Rekompensata 40 euro – jak ją naliczyć do faktury?

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to zryczałtowana kwota 40, 70 lub 100 euro, którą w relacjach B2B możesz doliczyć do każdej faktury niezapłaconej w terminie. To jedno z najmniej wykorzystywanych uprawnień przedsiębiorców. Wielu z nich o niej nie wie, a inni nie dopisują jej, żeby „nie psuć relacji”. Tymczasem przy kilku spóźnionych fakturach rocznie to realne pieniądze.

Skąd się bierze rekompensata

Podstawą jest art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przepis wdraża unijną dyrektywę 2011/7/UE, dlatego podobne rozwiązanie działa w całej Unii.

Rekompensata przysługuje od dnia, w którym wierzyciel nabył prawo do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7 ust. 1 lub art. 8 ust. 1 ustawy). Jeśli więc należą Ci się te odsetki, należy Ci się też rekompensata.

Ile wynosi rekompensata

Wartość świadczenia pieniężnego	Rekompensata
nie wyższa niż 5 000 zł	40 euro
wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł	70 euro
równa lub wyższa niż 50 000 zł	100 euro

Jak przeliczyć euro na złote

Kwotę w euro przeliczasz po średnim kursie euro ogłoszonym przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a ustawy).

Przykład: faktura na 3 200 zł z terminem płatności 14 maja. Świadczenie stało się wymagalne w maju, więc bierzesz średni kurs euro z ostatniego dnia roboczego kwietnia i mnożysz go przez 40.

Uwaga przy płatnościach rozłożonych na części: według art. 11 ustawy rekompensata może należeć się osobno od każdej niezapłaconej w terminie części.

Warunki: kiedy rekompensata przysługuje

Muszą być spełnione łącznie:

1. To transakcja handlowa – odpłatna dostawa towaru lub usługa między przedsiębiorcami lub z podmiotem publicznym, zawarta w związku z działalnością gospodarczą.
2. Wierzyciel spełnił swoje świadczenie – dostarczył towar albo wykonał usługę.
3. Dłużnik nie zapłacił w terminie określonym w umowie lub na fakturze.

Nie musisz wysyłać wezwania, nie musisz wykazywać, że poniosłeś jakiekolwiek koszty, i nie ma znaczenia, czy opóźnienie było zawinione.

Rekompensata od każdej faktury

Polska ustawa wprost stanowi, że uprawnienie do rekompensaty przysługuje od transakcji handlowej (art. 10 ust. 3). Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 20 października 2022 r. (C-585/20, BFF Finance Iberia) potwierdził, że stała kwota 40 euro należy się za każdą transakcję zapłaconą z opóźnieniem, nawet jeśli wierzyciel dochodzi kilku faktur łącznie. W praktyce zwykle każda faktura dokumentuje osobną transakcję.

To oznacza, że przy stałej współpracy, w której kontrahent regularnie płaci kilka dni po terminie, rekompensaty mogą się istotnie zsumować.

Czy można żądać więcej niż 40 euro?

Tak. Jeżeli koszty odzyskiwania należności przekroczyły rekompensatę – np. zapłaciłeś firmie windykacyjnej – możesz żądać zwrotu nadwyżki „w uzasadnionej wysokości” (art. 10 ust. 2 ustawy). Tu jednak musisz już udowodnić poniesione koszty. Uważaj też na podwójne liczenie: koszty, które sąd zasądzi jako koszty procesu, nie mogą być jednocześnie ujęte w rekompensacie.

Jak żądać rekompensaty

• W wezwaniu do zapłaty – dopisz ją jako osobną pozycję obok kwoty głównej i odsetek. Zobacz, co jeszcze musi zawierać wezwanie do zapłaty. Jeśli nie chcesz pisać go sam, prawnik przygotuje wezwanie do zapłaty za 99 zł z wyliczeniem odsetek i rekompensat.
• W nocie obciążeniowej – gdy dłużnik zapłacił kwotę główną z opóźnieniem i chcesz domagać się samej rekompensaty.
• W pozwie – jako osobne roszczenie. Od samej rekompensaty można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie (art. 481 KC), a nie odsetek „handlowych”; sądy różnie oceniają, od którego dnia je liczyć. Krok po kroku cały proces opisujemy w przewodniku jak odzyskać dług od firmy.

Rekompensaty nie dokumentuje się fakturą VAT, tylko notą obciążeniową. Według dominującego stanowiska organów podatkowych nie podlega ona VAT, bo nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru ani usługę. VAT z samej niezapłaconej faktury możesz natomiast – po spełnieniu warunków – odzyskać przez ulgę na złe długi. Od 2020 r. roszczenia o rekompensatę nie można też zbyć (art. 10 ust. 4 ustawy).

Pamiętaj, że rekompensata – tak jak faktura – może się przedawnić. Zasady opisujemy w tekście po ilu latach przedawnia się faktura.

Odsetki i rekompensata – razem

Rekompensata nie zastępuje odsetek. Za opóźnienie w transakcji handlowej należą Ci się jednocześnie:

• odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych (co do zasady stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych; przy niektórych dłużnikach publicznych – podmiotach leczniczych – 8 punktów), które policzysz w kalkulatorze odsetek ustawowych,
• rekompensata 40, 70 lub 100 euro.

Czy od zaległych odsetek można naliczać kolejne, wyjaśniamy w tekście odsetki od odsetek. Szczegółowy przykład liczenia odsetek znajdziesz w artykule jak naliczyć odsetki od faktury na blogu Pozywacz.pl.

Podsumowanie

Rekompensata 40 euro (albo 70 lub 100 euro przy wyższych kwotach) należy Ci się z mocy ustawy, od każdej spóźnionej transakcji w relacjach B2B. Dopisuj ją do wezwań i pozwów. Jeśli dłużnik dalej nie płaci, na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę obejmujący kwotę główną, odsetki i rekompensaty w ciągu 7 dni za stałe 299 zł.