Ulga na złe długi w VAT – jak odzyskać VAT z niezapłaconej faktury

Ulga na złe długi pozwala odzyskać VAT, który zapłaciłeś do urzędu skarbowego od faktury, której klient nigdy nie opłacił. Jeśli w ciągu 90 dni od terminu płatności pieniądze nie wpłynęły, a faktura nie została sprzedana, możesz zmniejszyć VAT należny o podatek z tej faktury (art. 89a ustawy o podatku od towarów i usług). Korektę robisz w JPK_V7 – bez wniosku i bez zgody urzędu.

To rozwiązanie łagodzi stratę, ale jej nie usuwa: wraca do Ciebie tylko VAT, a kwota netto nadal jest długiem kontrahenta. Dlatego ulga na złe długi powinna iść w parze z działaniami opisanymi w poradniku jak odzyskać dług od firmy.

Na czym polega ulga na złe długi w VAT

W typowym rozliczeniu VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi – niezależnie od tego, czy klient zapłacił. Przedsiębiorca odprowadza więc 23% VAT z własnej kieszeni, a dłużnik w tym czasie często odlicza ten sam podatek.

Art. 89a ustawy o VAT pozwala wierzycielowi „cofnąć” ten podatek, gdy nieściągalność wierzytelności zostanie uprawdopodobniona. Ustawa sama mówi, kiedy tak jest: gdy wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze (art. 89a ust. 1a). Nie musisz więc udowadniać, że dłużnik jest niewypłacalny – wystarczy upływ czasu.

Korekta może dotyczyć także części faktury, jeśli klient zapłacił tylko fragment kwoty.

Jakie warunki trzeba spełnić, żeby skorzystać z ulgi

Po zmianach z 2021 r. lista warunków jest krótka:

Warunek	Przepis	Co to oznacza w praktyce
Brak zapłaty i brak zbycia przez 90 dni od terminu płatności	art. 89a ust. 1a	Liczy się termin z umowy lub faktury, a nie data wystawienia
Dostawa lub usługa na terytorium kraju	art. 89a ust. 1	Ulga nie obejmuje np. eksportu ani WDT
Wierzyciel jest czynnym podatnikiem VAT na dzień przed złożeniem JPK_V7 z korektą	art. 89a ust. 2 pkt 3 lit. a	Wykreślenie z rejestru VAT blokuje ulgę
Od końca roku wystawienia faktury nie minęły 3 lata	art. 89a ust. 2 pkt 5	Faktura z 2026 r. – limit do końca 2029 r.
Do dnia złożenia JPK_V7 faktura wciąż nie jest zapłacona ani zbyta	art. 89a ust. 3	Zapłata lub sprzedaż długu przed złożeniem pliku wyklucza korektę

Na termin 90 dni wpływa to, jak długi termin płatności ustaliłeś z klientem. W transakcjach B2B obowiązują limity, o których piszemy w tekście o maksymalnych terminach płatności – im krótszy termin, tym szybciej możesz skorzystać z ulgi.

Status dłużnika po zmianach z 2021 r.

Do 30 września 2021 r. ulga nie przysługiwała, jeśli dłużnik był w trakcie postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub likwidacji albo nie był czynnym podatnikiem VAT. Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 15 października 2020 r. w sprawie C-335/19 uznał takie ograniczenia za niezgodne z art. 90 dyrektywy VAT. Ustawa z 11 sierpnia 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1626) od 1 października 2021 r. uchyliła warunki dotyczące statusu dłużnika. Wyrok zakwestionował też wymóg, by wierzyciel był czynnym podatnikiem VAT, ale ten warunek ustawodawca zachował (art. 89a ust. 2 pkt 3 lit. a).

Dziś upadłość czy restrukturyzacja kontrahenta nie przeszkadza w skorzystaniu z ulgi.

Gdy klientem jest konsument lub firma spoza VAT

Jeśli nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT (np. osoba prywatna albo przedsiębiorca zwolniony z VAT), sam upływ 90 dni nie wystarczy. Korekta jest możliwa tylko wtedy, gdy (art. 89a ust. 2a):

1. wierzytelność potwierdzono prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowano do egzekucji,
2. wierzytelność wpisano do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym, albo
3. wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.

W praktyce przy klientach indywidualnych najpierw trzeba więc uzyskać wyrok lub nakaz zapłaty i złożyć wniosek do komornika – albo wpisać dług do krajowego rejestru długów (w interpretacjach indywidualnych Dyrektor KIS uznaje za taki rejestr bazy biur informacji gospodarczej działających na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych; interpretacja chroni jednak tylko podatnika, który ją uzyskał, więc przed korektą warto to potwierdzić z doradcą podatkowym).

Droga sądowa daje tu podwójną korzyść: prawomocne orzeczenie skierowane do egzekucji otwiera ulgę w VAT, a egzekucja może przynieść całą należność. Jak wygląda sprawa od pozwu do wyroku, opisuje poradnik pozew o zapłatę faktury w 5 krokach.

Kiedy i jak zrobić korektę w JPK_V7

Korektę wykazujesz w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności (art. 89a ust. 3). Przy rozliczeniu miesięcznym to miesiąc, w którym przypada ten dzień, przy kwartalnym – kwartał.

W pliku JPK_V7:

• w części ewidencyjnej wykazujesz fakturę z oznaczeniem korekty podstawy opodatkowania (pole KorektaPodstawyOpodt), z podstawą i podatkiem ze znakiem minus oraz z terminem płatności,
• w części deklaracyjnej podajesz łączną kwotę korekty w polach P_68 (podstawa) i P_69 (podatek).

Tak realizujesz obowiązek z art. 89a ust. 5 – poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego o korekcie w deklaracji. Osobne zawiadomienie (dawny formularz VAT-ZD) nie jest już składane.

Jeśli przeoczysz właściwy okres, w praktyce koryguje się JPK_V7 za okres, w którym minął 90. dzień, o ile spełnione są pozostałe warunki, w tym limit 3 lat. Szczegóły ustal z księgowym – organy podatkowe bywają tu rygorystyczne.

Przykład: faktura na 12 300 zł brutto

Wystawiasz fakturę na usługę: 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT (23%) = 12 300 zł brutto, termin płatności 15 marca 2026 r. Rozliczasz VAT miesięcznie. Klient nie płaci.

1. 90. dzień od terminu płatności przypada 13 czerwca 2026 r.
2. Korektę wykazujesz w JPK_V7M za czerwiec 2026 r., składanym do 25 lipca – ponieważ ten dzień wypada w sobotę, termin przesuwa się na 27 lipca 2026 r.
3. W tym pliku zmniejszasz podstawę opodatkowania o 10 000 zł i VAT należny o 2 300 zł (P_68 = −10 000, P_69 = −2 300).
4. Do dnia złożenia pliku faktura musi pozostać niezapłacona i niesprzedana. Musisz też być czynnym podatnikiem VAT.
5. Limit 3 lat: faktura z 2026 r. – korekta możliwa najpóźniej do końca 2029 r.

Efekt: odzyskujesz 2 300 zł VAT, ale 10 000 zł netto nadal jest na minusie. Do tego możesz doliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensatę 40 euro – kwotę odsetek policzysz w kalkulatorze odsetek.

Co, jeśli dłużnik zapłaci po skorzystaniu z ulgi

Ulga nie jest definitywna. Jeśli po złożeniu JPK_V7 z korektą dłużnik zapłaci albo sprzedasz wierzytelność, musisz zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym otrzymałeś zapłatę lub zbyłeś dług (art. 89a ust. 4). Przy wpłacie częściowej doliczasz VAT proporcjonalnie do zapłaconej kwoty.

W przykładzie: klient płaci 6 150 zł brutto we wrześniu 2026 r. W JPK_V7M za wrzesień zwiększasz podstawę o 5 000 zł i VAT o 1 150 zł.

Nie traktuj tego jako problemu – to dokładnie ten scenariusz, do którego dążysz. Ulga tylko przejściowo zmniejsza Twoją stratę.

Co w tym czasie robi dłużnik

Mechanizm jest symetryczny. Art. 89b ustawy o VAT nakazuje dłużnikowi skorygować odliczony VAT, jeśli nie zapłacił faktury w ciągu 90 dni od terminu płatności – w rozliczeniu za okres, w którym minął 90. dzień. Obowiązek ten nie powstaje, jeśli zapłaci najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego (art. 89b ust. 1a). Po późniejszej zapłacie dłużnik może ponownie zwiększyć podatek naliczony (art. 89b ust. 4).

To argument, który warto wykorzystać w rozmowie z kontrahentem: zwłoka powyżej 90 dni kosztuje go utratę odliczenia VAT.

Ulga na złe długi a metoda kasowa i podatek dochodowy

Mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową (art. 21 ustawy o VAT) przy sprzedaży czynnym podatnikom VAT płaci podatek dopiero po otrzymaniu zapłaty, więc problem zwykle go nie dotyczy.

Podobny mechanizm działa w podatkach dochodowych: art. 26i ustawy o PIT i art. 18f ustawy o CIT pozwalają zmniejszyć podstawę obliczenia podatku o wartość wierzytelności niezapłaconej ani niezbytej w ciągu 90 dni od terminu płatności. Warunki są tam inne niż w VAT – ulga dotyczy tylko transakcji handlowych (między przedsiębiorcami), limit wynosi 2 lata od końca roku wystawienia faktury, a dłużnik nie może być w upadłości, restrukturyzacji ani likwidacji. Rozliczenie warto skonsultować z księgowym.

Ulga na złe długi nie zastępuje windykacji

Ulga oddaje Ci VAT z faktury, ale nie należność. Żeby odzyskać resztę:

• Wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty. Profesjonalne wezwanie do zapłaty za 99 zł często wystarcza, by dłużnik zapłacił bez sądu.
• Złóż pozew o zapłatę. Nakaz zapłaty i egzekucja to także jedna z dróg do ulgi, gdy klientem jest konsument. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – odzyskaj też samą należność, a nie tylko VAT.
• Pilnuj przedawnienia. Limit 3 lat w VAT to coś innego niż przedawnienie roszczenia – faktura za sprzedaż towarów przedawnia się już po 2 latach (art. 554 KC), a co do zasady po 3 latach, z końcem roku. Szczegóły znajdziesz w tekście o przedawnieniu faktury, a datę sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia.

Jeśli dłużnik zapłaci w wyniku pozwu, pamiętaj o doliczeniu VAT w okresie wpływu pieniędzy (art. 89a ust. 4).

Podsumowanie

• Ulga na złe długi (art. 89a ustawy o VAT) pozwala zmniejszyć VAT należny, gdy faktura nie została zapłacona ani zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności.
• Warunki: jesteś czynnym podatnikiem VAT, od końca roku wystawienia faktury nie minęły 3 lata, a do złożenia JPK_V7 dług nadal jest niezapłacony.
• Od 1 października 2021 r. status dłużnika (upadłość, restrukturyzacja, likwidacja) nie ma znaczenia; przy konsumentach potrzebny jest wyrok skierowany do egzekucji, wpis do rejestru długów lub upadłość konsumencka.
• Korektę wykazujesz w JPK_V7 za okres, w którym minął 90. dzień (pola P_68 i P_69).
• Po zapłacie trzeba VAT doliczyć z powrotem.
• Ulga zwraca tylko podatek – kwotę netto odzyskasz wezwaniem i pozwem, np. przez Pozywacz.pl.