapłaty, więc przy dużych kontraktach łącz weryfikację z przedpłatą lub zabezpieczeniem i dobrą umową. Gdy faktura mimo to zostanie niezapłacona – działaj szybko: najpierw wezwanie, potem pozew.