W skrócie
Odzyskiwanie długu od firmy ma cztery etapy – przypomnienie, przedsądowe wezwanie do zapłaty, pozew o zapłatę i egzekucję komorniczą. Między przedsiębiorcami należą Ci się dodatkowo odsetki handlowe i rekompensata 40–100 euro za każdą fakturę. Roszczenie przedawnia się co do zasady po 3 latach, a ze sprzedaży towarów już po 2 latach, więc nie warto czekać.
- Roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach, a ze sprzedaży towarów po 2 latach (art. 554 KC) – zawsze z końcem roku kalendarzowego.
- Między firmami należą się odsetki handlowe, co do zasady stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych.
- W transakcji handlowej do każdej spóźnionej faktury możesz doliczyć rekompensatę 40, 70 lub 100 euro.
- Pozew o zapłatę przygotowany przez prawnika na Pozywacz.pl kosztuje 299 zł.
Stan prawny na 5 października 2026.
Niezapłacona faktura od kontrahenta to jeden z najczęstszych problemów małych firm w Polsce. Dobra wiadomość: prawo jest po stronie wierzyciela, a droga do odzyskania pieniędzy jest przewidywalna. Wystarczy przejść ją w odpowiedniej kolejności i nie przegapić terminów.
Ten przewodnik pokazuje całą ścieżkę. Przy każdym etapie znajdziesz link do szczegółowego poradnika.
Etap 0: sprawdź, co masz w ręku
Zanim zaczniesz działać, zbierz dokumenty. W sądzie wygrywa ten, kto potrafi udowodnić swoje twierdzenia (art. 6 Kodeksu cywilnego). Przydadzą się:
- umowa albo zamówienie (także mailowe), z którego wynika, co i za ile miałeś zrobić,
- faktura z terminem płatności,
- dowód wykonania usługi lub dostawy: protokół odbioru, WZ, potwierdzenie doręczenia, zrzuty ekranu z wdrożenia, korespondencja z akceptacją,
- korespondencja z dłużnikiem, zwłaszcza ta, w której nie kwestionuje długu albo prosi o czas.
Jak zbierać dowody jeszcze przed terminem płatności, opisuje tekst przeczuwasz, że klient nie zapłaci faktury?
Jeśli umowy nie było na piśmie, nie przekreśla to sprawy. Umowę można udowodnić e-mailami, wiadomościami czy przelewami za wcześniejsze zlecenia.
Etap 1: przypomnienie o płatności
Pierwszy kontakt warto nawiązać od razu po terminie płatności. Uprzejmy e-mail albo telefon często wystarczy, bo część opóźnień wynika z bałaganu w księgowości, a nie ze złej woli. Co robić, gdy klient nie odpowiada na maile i telefony, opisujemy osobno.
Zapisz, co odpowiedział kontrahent. Jeśli napisze „zapłacimy w przyszłym tygodniu” albo poprosi o raty, zwykle będzie to uznanie długu. Przerywa ono bieg przedawnienia i jest mocnym dowodem w sądzie.
Etap 2: przedsądowe wezwanie do zapłaty
Jeśli przypomnienie nie działa, czas na formalne wezwanie do zapłaty. To pismo, w którym wskazujesz kwotę, podstawę, termin zapłaty i zapowiadasz skierowanie sprawy do sądu.
Wezwanie pełni dwie funkcje. Po pierwsze, często po prostu działa: dłużnik widzi, że sprawa nabiera tempa. Po drugie, jest dowodem próby polubownego rozwiązania sporu, o której trzeba napisać w pozwie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC).
Szczegóły znajdziesz w poradniku co musi zawierać wezwanie do zapłaty. Jeśli wolisz, żeby pismo przygotował prawnik, wezwanie do zapłaty na Pozywacz.pl kosztuje 99 zł.
Co doliczyć do kwoty głównej
Między przedsiębiorcami do kwoty z faktury możesz doliczyć:
- odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli stopę referencyjną NBP powiększoną o 10 punktów procentowych. Najprościej policzyć je w kalkulatorze odsetek ustawowych,
- rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 lub 100 euro od każdej faktury, zależnie od jej wartości. Więcej w tekście o rekompensacie 40 euro.
Etap 3: pozew o zapłatę
Jeżeli termin z wezwania minął, a pieniędzy nie ma, kolejnym krokiem jest pozew. W sprawach o zapłatę sąd bardzo często rozpoznaje sprawę bez rozprawy i wydaje nakaz zapłaty. Dłużnik ma wtedy dwa tygodnie na sprzeciw lub zarzuty. Jeśli nic nie zrobi, nakaz staje się prawomocny.
Do wyboru masz dwie drogi:
| Droga | Kiedy się sprawdzi | Na co uważać |
|---|---|---|
| Pozew „tradycyjny” w sądzie właściwym (zwykle według siedziby dłużnika) | Gdy masz mocne dokumenty, spór jest bardziej złożony albo roszczenie stało się wymagalne ponad 3 lata temu | Opłata sądowa jest wyższa niż w EPU |
| EPU (e-sąd w Lublinie) | Proste sprawy, znany adres dłużnika, roszczenie wymagalne w ciągu ostatnich 3 lat (art. 505²⁹ᵃ KPC) | Po sprzeciwie sprawa jest umarzana i trzeba wnieść pozew na nowo |
Porównanie obu dróg znajdziesz w artykule EPU czy pozew tradycyjny, a koszty sądowe rozpisaliśmy w tekście ile kosztuje pozew o zapłatę.
Pozew możesz napisać sam, zlecić kancelarii albo skorzystać z rozwiązania pośredniego: na Pozywacz.pl opisujesz sprawę online, a prawnik przygotowuje gotowy pozew w ciągu 7 dni za stałe 299 zł.
Gdy dłużnik nie odbiera listów
To częsta taktyka. Jeśli dłużnik jest osobą fizyczną (także przedsiębiorcą z CEIDG) i nie odbierze pozwu mimo dwukrotnego awizo, sąd zobowiązuje powoda do doręczenia pozwu przez komornika (art. 139¹ KPC). Przedsiębiorcy z CEIDG sąd doręcza pisma na adres do doręczeń z ewidencji, a gdy nie ujawnił jego zmiany – na adres zamieszkania; koszty ewentualnego doręczenia komorniczego ponosi wtedy on, niezależnie od wyniku sprawy (art. 139 § 2¹ KPC). Wobec spółek wpisanych do KRS art. 139¹ KPC się nie stosuje – pisma doręcza się na adres z rejestru, a przy nieujawnionej zmianie adresu pozostawia w aktach ze skutkiem doręczenia (art. 139 § 3 KPC). Brzmi groźnie, ale jest do przejścia. Opisujemy to w tekście dłużnik nie odbiera listów – co robić.
Etap 4: egzekucja komornicza
Prawomocny nakaz zapłaty albo wyrok to jeszcze nie pieniądze na koncie. Potrzebujesz tytułu wykonawczego, czyli orzeczenia z klauzulą wykonalności, i wniosku do komornika. Komornik może zająć rachunek bankowy dłużnika, wierzytelności od jego kontrahentów, ruchomości czy nieruchomości.
Krok po kroku opisujemy to w artykule nakaz zapłaty – co dalej. Jeśli egzekucja przeciw spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, możesz pozwać członków zarządu – zob. art. 299 KSH w praktyce.
Najczęstsze błędy wierzycieli
- Czekanie „aż sam zapłaci”. Z każdym miesiącem rośnie ryzyko, że dłużnik straci płynność albo majątek, a gdy wierzycieli przybywa, może go nie wystarczyć dla wszystkich.
- Przeoczenie przedawnienia. Roszczenie z faktury przedawnia się co do zasady po 3 latach, a ze sprzedaży towarów po 2 latach, licząc do końca roku kalendarzowego. Sprawdź datę w kalkulatorze przedawnienia albo przeczytaj, po ilu latach przedawnia się faktura.
- Brak dowodów wykonania usługi. Faktura to dokument księgowy, nie dowód, że praca została wykonana. Zbieraj protokoły i potwierdzenia na bieżąco.
- Groźby zamiast wezwania. Publiczne „piętnowanie” dłużnika czy nachodzenie go może naruszać jego dobra osobiste. Trzymaj się formalnej ścieżki.
Podsumowanie
Odzyskanie długu od firmy to proces, a nie jednorazowa akcja. Zacznij od dokumentów, wyślij wezwanie, a jeśli to nie pomoże – idź do sądu bez zbędnej zwłoki. Koszty wygranego procesu co do zasady zwraca dłużnik, a odsetki handlowe i rekompensata sprawiają, że czekanie nie opłaca się przede wszystkim jemu.
Najczęstsze pytania
Ile czasu mam na odzyskanie długu od firmy?
Co do zasady 3 lata od dnia, w którym faktura stała się wymagalna, a w niektórych przypadkach krócej – np. 2 lata przy sprzedaży towarów (art. 554 KC) albo umowie o dzieło (art. 646 KC). Termin kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Bieg przedawnienia przerywa m.in. pozew albo uznanie długu przez dłużnika.
Czy muszę wysłać wezwanie do zapłaty przed pozwem?
Ustawa nie zakazuje wniesienia pozwu bez wezwania, ale w pozwie trzeba wskazać, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Jeśli dłużnik nie dał powodu do procesu i od razu uzna żądanie, koszty procesu poniesiesz Ty (art. 101 KPC), dlatego wezwanie warto wysłać zawsze.
Czy opłaca się pozywać o małą kwotę?
Często tak. Co do zasady przegrany dłużnik zwraca wierzycielowi niezbędne koszty procesu, w tym opłatę sądową (art. 98 KPC), a do długu dolicza się odsetki i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Przy stałej cenie pozwu, np. 299 zł na Pozywacz.pl, próg opłacalności jest niski.
Co jeśli firma dłużnika zniknęła albo ogłosiła upadłość?
Jeśli dłużnik będący osobą fizyczną, np. przedsiębiorca z CEIDG, nie odbiera pozwu, sąd może zobowiązać Cię do doręczenia go przez komornika (art. 139¹ KPC). Spółce z KRS pisma doręcza się na adres z rejestru, a gdy nie ujawniła zmiany adresu, pismo uznaje się za doręczone (art. 139 § 3 KPC). W przypadku upadłości trzeba zgłosić wierzytelność syndykowi w terminie wskazanym w obwieszczeniu.