Rozprawa zdalna – jak wygląda posiedzenie online w sądzie cywilnym

Rozprawa zdalna to zwykłe posiedzenie jawne, tyle że strony, pełnomocnicy lub świadkowie łączą się z salą sądową przez internet. Sąd i protokolant siedzą na sali, a pozostali uczestnicy mogą być w domu, w biurze albo w budynku innego sądu (art. 151 § 2 KPC). O takiej formie decyduje przewodniczący – z urzędu albo na Twój wniosek złożony w ciągu 7 dni od doręczenia wezwania, z adresem e-mail (art. 151 § 3 KPC). To dobra wiadomość dla przedsiębiorców, którzy prowadzą spór w sądzie odległym o kilkaset kilometrów.

Pamiętaj, że wiele spraw o zapłatę w ogóle nie dochodzi do rozprawy – kończy się nakazem zapłaty albo wyrokiem na posiedzeniu niejawnym. Gdzie rozprawa pojawia się w całym procesie, opisaliśmy w przewodniku jak przebiega sprawa o zapłatę, a skrócony opis procesu znajdziesz w tekście pozew o zapłatę faktury w 5 krokach na blogu Pozywacz.pl.

Kiedy sąd może przeprowadzić rozprawę zdalną?

Art. 151 § 2 KPC pozwala przewodniczącemu zarządzić posiedzenie zdalne, gdy spełnione są dwa warunki:

• nie sprzeciwia się temu charakter czynności, które mają być dokonane na posiedzeniu (np. oględziny przedmiotu czy konfrontacja świadków mogą wymagać obecności na sali),
• posiedzenie zdalne zagwarantuje pełną ochronę praw procesowych stron i prawidłowy tok postępowania.

Sprawy o zapłatę z faktur zwykle się do tego nadają – dokumenty są w aktach, a sąd przesłuchuje strony i świadków. Posiedzenie może być też hybrydowe – jedna strona przychodzi na salę, druga łączy się zdalnie. Przepisów o posiedzeniu zdalnym co do zasady nie stosuje się natomiast, gdy sprawa toczy się przy drzwiach zamkniętych, chyba że wszyscy uczestnicy przebywają w budynkach sądowych (art. 154 § 1 KPC).

Na odległość można też przeprowadzić sam dowód, np. przesłuchanie świadka mieszkającego daleko od sądu. Decyduje o tym sąd orzekający, jeżeli nie sprzeciwia się temu charakter dowodu (art. 235 § 2 KPC). Wnioskując o przesłuchanie świadka, możesz więc od razu zaproponować, by odbyło się ono w ramach posiedzenia zdalnego.

Pamiętaj, że wniosek nie wiąże sądu. Przewodniczący może go nie uwzględnić, a o odmowie lub zmianie zarządzenia sąd informuje w sposób, który uzna za najszybszy (art. 151 § 3 w zw. z art. 149¹ KPC) – np. telefonicznie lub e-mailem.

Wniosek o rozprawę zdalną czy zgłoszenie udziału – dwa różne terminy

KPC przewiduje dwie sytuacje i dwa różne terminy. Łatwo je pomylić, a skutek pomyłki jest prosty: musisz przyjechać do sądu.

Sytuacja	Co składasz	Termin	Podstawa
Sąd wyznaczył zwykłą rozprawę na sali, a Ty chcesz uczestniczyć zdalnie	wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego, z adresem e-mail	7 dni od doręczenia wezwania lub zawiadomienia	art. 151 § 3 KPC
Sąd sam zarządził posiedzenie zdalne i pyta, czy będziesz online	zgłoszenie zamiaru zdalnego udziału, z adresem e-mail	najpóźniej 3 dni robocze przed terminem	art. 151 § 5 KPC
Nie złożyłeś ani wniosku, ani zgłoszenia	–	–	obowiązek stawiennictwa na sali (art. 151 § 6 KPC)

Przy zgłoszeniu z art. 151 § 5 KPC ustawa wprost dopuszcza formę „za pomocą środków porozumiewania się na odległość”, o ile dają pewność co do osoby (art. 226¹ pkt 2 lit. b KPC). Najbezpieczniej jest jednak złożyć zwykłe pismo procesowe – listem poleconym, w biurze podawczym albo przez kanał elektroniczny, jeśli z niego korzystasz. Nadanie pisma w polskiej placówce operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu (art. 165 § 2 KPC), ale przy krótkim terminie 3 dni roboczych liczy się też to, czy pismo dotrze do wydziału na czas, by sąd przesłał link.

Co wpisać we wniosek o rozprawę zdalną

Wystarczy krótkie pismo:

1. oznaczenie sądu, wydziału i sygnatury akt,
2. Twoje dane jako strony (lub dane świadka, którego dotyczy wniosek),
3. treść: „wnoszę o przeprowadzenie posiedzenia wyznaczonego na dzień … w trybie zdalnym (art. 151 § 2 i 3 KPC)” albo „zgłaszam zamiar zdalnego udziału w posiedzeniu”,
4. adres e-mail, na który sąd ma wysłać link – bez niego wniosek jest nieskuteczny,
5. krótkie uzasadnienie (np. siedziba firmy 400 km od sądu, koszty i czas dojazdu),
6. podpis.

Jeśli wiesz, że w Twoim mieście jest sąd, z którego mógłbyś się połączyć, możesz to zaznaczyć. Przewodniczący może bowiem zastrzec, że konkretna osoba weźmie udział w posiedzeniu zdalnym tylko wtedy, gdy będzie przebywać w budynku innego sądu (art. 151 § 3 zd. 3 KPC).

Skąd się łączysz i jakie masz obowiązki?

Jeśli sąd nie zastrzegł inaczej, możesz połączyć się z dowolnego miejsca. Art. 151 § 8 KPC nakłada jednak na uczestnika dwa obowiązki:

• poinformować sąd o miejscu, w którym przebywasz (sędzia zwykle pyta o to na początku),
• zadbać, by warunki licowały z powagą sądu i nie przeszkadzały w czynnościach – czyli bez jazdy samochodem, hałasu w tle czy osób trzecich, które podpowiadają.

Jeśli odmówisz podania miejsca albo Twoje zachowanie budzi wątpliwości (np. świadek wyraźnie czyta z kartki), sąd może wezwać Cię do osobistego stawiennictwa na sali. To oznacza kolejny termin i dłuższą sprawę.

Wymagania techniczne – czego potrzebujesz do rozprawy online?

Standardy określa obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z 5 marca 2024 r. (Dz. Urz. MS z 2024 r. poz. 82), wydane na podstawie art. 151 § 9 KPC. W skrócie:

• urządzenie: komputer z Windows 10 lub nowszym, Linuksem albo macOS (najnowsza wersja lub jedna z dwóch poprzednich), ewentualnie smartfon lub tablet z Androidem czy iOS,
• kamera, mikrofon i głośniki albo zestaw słuchawkowy,
• aktualna przeglądarka – Chrome, Firefox, Edge (na Macu także Safari); przeglądarka poprosi o dostęp do kamery i mikrofonu, trzeba się zgodzić,
• łącze internetowe zapewniające uczestnikowi co najmniej 2 Mb/s, nawet gdy w tym czasie w sieci działają inne programy.

Sądy korzystają z różnych systemów wideokonferencji (obwieszczenie wymienia Jitsi, Microsoft Teams i Avaya Equinox). Na komputerze zwykle wystarczy przeglądarka, na telefonie obwieszczenie zaleca lub wymaga aplikacji danego systemu. Który system wybrał Twój sąd, sprawdzisz w e-mailu z linkiem lub w zakładce o posiedzeniach zdalnych na stronie sądu.

Jak wygląda rozprawa zdalna krok po kroku?

Link przychodzi e-mailem. Sąd informuje o sposobie przyłączenia się do posiedzenia co najmniej 24 godziny przed jego terminem (art. 151 § 5 KPC). Sprawdź folder spam, a jeśli dzień wcześniej nic nie ma – dzwoń do sekretariatu wydziału.

Połącz się wcześniej. Kilkanaście minut przed godziną rozprawy otwórz link, sprawdź obraz i dźwięk. Rozprawy bywają opóźnione, więc cierpliwie czekaj na wywołanie sprawy.

Przygotuj dokument tożsamości. Sądy w informacjach dla uczestników zaznaczają, że sędzia może poprosić o pokazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem do kamery.

Przebieg jest taki sam jak na sali. Sąd sprawdza obecność, odbiera stanowiska stron, przesłuchuje świadków, strony mogą zadawać pytania. Gdy sędzia wchodzi lub ogłasza wyrok, zasady zachowania są takie jak w sądzie – nie przerywaj, nie jedz, wycisz telefon. Przebieg posiedzenia jest co do zasady nagrywany i trafia do protokołu, tak jak przy rozprawie stacjonarnej (art. 157 § 1 KPC). Jak przygotować się do samego przesłuchania i wystąpień, opisaliśmy w poradniku jak przygotować się do rozprawy bez adwokata.

Praktyczne wskazówki przed rozprawą

• Neutralne tło i światło z przodu – sędzia musi widzieć Twoją twarz.
• Laptop na zasilaczu, a nie na baterii, i kabel sieciowy zamiast Wi-Fi, jeśli to możliwe.
• Połączenie zapasowe – smartfon z pakietem danych i zainstalowaną aplikacją, gdyby padł internet.
• Dokumenty pod ręką – pozew, faktury, korespondencja z dłużnikiem, najlepiej wydrukowane lub w osobnym oknie. Jak przygotować je jako dowód, piszemy w tekście o fakturze jako dowodzie w sądzie.
• Numer telefonu do wydziału – gdy połączenie zerwie się w trakcie, rozłącz się, połącz ponownie, a jeśli to nie pomaga, zadzwoń do sekretariatu.

Co jeśli połączenie zawiedzie?

Jeśli awaria trwa dłużej, natychmiast zawiadom sąd telefonicznie i potwierdź to pismem. Sąd oceni, czy przerwać posiedzenie, czy odroczyć rozprawę – nie ma tu automatyzmu, dlatego połączenie zapasowe jest tak ważne. Jeśli sąd uzna, że nie uczestniczyłeś w rozprawie, skutki mogą być takie jak przy niestawiennictwie na sali – np. gdy pozwany nie złożył odpowiedzi na pozew i nie bierze udziału w rozprawie, w grę może wejść wyrok zaoczny.

Rozprawa zdalna a koszty sprawy

Udział online oszczędza koszty dojazdu i dzień pracy, ale nie zmienia opłaty sądowej ani zasad zwrotu kosztów procesu. Gdy prowadzisz sprawę sam, do kosztów procesu zalicza się m.in. koszty przejazdów do sądu i utracony zarobek (art. 98 § 2 KPC) – przy rozprawie zdalnej tych pozycji po prostu nie ma, a więc nie ryzykujesz też, że ich nie odzyskasz. Szczegółowo opisaliśmy to w tekście kto płaci koszty procesu, a orientacyjne kwoty opłat znajdziesz w artykule o tym, ile kosztuje pozew o zapłatę.

Cała sprawa bez wizyty w kancelarii i w sądzie

Pozew można przygotować bez wychodzenia z biura, a na rozprawę połączyć się z laptopa. Możesz napisać go sam, korzystając ze wzorów i formularzy sądowych, ale wtedy sam pilnujesz wymogów formalnych i dowodów. Gdy wolisz, by pismo przygotował ktoś, kto zna procedurę, zamów pozew o zapłatę za 299 zł – bez wizyty w kancelarii.

Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – sprawę opisujesz online, a gotowe pismo dostajesz do podpisu i wysłania. Jak działa usługa, sprawdzisz na stronie Pozywacz.pl.

Podsumowanie

• Rozprawa zdalna to posiedzenie jawne z udziałem uczestników przez internet; sąd i protokolant zostają na sali (art. 151 § 2 KPC).
• Decyduje przewodniczący – z urzędu albo na wniosek z adresem e-mail, złożony w ciągu 7 dni od doręczenia wezwania (art. 151 § 3 KPC).
• Gdy sąd sam wyznaczył posiedzenie zdalne, zgłoś udział online najpóźniej 3 dni robocze przed terminem; inaczej musisz przyjść na salę.
• Sędzia może zastrzec udział tylko z budynku innego sądu.
• Potrzebujesz urządzenia z kamerą i mikrofonem, aktualnej przeglądarki i łącza min. 2 Mb/s; link przyjdzie e-mailem co najmniej 24 godziny przed terminem.
• Przygotuj dowód osobisty, połączenie zapasowe i numer do sekretariatu.