Nota odsetkowa – kiedy ją wystawić, wzór i ujęcie w księgach

Nota odsetkowa to dokument, w którym wierzyciel wylicza odsetki za opóźnienie w zapłacie faktury i wzywa dłużnika do ich zapłaty. Wystawia się ją najczęściej wtedy, gdy kontrahent zapłacił należność główną po terminie, ale „zapomniał” o odsetkach. Nota nie jest fakturą, nie zawiera VAT, a roszczenie o odsetki przedawnia się co do zasady po 3 latach. Jeśli dłużnik jej nie zapłaci, odsetki można dochodzić w sądzie tak jak każdy inny dług.

Kiedy wystawić notę odsetkową

Odsetki za opóźnienie należą się z samego faktu, że dłużnik nie zapłacił w terminie. Zgodnie z art. 481 § 1 KC wierzyciel może ich żądać, „chociażby nie poniósł żadnej szkody” i nawet gdy opóźnienie nie wynikało z winy dłużnika. W relacjach między przedsiębiorcami art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przyznaje odsetki handlowe „bez wezwania” – wystarczy, że wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie dostał zapłaty w terminie z umowy.

Nota odsetkowa nie jest więc warunkiem powstania prawa do odsetek. Ma sens w trzech typowych sytuacjach:

1. Dłużnik zapłacił fakturę po terminie, ale bez odsetek. To najczęstszy przypadek – należność główna jest już uregulowana, zostały odsetki za dni opóźnienia.
2. Chcesz uporządkować rozrachunki – nota pozwala ująć odsetki w księgach i rozliczyć je z kontrahentem (np. potrącić).
3. Szykujesz się do pozwu o same odsetki – nota z dowodem doręczenia pokazuje, że przed sądem próbowałeś załatwić sprawę polubownie.

Jeśli faktura w ogóle nie została zapłacona, zamiast noty lepiej wysłać wezwanie do zapłaty obejmujące należność główną, odsetki i ewentualną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 euro).

Nota odsetkowa a faktura – czym się różnią

	Faktura	Nota odsetkowa
Podstawa prawna	ustawa o VAT	brak przepisów o jej formie – dowód księgowy i wezwanie
Co dokumentuje	dostawę towaru lub usługę	odsetki za opóźnienie w zapłacie
VAT	tak (lub zwolnienie)	nie
Obowiązek wystawienia	tak, w terminach z ustawy o VAT	nie – wierzyciel decyduje sam
KSeF	dotyczy faktur ustrukturyzowanych	nie dotyczy

Czy od odsetek nalicza się VAT?

Nie. VAT obejmuje odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług (art. 5 ust. 1 ustawy o VAT). Odsetki za opóźnienie nie są wynagrodzeniem za żadne z nich – to ustawowe następstwo spóźnionej zapłaty. Dlatego nie wlicza się ich do podstawy opodatkowania, a w praktyce organów podatkowych przyjmuje się, że nie dokumentuje się ich fakturą. Nota odsetkowa nie ma więc pozycji „VAT” i nie trafia do rejestru sprzedaży VAT.

Ile wynoszą odsetki na nocie

Stopa zależy od tego, kim są strony:

• Transakcja handlowa (firma–firma, firma–podmiot publiczny): odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych (+ 8 pp, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy). Podstawą jest art. 7 ust. 1 ustawy o transakcjach handlowych, a gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny – art. 8 ust. 1. Strony mogą uzgodnić wyższe odsetki (poza transakcjami z podmiotem publicznym jako dłużnikiem), ale nie wyższe niż odsetki maksymalne za opóźnienie (art. 481 § 2¹ KC).
• Dłużnik będący konsumentem: odsetki ustawowe za opóźnienie – stopa referencyjna NBP + 5,5 pp (art. 481 § 2 KC). Odsetki umowne nie mogą przekroczyć odsetek maksymalnych za opóźnienie, czyli dwukrotności ustawowych (art. 481 § 2¹ KC).

Odsetki liczy się za każdy dzień opóźnienia: od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty. Wzór: kwota × stopa roczna × liczba dni / 365. Przykład z przykładową stopą 15% w skali roku: faktura na 10 000 zł zapłacona 60 dni po terminie daje 10 000 × 15% × 60 / 365 ≈ 246,58 zł odsetek. Stopa referencyjna NBP się zmienia, więc przy dłuższym opóźnieniu trzeba liczyć każdy okres osobno. Najprościej wylicz kwotę do noty odsetkowej w kalkulatorze, który uwzględnia historię stóp. Różnice między odsetkami ustawowymi a handlowymi szerzej omawia też poradnik o odsetkach od faktury na blogu Pozywacz.pl.

Co musi zawierać nota odsetkowa

Ponieważ żaden przepis nie narzuca wzoru, nota powinna zawierać dane potrzebne do księgowania i do ewentualnego pozwu:

• numer noty i datę wystawienia,
• dane wierzyciela i dłużnika (nazwa, adres, NIP),
• numer, datę i kwotę faktury, od której liczysz odsetki,
• termin płatności i datę faktycznej zapłaty,
• liczbę dni opóźnienia, rodzaj odsetek i ich podstawę prawną,
• kwotę odsetek (słownie i cyfrowo),
• termin zapłaty noty i numer rachunku,
• podpis lub dane osoby wystawiającej.

Wzór noty odsetkowej

NOTA ODSETKOWA nr 3/2026

Miejscowość, data: Poznań, 6 października 2026 r.

Wierzyciel: ABC sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 60-001 Poznań, NIP 0000000000 Dłużnik: XYZ Jan Kowalski, ul. Testowa 2, 00-001 Warszawa, NIP 1111111111

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych obciążamy Państwa odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych z tytułu nieterminowej zapłaty:

Faktura	Kwota	Termin płatności	Data zapłaty	Dni opóźnienia	Odsetki
FV 12/03/2026	10 000,00 zł	15.03.2026	14.05.2026	60	[kwota] zł

Razem do zapłaty: [kwota] zł (słownie: [kwota słownie]).

Odsetki za opóźnienie nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Prosimy o zapłatę w terminie 7 dni od otrzymania noty na rachunek nr [numer rachunku], w tytule: „Nota odsetkowa 3/2026”.

[podpis, imię i nazwisko osoby wystawiającej]

Przy dłużniku-konsumencie zamiast ustawy o transakcjach handlowych wpisz art. 481 § 1 i 2 KC i odsetki ustawowe za opóźnienie. Do noty dla firmy możesz też dopisać rekompensatę za koszty odzyskiwania należności z art. 10 tej ustawy – ona również nie podlega VAT według praktyki organów. Notę wyślij listem poleconym albo e-mailem z potwierdzeniem odbioru, żeby mieć dowód doręczenia.

Jak ująć notę odsetkową w księgach

U wierzyciela w pełnej księgowości nota zwiększa należności (konto rozrachunków z odbiorcami lub pozostałych rozrachunków) i przychody finansowe. Dla celów podatku dochodowego liczy się jednak kasa: naliczone, a nieotrzymane odsetki nie są przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT, art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT). Przychód podatkowy powstaje dopiero w dniu otrzymania odsetek. W księdze przychodów i rozchodów odsetki wpisuje się więc dopiero po wpłacie.

U dłużnika nota to koszt finansowy, a kosztem uzyskania przychodów odsetki mogą być najwcześniej po zapłacie – naliczonych, lecz niezapłaconych odsetek nie uważa się za koszt (art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o PIT). Szczegółowe ujęcie (konta, odpisy aktualizujące, różnice przejściowe) ustal z księgowym.

Praktyczna uwaga: gdy dłużnik płaci po terminie samą kwotę faktury, bez odsetek, art. 451 § 1 zd. 2 KC pozwala wierzycielowi zaliczyć wpłatę przede wszystkim na związane z tym długiem zaległe należności uboczne, w tym odsetki – nawet jeśli dłużnik wskazał w tytule przelewu fakturę. Jeśli tak zrobisz i poinformujesz o tym dłużnika, część faktury pozostanie niezapłacona i nadal będą od niej biegły odsetki.

Kiedy odsetki z noty się przedawniają

Roszczenie o odsetki za opóźnienie przedawnia się co do zasady po 3 latach – jak świadczenie okresowe (art. 118 KC), ale nie później niż roszczenie główne. Tak przyjął Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z 26 stycznia 2005 r. (III CZP 42/04), którą szerzej omawiamy w tekście o odsetkach od odsetek. Odsetki za każdy dzień opóźnienia przedawniają się odrębnie, a termin 3-letni kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego.

Ważne: sama nota nie przerywa przedawnienia – tak jak żadne wezwanie do zapłaty. Przerywa je m.in. pozew albo uznanie długu przez dłużnika (art. 123 § 1 pkt 1 i 2 KC), np. jego pisemna prośba o rozłożenie odsetek na raty. Terminy dla innych roszczeń zestawia tabela terminów przedawnienia, a datę dla konkretnej faktury szybko sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia.

Co zrobić, gdy dłużnik nie zapłaci noty

Niezapłacona nota to zwykłe roszczenie pieniężne. Możesz:

1. Wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty – czasem dopiero pismo z zapowiedzią pozwu skłania kontrahenta do zapłaty drobnej kwoty. Jeśli nie chcesz pisać go sam, na Pozywacz.pl prawnik przygotuje wezwanie do zapłaty za 99 zł, które następnie podpisujesz i wysyłasz.
2. Pozwać o same odsetki. Gdy należność główna została zapłacona, skapitalizowane odsetki stają się samodzielnym roszczeniem. Wtedy to one są wartością przedmiotu sporu (art. 20 KPC wyłącza odsetki z tej wartości tylko wtedy, gdy dochodzi się ich obok roszczenia głównego). Od dnia wniesienia pozwu możesz żądać odsetek od tej kwoty (art. 482 § 1 KC). Przy niewielkich kwotach dobrze sprawdza się elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU).
3. Potrącić odsetki z należnością dłużnika wobec Ciebie, jeśli taka istnieje.

Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę za 299 zł w ciągu 7 dni – także o same odsetki z noty. Przy kilkuset złotych odsetek policz wcześniej, czy opłata sądowa i Twój czas się opłacą; przy wielu spóźnionych fakturach jednego kontrahenta suma odsetek i rekompensat bywa zaskakująco wysoka.

Podsumowanie

Nota odsetkowa to wezwanie do zapłaty odsetek za fakturę zapłaconą po terminie. Nie jest fakturą, nie zawiera VAT i nie ma ustawowego wzoru – musi tylko jasno pokazywać, od czego, za jaki okres i według jakiej stopy liczysz odsetki. Między firmami stosuj odsetki handlowe z art. 7 ustawy o transakcjach handlowych (wobec podmiotu publicznego – z art. 8), wobec konsumenta – odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 KC. W CIT i PIT odsetki są przychodem dopiero po ich otrzymaniu. Roszczenie o odsetki przedawnia się co do zasady po 3 latach, a nota tego biegu nie przerywa, więc gdy dłużnik milczy, nie zwlekaj z pozwem.