Kto płaci koszty procesu? Zasada odpowiedzialności za wynik sprawy

Kto płaci koszty procesu? Co do zasady ten, kto przegrał sprawę. Art. 98 § 1 KPC nakazuje stronie przegrywającej zwrócić przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Jeśli wygrywasz proces z dłużnikiem, sąd zasądzi od niego zwrot opłaty od pozwu, wydatków (np. na biegłego) i wynagrodzenia Twojego pełnomocnika – w granicach stawek z rozporządzeń. Od tej zasady są jednak wyjątki: częściowa wygrana (art. 100 KPC), szczególnie uzasadniony wypadek (art. 102 KPC), niesumienne prowadzenie sprawy (art. 103 KPC) czy dłużnik, który nie dał powodu do procesu (np. nie dostał wcześniej wezwania) i od razu uznał żądanie (art. 101 KPC).

Ten tekst odpowiada na pytanie, kto ostatecznie ponosi koszty. Ile konkretnie trzeba wyłożyć na start – opłatę od pozwu, pełnomocnika, zaliczki – opisuje osobny poradnik ile kosztuje pozew o zapłatę na blogu Pozywacz.pl.

Zasada odpowiedzialności za wynik sprawy (art. 98 § 1 KPC)

Polski proces cywilny opiera się na zasadzie odpowiedzialności za wynik sprawy. Ten, kto przegrał, odpowiada za koszty, które jego przeciwnik musiał ponieść, żeby obronić swoje prawa. Nie ma znaczenia, czy przegrany działał w złej wierze – liczy się sam wynik.

Trzy elementy art. 98 § 1 KPC mają praktyczne znaczenie:

• „Na jego żądanie” – koszty nie należą się automatycznie każdemu. Strona z profesjonalnym pełnomocnikiem musi o nie wnieść (szczegóły niżej, przy art. 109 KPC).
• „Niezbędne” – zwrot obejmuje tylko wydatki potrzebne do prowadzenia sprawy. Trzeci pełnomocnik, prywatna opinia zamówiona „na wszelki wypadek” czy taksówka z drugiego końca Polski mogą nie zostać uznane.
• „Celowe” – sąd ocenia, czy wydatek służył dochodzeniu praw. Przy ustalaniu wysokości kosztów bierze pod uwagę ich celowość i niezbędność z uwagi na charakter sprawy (art. 109 § 2 KPC).

W sprawie o zapłatę zasada działa tak samo w postępowaniu upominawczym, nakazowym, uproszczonym, w elektronicznym postępowaniu upominawczym i w zwykłym procesie.

Co wchodzi w skład kosztów procesu

Katalog zależy od tego, czy prowadzisz sprawę sam, czy z adwokatem lub radcą prawnym.

Składnik	Strona działająca osobiście (art. 98 § 2 KPC)	Strona z adwokatem lub radcą (art. 98 § 3, art. 99 KPC)
Opłata od pozwu i innych pism	tak	tak
Wydatki: biegły, świadkowie, tłumacz, doręczenie przez komornika	tak (jako koszty sądowe)	tak (jako koszty sądowe)
Wynagrodzenie pełnomocnika	nie	tak, ale nie wyższe niż stawki z rozporządzeń
Opłata skarbowa od pełnomocnictwa (17 zł)	nie dotyczy	tak
Wydatki pełnomocnika (np. dojazd)	nie dotyczy	tak, jednego adwokata lub radcy
Przejazdy strony do sądu	tak	tylko przy nakazanym osobistym stawiennictwie
Utracony zarobek za dni w sądzie	tak, do wysokości wynagrodzenia jednego adwokata	nie
Koszty mediacji, do której skierował sąd	tak, w granicach stawek mediatora (art. 98¹ KPC)	tak

Koszty sądowe: opłaty i wydatki

Koszty sądowe obejmują opłaty i wydatki (art. 2 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Opłatę uiszcza się od pozwu, apelacji, zarzutów od nakazu zapłaty i innych pism. Wydatki to m.in. wynagrodzenie biegłych i tłumaczy, zwrot kosztów podróży świadków, koszty ogłoszeń i koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd (art. 5 ust. 1). Wydatki na doręczanie pism sądowych co do zasady nie obciążają stron – wyjątkiem jest doręczenie przez komornika i dodatkowe koszty doręczenia za granicą (art. 5 ust. 2). W EPU wydatki ponosi Skarb Państwa (art. 98b).

Przykład: przy sporze o 20 000 zł opłata od pozwu wynosi 1000 zł (art. 13 ust. 1 pkt 7), a w postępowaniu nakazowym i w EPU – czwartą część tej kwoty (art. 19 ust. 2). Pełne zestawienie progów i przykładów znajdziesz we wspomnianym poradniku o kosztach pozwu na blogu Pozywacz.pl – tu nie będziemy ich powtarzać.

Koszty zastępstwa procesowego

Jeśli reprezentuje Cię adwokat lub radca prawny, do kosztów procesu wlicza się jego wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach (art. 98 § 3 KPC). Stronom z radcą prawnym zwraca się koszty w wysokości należnej według przepisów o wynagrodzeniu adwokata (art. 99 KPC), więc w praktyce adwokat i radca „kosztują” przegranego tyle samo.

Stawki określają dwa rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości: w sprawie opłat za czynności adwokackie i w sprawie opłat za czynności radców prawnych. Stawka minimalna zależy przede wszystkim od wartości przedmiotu sporu – im wyższa kwota, tym wyższa stawka. W obu rozporządzeniach stawki są takie same, a w postępowaniu upominawczym, EPU i nakazowym obowiązują niższe stawki – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub zarzutów (§ 2 i § 3 rozporządzeń). Przykładowe stawki minimalne w sprawach o zapłatę:

Wartość przedmiotu sporu	Zwykły proces (§ 2)	Upominawcze, EPU, nakazowe (§ 3)
ponad 1500 zł do 5000 zł	900 zł	600 zł
ponad 5000 zł do 10 000 zł	1800 zł	1200 zł
ponad 10 000 zł do 50 000 zł	3600 zł	2400 zł
ponad 50 000 zł do 200 000 zł	5400 zł	3600 zł

Sąd zasądza co do zasady stawkę minimalną. Może przyznać wyższą – maksymalnie sześciokrotność stawki i nie więcej niż wartość przedmiotu sprawy (§ 15 ust. 3 rozporządzeń) – biorąc pod uwagę niezbędny nakład pracy pełnomocnika, podjęte czynności (także te przed wniesieniem pozwu, nastawione na polubowne rozwiązanie sporu), charakter sprawy i wkład pełnomocnika w jej wyjaśnienie (art. 109 § 2 KPC).

Ważna konsekwencja: jeśli umówiłeś się z kancelarią na wyższe honorarium niż stawka z rozporządzenia, różnicę pokrywasz sam. Przegrany dłużnik zwraca koszty zastępstwa według norm, a nie według faktury kancelarii. Do kosztów dolicza się też 17 zł opłaty skarbowej od złożonego pełnomocnictwa.

Gdy prowadzisz sprawę osobiście

Strona działająca bez profesjonalnego pełnomocnika odzyska poniesione koszty sądowe, koszty przejazdów do sądu i równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa (art. 98 § 2 KPC). Sąd orzeka o nich z urzędu, nawet jeśli nie złożysz wniosku (art. 109 § 1 zd. 2 KPC).

Nie odzyskasz natomiast w ramach kosztów procesu wynagrodzenia za pomoc prawną, jeśli prawnik nie występował jako Twój pełnomocnik w sprawie – np. za przygotowanie pozwu, który sam podpisujesz i składasz. Dlatego przy samodzielnym prowadzeniu sprawy liczy się to, ile wydasz na start. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – kwota jest znana z góry, a opłatę sądową od pozwu po wygranej co do zasady odzyskasz od dłużnika.

Kiedy koszty się dzieli: częściowa wygrana (art. 100 KPC)

Jeśli sąd uwzględni tylko część żądań, koszty będą wzajemnie zniesione lub stosunkowo rozdzielone (art. 100 zd. 1 KPC).

• Wzajemne zniesienie – każda strona ponosi koszty, które sama wyłożyła. Sąd sięga po nie zwykle wtedy, gdy strony wygrały mniej więcej po połowie, a ich koszty są zbliżone.
• Stosunkowe rozdzielenie – sąd sumuje koszty obu stron i dzieli je proporcjonalnie do tego, w jakiej części każda strona wygrała.

Przykład stosunkowego rozdzielenia. Wierzyciel pozwał o 20 000 zł, sąd zasądził 12 000 zł, czyli wierzyciel wygrał w 60%. Koszty wierzyciela wyniosły 3000 zł, a koszty dłużnika 2000 zł – razem 5000 zł. Dłużnik przegrał w 60%, więc odpowiada za 60% z 5000 zł, czyli 3000 zł. Wyłożył już 2000 zł, więc dopłaca wierzycielowi 1000 zł tytułem zwrotu kosztów. Kwoty są przykładowe – realne wyliczenie zależy od opłaty, stawek zastępstwa i wydatków w konkretnej sprawie.

Art. 100 zd. 2 KPC pozwala jednak obciążyć jedną stronę wszystkimi kosztami, gdy:

• jej przeciwnik uległ tylko co do nieznacznej części żądania, albo
• określenie należnej sumy zależało od wzajemnego obrachunku lub oceny sądu – np. przy odszkodowaniu czy zadośćuczynieniu, którego wysokość sąd ustala według własnej oceny.

Wniosek praktyczny: nie zawyżaj żądania. Każda złotówka, której sąd nie zasądzi, może obniżyć zwrot Twoich kosztów. Odsetki warto liczyć precyzyjnie, np. w kalkulatorze odsetek ustawowych, a nie „na oko”.

Kiedy koszty procesu rozkłada się inaczej – wyjątki od zasady wyniku sprawy

Dłużnik nie dał powodu do wytoczenia sprawy (art. 101 KPC)

Zwrot kosztów należy się pozwanemu mimo przegranej, jeśli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał żądanie pozwu przy pierwszej czynności procesowej. Typowa sytuacja: wierzyciel pozywa bez wcześniejszego kontaktu, a dłużnik, który nie wiedział o zaległości, od razu uznaje dług.

Najprostszą ochroną jest udokumentowane wezwanie do zapłaty z terminem. Dłużnik, który je zignorował, trudno przekona sąd, że nie dał powodu do procesu. Profesjonalne wezwanie do zapłaty za 99 zł przygotowane przez prawnika często kończy sprawę jeszcze przed sądem, a jeśli nie – zabezpiecza Twoje koszty. Co musi się znaleźć w takim piśmie, opisujemy w tekście wezwanie do zapłaty – co musi zawierać.

Zasada słuszności (art. 102 KPC)

W wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od przegranego tylko część kosztów albo nie obciążać go nimi wcale. Przepis nie wymienia, o jakie wypadki chodzi. W orzecznictwie bierze się pod uwagę zarówno okoliczności związane z samym procesem (np. charakter sprawy, subiektywne przekonanie strony o zasadności żądania), jak i sytuację życiową i majątkową przegranego. To wyjątek – w typowej sprawie o niezapłaconą fakturę między firmami sąd stosuje art. 98 KPC.

Niesumienne prowadzenie sprawy (art. 103 KPC)

Niezależnie od wyniku sprawy sąd może obciążyć stronę kosztami wywołanymi jej niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym postępowaniem – zwłaszcza uchylaniem się od wyjaśnień, podawaniem nieprawdy, zatajeniem lub opóźnionym zgłoszeniem dowodów (art. 103 § 1–2 KPC). Wyższą część kosztów, a nawet całość, może ponieść też strona, która (art. 103 § 3 KPC):

• mimo wezwania nie stawiła się osobiście i nie usprawiedliwiła nieobecności,
• bez uzasadnionej przyczyny odmówiła poddania się mediacji,
• zgodziła się na mediację, a potem bez usprawiedliwienia nie przyszła na posiedzenie mediacyjne.

O tej możliwości sąd poucza strony przy wezwaniu do osobistego stawiennictwa lub skierowaniu do mediacji (art. 103 § 4 KPC). Podobnie sąd może zasądzić zwrot kosztów wywołanych rażącą winą od świadka, biegłego, pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego – po ich wysłuchaniu (art. 110 KPC).

Ugoda (art. 104 KPC)

Koszty procesu, w którym zawarto ugodę, znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej (art. 104 KPC). Ta sama zasada dotyczy kosztów mediacji zakończonej ugodą (art. 104¹ KPC). Jeśli chcesz, żeby dłużnik pokrył Twoje koszty, wpisz to wprost do ugody – np. jako konkretną kwotę płatną razem z pierwszą ratą. Jak zbudować taką ugodę, opisujemy w poradniku o ugodzie z dłużnikiem.

Ugoda daje też częściowy zwrot opłaty od pozwu (art. 79 ustawy o kosztach sądowych). Sąd zwraca z urzędu:

• całą opłatę – gdy ugodę zawarto przed rozpoczęciem rozprawy w pierwszej instancji,
• trzy czwarte opłaty – przy ugodzie przed mediatorem zawartej po rozpoczęciu rozprawy,
• połowę opłaty – przy ugodzie sądowej zawartej po rozpoczęciu rozprawy.

W każdym z tych przypadków zwracaną kwotę obniża się o 30 zł, czyli o opłatę minimalną (art. 79 ust. 3). Nigdy nie odzyskasz więc całej opłaty co do grosza.

Cofnięcie pozwu

Pozew cofnięty nie wywołuje skutków prawnych, a na żądanie pozwanego powód zwraca mu koszty (art. 203 § 2 KPC). Sąd Najwyższy dopuszcza jednak wyjątek: gdy cofnięcie pozwu jest skutkiem zaspokojenia przez pozwanego roszczenia, które było wymagalne już w chwili wytoczenia powództwa, pozwanego uważa się za przegrywającego – i to on zwraca koszty na podstawie art. 98 KPC (postanowienie SN z 12 kwietnia 2012 r., II CZ 208/11). Sąd ocenia to w konkretnej sprawie, np. z uwzględnieniem tego, czy dłużnik dał powód do procesu. Dlatego przy cofnięciu pozwu po zapłacie warto wyraźnie wskazać tę przyczynę i wnieść o zasądzenie kosztów od pozwanego.

Kilku pozwanych

Współuczestnicy sporu zwracają koszty w częściach równych, chyba że ich udział w sprawie znacznie się różni (art. 105 § 1 KPC). Jeśli odpowiadają solidarnie co do istoty sprawy – np. kilku dłużników solidarnych – sąd nakłada na nich solidarny obowiązek zwrotu kosztów (art. 105 § 2 KPC).

Jak sąd orzeka o kosztach i czego musisz pilnować

Sąd rozstrzyga o kosztach w każdym orzeczeniu kończącym sprawę w instancji – w wyroku, nakazie zapłaty, postanowieniu o umorzeniu (art. 108 § 1 KPC). Może też rozstrzygnąć tylko o zasadach, a szczegółowe wyliczenie zostawić referendarzowi sądowemu po uprawomocnieniu się orzeczenia.

Termin na wniosek o koszty (art. 109 § 1 KPC)

To najczęstsza pułapka dla stron z pełnomocnikiem. Roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeśli strona najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia nie złoży spisu kosztów albo nie zgłosi wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych. W praktyce wniosek o koszty wpisuje się już do pozwu, a spis kosztów składa przed zamknięciem rozprawy, jeśli w toku sprawy pojawiły się dodatkowe wydatki (np. zaliczka na biegłego).

Stronie działającej bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego sąd przyznaje koszty z urzędu (art. 109 § 1 zd. 2 KPC).

Koszty w nakazie zapłaty i po sprzeciwie

W nakazie zapłaty sąd nakazuje zapłacić należność wraz z kosztami. Jeśli dłużnik nie zareaguje, nakaz się uprawomocnia i obejmuje także koszty. Jeśli wniesie sprzeciw, nakaz traci moc, a o kosztach – także tych z etapu nakazowego – sąd rozstrzygnie w wyroku. Co dalej dzieje się w takiej sprawie, wyjaśniamy w tekście dłużnik wniósł sprzeciw od nakazu, a cały przebieg procesu – w przewodniku po sprawie o zapłatę.

Koszty sądowe, których nikt nie uiścił (art. 113 ustawy o kosztach sądowych)

Część kosztów pokrywa tymczasowo Skarb Państwa – np. gdy strona była zwolniona od kosztów albo gdy wydatki na biegłego wyłożono z budżetu sądu. W orzeczeniu kończącym sprawę sąd obciąża nimi przeciwnika, jeśli są do tego podstawy, stosując zasady zwrotu kosztów procesu (art. 113 ust. 1). Koszty, którymi nie da się obciążyć przeciwnika, sąd może nakazać ściągnąć z roszczenia zasądzonego na rzecz strony, której czynność je spowodowała (art. 113 ust. 2).

Odsetki od kosztów procesu (art. 98 § 1¹ KPC)

Od kwoty zasądzonej tytułem zwrotu kosztów procesu należą się odsetki ustawowe za opóźnienie. Biegną one:

• co do zasady – od dnia uprawomocnienia się orzeczenia, którym zasądzono koszty, do dnia zapłaty,
• jeśli orzeczenie jest prawomocne z chwilą wydania – po upływie tygodnia od jego ogłoszenia,
• jeśli takie orzeczenie doręcza się z urzędu – po upływie tygodnia od doręczenia zobowiązanemu.

O odsetkach sąd orzeka z urzędu – nie musisz o nie wnosić. Dodatkowo, w szczególnie uzasadnionym przypadku, strona, która poniosła szczególnie wysoki wydatek podlegający zwrotowi (np. kosztowną opinię biegłego), może na wniosek uzyskać odsetki od dnia poniesienia tego wydatku (art. 98 § 1² KPC). Odsetki z art. 98 § 1¹ i 1² nie dotyczą kosztów egzekucji (art. 770 § 1 KPC).

Co z kosztami, gdy dłużnik nie płaci po wyroku

Zasądzone koszty procesu wraz z odsetkami egzekwujesz tak samo jak należność główną – na podstawie tytułu wykonawczego. Koszty niezbędne do celowego przeprowadzenia egzekucji zwraca dłużnik, a komornik ściąga je razem z egzekwowanym świadczeniem (art. 770 § 1 KPC). Jak wygląda postępowanie przed komornikiem, opisujemy w przewodniku po egzekucji komorniczej, a ile ono kosztuje i kto ponosi ryzyko przy bezskutecznej egzekucji – w tekście o opłatach komorniczych.

Pamiętaj, że wyrok zasądzający koszty nie gwarantuje ich odzyskania. Jeśli dłużnik nie ma majątku, wierzyciel może zostać z kosztami, które sam wyłożył. Dlatego przed procesem warto ocenić wypłacalność dłużnika i trzymać koszty startowe w ryzach.

Więcej w tym temacie

• Koszty przedsądowe – czy odzyskasz koszt prawnika i wezwania? – Zwrot kosztów windykacji przed sądem – kiedy dłużnik zapłaci za wezwanie, kancelarię lub firmę windykacyjną, a kiedy te koszty zostają po Twojej stronie.
• Wartość przedmiotu sporu – jak ją ustalić i dlaczego wpływa na koszty – Wartość przedmiotu sporu w pozwie o zapłatę to żądana kwota bez odsetek, zaokrąglona w górę do pełnego złotego. Zobacz, jak wpływa na opłatę, sąd i tryb.
• Dłużnik zapłacił po złożeniu pozwu – kto pokryje koszty? – Dłużnik zapłacił po złożeniu pozwu? Jak cofnąć pozew, żeby to on zwrócił koszty, ile opłaty odda sąd (art. 79 u.k.s.c.) i co z odsetkami do dnia zapłaty.
• Opłata skarbowa od pełnomocnictwa – 17 zł i inne drobne koszty – Opłata skarbowa od pełnomocnictwa w sądzie wynosi 17 zł. Kto jest zwolniony, na jakie konto i kiedy zapłacić, jak udowodnić wpłatę i czy odzyskasz ją od dłużnika.
• Koszty zastępstwa procesowego – stawki minimalne radcy i adwokata – Koszty zastępstwa procesowego – tabela stawek minimalnych adwokata i radcy, stawki w EPU i nakazie, apelacja, egzekucja oraz zwrot honorarium od przegranego.
• Pełnomocnik w sprawie o zapłatę – kiedy warto i jakie są modele cen – Prawnik do sprawy o zapłatę – kiedy wystarczy pozew przygotowany przez prawnika, a kiedy pełnomocnik w sądzie. Modele cen, art. 87, 89 i 91 KPC, koszty.
• Zwolnienie od kosztów sądowych dla firmy – kiedy to możliwe – Zwolnienie od kosztów sądowych dla firmy: inne zasady dla JDG (art. 102), inne dla spółki (art. 103 u.k.s.c.). Jakie dokumenty dołączyć i czemu sądy odmawiają.

Podsumowanie

• Koszty procesu ponosi co do zasady przegrany – zwraca przeciwnikowi koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw (art. 98 § 1 KPC).
• Do kosztów należą: opłaty sądowe, wydatki (biegły, świadkowie), wynagrodzenie adwokata lub radcy do wysokości stawek z rozporządzeń i 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Strona działająca osobiście odzyska koszty sądowe, przejazdy i utracony zarobek.
• Przy częściowej wygranej koszty są stosunkowo rozdzielone lub zniesione (art. 100 KPC); w wyjątkowych sytuacjach sąd może zwolnić przegranego z kosztów (art. 102 KPC) albo obciążyć nimi stronę niesumienną (art. 103 KPC).
• Brak wezwania do zapłaty przed pozwem grozi tym, że koszty poniesie powód (art. 101 KPC). Przy ugodzie koszty co do zasady się znosi (art. 104 KPC), a zwrot opłaty od pozwu zawsze obniża się o 30 zł.
• Z pełnomocnikiem pilnuj wniosku o koszty przed zamknięciem rozprawy (art. 109 KPC). Od zasądzonych kosztów należą się odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 98 § 1¹ KPC).

Jeśli dług jest udokumentowany, a dłużnik milczy mimo wezwania, ryzyko kosztów leży głównie po jego stronie. Wtedy pozew o zapłatę za 299 zł przygotuje prawnik online – to koszt, którego co do zasady nie odzyskasz od dłużnika, ale opłatę od pozwu po wygranej już tak.