Ugoda z dłużnikiem – jak ją zawrzeć, żeby była skuteczna

Ugoda z dłużnikiem to umowa, w której obie strony coś ustępują: Ty np. rozkładasz dług na raty albo rezygnujesz z części odsetek, a dłużnik uznaje całą należność i zobowiązuje się płacić według harmonogramu (art. 917 KC). Żeby ugoda była skuteczna, musi zawierać konkretną kwotę, terminy spłaty i skutki opóźnienia. Musisz też z góry wiedzieć, co zrobisz, jeśli dłużnik jej nie dotrzyma. Kluczowa różnica: ugoda podpisana tylko między stronami nie pozwala pójść do komornika. Tytuł egzekucyjny daje dopiero ugoda zawarta przed sądem, ugoda przed mediatorem zatwierdzona przez sąd albo akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji.

Ten tekst to przewodnik po ugodach i mediacji w sprawach o zapłatę. Ugoda – czyli porozumienie w sprawie spłaty długu – jest zwykle kolejnym krokiem windykacji polubownej, gdy dłużnik odpowiada na wezwanie, ale nie ma pieniędzy od ręki.

Czym jest ugoda w rozumieniu art. 917 KC

Kodeks cywilny definiuje ugodę jako umowę, w której strony „czynią sobie wzajemne ustępstwa w zakresie istniejącego między nimi stosunku prawnego” po to, żeby:

• uchylić niepewność co do roszczeń,
• zapewnić ich wykonanie,
• albo uchylić spór istniejący lub mogący powstać.

Dla wierzyciela najważniejsze jest słowo „wzajemne”. Jeśli dłużnik tylko podpisuje oświadczenie, że winien jest 20 000 zł, to jest to uznanie długu, a nie ugoda. Ugoda pojawia się wtedy, gdy obie strony z czegoś rezygnują, na przykład:

• wierzyciel: rozkłada płatność na raty, umarza część odsetek, rezygnuje z rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, odracza termin,
• dłużnik: uznaje dług w całości, rezygnuje z zarzutów (np. co do jakości usługi), zgadza się na zabezpieczenie, płaci pierwszą ratę od razu.

Ustępstwa nie muszą być równe. Wystarczy, że każda strona coś daje. W praktyce wierzyciel ustępuje „miękko” (czas, część odsetek), a dłużnik „twardo” (uznanie i harmonogram).

Czy ugoda wymaga formy pisemnej?

Ugoda pozasądowa nie ma szczególnej formy – można ją zawrzeć nawet mailowo. Wyjątek: jeśli w ramach ugody przenosicie np. własność nieruchomości, obowiązuje forma wymagana dla tej czynności (akt notarialny). Mimo braku wymogu formy zawsze spisuj ugodę i zbieraj podpisy. Po pierwsze, musisz umieć udowodnić jej treść. Po drugie, pisemne uznanie długu po wezwaniu do zapłaty pozwala złożyć pozew w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 KPC), w którym dłużnik ma tylko miesiąc na zarzuty i musi wnieść opłatę.

Czy można się wycofać z ugody?

Ugoda wiąże jak każda umowa. Kodeks dodatkowo ogranicza powoływanie się na błąd: uchylenie się od ugody zawartej pod wpływem błędu jest możliwe tylko wtedy, gdy błąd dotyczy stanu faktycznego, który według treści ugody obie strony uważały za niewątpliwy, a sporu by nie było, gdyby znały prawdę (art. 918 § 1 KC). Odnalezienie nowych dowodów nie wystarczy, chyba że ugodę zawarto w złej wierze (art. 918 § 2 KC). Dlatego w ugodzie warto opisać, co strony uznają za bezsporne (np. „strony zgodnie potwierdzają wykonanie usług objętych fakturami nr…”).

Co musi zawierać ugoda z dłużnikiem

Dobra ugoda pozasądowa to krótki dokument, z którego sędzia (gdyby do niego doszło) bez trudu odczyta, kto, komu, ile i do kiedy ma zapłacić. Elementy, których nie pomijaj:

1. Strony – pełne nazwy, NIP/KRS lub PESEL, adresy, osoby podpisujące i podstawa ich umocowania.
2. Źródło długu – numery faktur, umowa, kwoty i terminy płatności.
3. Uznanie długu – wyraźne zdanie, że dłużnik uznaje dług w określonej kwocie (kwota główna, odsetki na dzień ugody, koszty).
4. Ustępstwa wierzyciela – co dokładnie umarzasz lub odraczasz. Najlepiej pod warunkiem terminowej spłaty (patrz niżej).
5. Harmonogram – kwoty i daty każdej raty oraz numer rachunku.
6. Skutki opóźnienia – odsetki za opóźnienie i natychmiastowa wymagalność całego pozostałego długu, jeśli dłużnik spóźni się z ratą (np. o więcej niż 7 dni).
7. Zabezpieczenie – opcjonalnie: poręczenie wspólnika, weksel in blanco z deklaracją wekslową albo poddanie się egzekucji w akcie notarialnym.
8. Koszty – kto ponosi koszty dotychczasowej windykacji i samej ugody.
9. Data i podpisy.

Warunkowe umorzenie odsetek – najważniejsza klauzula

Najczęstszy błąd wierzycieli: w ugodzie umarzają odsetki „na zawsze”, a dłużnik i tak przestaje płacić po drugiej racie. Bezpieczniej zapisać, że umorzenie odsetek (albo części kwoty głównej) następuje dopiero po terminowej zapłacie wszystkich rat. Jeśli dłużnik się spóźni, wierzyciel może dochodzić pełnej kwoty z odsetkami. Wysokość odsetek na dzień ugody policzysz w kalkulatorze odsetek ustawowych – kwotę warto wpisać do ugody wprost.

Kara umowna za spóźnienie z ratą? Nie zadziała

Karę umowną można zastrzec tylko za niewykonanie zobowiązania niepieniężnego (art. 483 § 1 KC). Zapłata rat to zobowiązanie pieniężne, więc klauzula „za każdy dzień zwłoki 100 zł kary” jest wadliwa. Za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki – ustawowe albo umowne, te drugie w granicach odsetek maksymalnych za opóźnienie (art. 481 § 2¹ KC). Prawdziwą presję zapewnia jednak natychmiastowa wymagalność całości.

Ugoda pozasądowa – wzór najważniejszych postanowień

Poniższe brzmienia to szkielet do dopasowania, a nie gotowa umowa:

• „Dłużnik uznaje, że na dzień [data] jest winien Wierzycielowi kwotę [X] zł tytułem należności głównej z faktur nr [...] oraz kwotę [Y] zł tytułem odsetek za opóźnienie.”
• „Dłużnik zapłaci kwotę [X] zł w [n] ratach: [kwota] do [data], [kwota] do [data]… na rachunek nr [...].”
• „Wierzyciel zrzeka się odsetek w kwocie [Y] zł pod warunkiem terminowej zapłaty wszystkich rat.”
• „W razie opóźnienia w zapłacie którejkolwiek raty o więcej niż [7] dni cała niezapłacona kwota wraz z odsetkami, o których mowa w § [...], staje się natychmiast wymagalna bez dodatkowego wezwania.”
• „Strony zgodnie potwierdzają, że usługi objęte fakturami zostały wykonane należycie.”

Propozycję ugody najlepiej wysłać razem z formalnym wezwaniem – dłużnik widzi wtedy alternatywę: raty teraz albo pozew. Na Pozywacz.pl możesz zamówić wezwanie z propozycją ugody przygotowane przez prawnika za 99 zł. Co poza tym musi zawierać samo wezwanie, opisujemy w tekście o elementach wezwania do zapłaty.

Rodzaje ugody: która daje tytuł egzekucyjny?

To najważniejsza decyzja przy ugodzie. Od niej zależy, czy po złamaniu ugody pójdziesz od razu do komornika, czy czeka Cię cały proces.

Rodzaj ugody	Tytuł egzekucyjny?	Podstawa	Koszty po stronie wierzyciela	Skutek dla przedawnienia
Pozasądowa (pismo, mail)	Nie – potrzebny wyrok lub nakaz	art. 917 KC	brak	uznanie w ugodzie przerywa bieg (art. 123 § 1 pkt 2 KC)
Akt notarialny z poddaniem się egzekucji	Tak, po nadaniu klauzuli przez sąd	art. 777 § 1 pkt 4–5 KPC	taksa notarialna + 50 zł od wniosku o klauzulę	uznanie długu zawarte w akcie przerywa bieg
Przed mediatorem (z umowy o mediację)	Tak, po zatwierdzeniu przez sąd przez nadanie klauzuli	art. 183¹³–183¹⁵ KPC	wynagrodzenie mediatora; wniosek o zatwierdzenie bez opłaty	mediacja wstrzymuje bieg (art. 121 pkt 5 KC); roszczenie z zatwierdzonej ugody – 6 lat (art. 125 § 1 KC)
W postępowaniu pojednawczym (zawezwanie)	Tak – to ugoda zawarta przed sądem	art. 184–185, art. 777 § 1 pkt 1 KPC	120 zł lub 300 zł opłaty	postępowanie wstrzymuje bieg (art. 121 pkt 6 KC); z ugody – 6 lat
Sądowa w toku procesu	Tak – ugoda zawarta przed sądem	art. 223 § 1, art. 777 § 1 pkt 1 KPC	część opłaty od pozwu wraca	z ugody – 6 lat

Ugoda pozasądowa

Najszybsza i najtańsza, ale najsłabsza. Jeśli dłużnik przestanie płacić, składasz pozew. Ugoda bardzo ułatwia sprawę – dłużnikowi trudno kwestionować dług, który sam na piśmie uznał – ale nie skraca drogi do komornika. Dla niewielkich kwot i dłużników, którzy już raz dotrzymali słowa, to często wystarcza.

Akt notarialny z poddaniem się egzekucji

Dłużnik idzie z Tobą do notariusza i oświadcza, że poddaje się egzekucji co do obowiązku zapłaty. KPC przewiduje dwa warianty:

• art. 777 § 1 pkt 4 – konkretna suma pieniężna i termin zapłaty (albo zdarzenie, od którego zależy wykonanie),
• art. 777 § 1 pkt 5 – suma do wysokości wprost określonej w akcie, zdarzenie, od którego zależy wykonanie, i termin, do którego wierzyciel może wystąpić o klauzulę wykonalności.

Przy ugodzie ratalnej, w której kwota długu jest już znana, zwykle wystarcza wariant z pkt 4 – akt wskazuje sumę i terminy rat albo zdarzenie (np. opóźnienie w zapłacie raty), od którego zależy wymagalność całości. Wariant z pkt 5 służy raczej zabezpieczeniu długu, którego ostatecznej wysokości jeszcze nie znamy (np. limitu kupieckiego). Jeśli wykonanie zależy od zdarzenia, które musi udowodnić wierzyciel, sąd nada klauzulę po przedstawieniu dokumentu urzędowego lub prywatnego z urzędowo poświadczonym podpisem (art. 786 § 1 KPC) – dlatego notariusz zwykle tak formułuje akt, by ten dowód był możliwy. Jeśli dług zabezpiecza ktoś trzeci hipoteką lub zastawem, on również może poddać się egzekucji z obciążonego przedmiotu (pkt 6). Gdy dłużnik nie płaci, składasz do sądu wniosek o nadanie aktowi klauzuli wykonalności (opłata 50 zł – art. 71 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych), a potem wniosek do komornika. Dłużnik może się bronić głównie powództwem przeciwegzekucyjnym (art. 840 KPC).

Uwaga przy konsumentach: jeśli poddanie się egzekucji zabezpiecza pożyczkę udzieloną osobie fizycznej poza jej działalnością, suma jest ustawowo ograniczona (art. 777 § 2¹ KPC).

Ugoda przed mediatorem

Mediację można przeprowadzić przed procesem – na podstawie umowy o mediację albo wniosku jednej strony, na który druga się zgodzi (art. 183¹ § 2 KPC) – albo w trakcie procesu po skierowaniu przez sąd. Mediacja jest dobrowolna (art. 183¹ § 1 KPC) i poufna: propozycje ugodowe z mediacji nie mogą być potem wykorzystane w sądzie (art. 183⁴ § 3 KPC).

Wynagrodzenie mediatora pokrywają strony (art. 183⁵ KPC). Ugodę wpisuje się do protokołu albo załącza do niego, a strony ją podpisują. Następnie sąd ją zatwierdza – jeśli nadaje się do egzekucji, przez nadanie klauzuli wykonalności (art. 183¹⁴ § 2 KPC). Zatwierdzona ugoda ma moc ugody sądowej, a zatwierdzona przez nadanie klauzuli jest od razu tytułem wykonawczym (art. 183¹⁵ § 1 KPC). Od wniosku o zatwierdzenie ugody z mediacji umownej nie pobiera się opłaty (art. 95 ust. 1 pkt 9 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Sąd odmówi zatwierdzenia ugody sprzecznej z prawem, niezrozumiałej lub zawierającej sprzeczności (art. 183¹⁴ § 3 KPC) – dlatego harmonogram i kwoty muszą być jednoznaczne.

Dodatkowa zachęta: jeśli przed pozwem wziąłeś udział w mediacji z umowy o mediację, a ugody nie udało się zawrzeć, opłata od pozwu jest niższa o dwie trzecie, maksymalnie o 400 zł (art. 13e ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Obowiązkowa mediacja dotyczy tylko budowy. W sprawach gospodarczych z umów o roboty budowlane (art. 458² § 1 pkt 5 KPC) wszczętych od 1 marca 2026 r. sąd kieruje strony do mediacji obowiązkowo (art. 458³a KPC). Nie dotyczy to EPU, postępowania upominawczego ani nakazowego – tam dopiero po sprzeciwie lub zarzutach. W pozostałych sprawach, w tym przy zwykłych fakturach, najmie czy pożyczkach, mediacja zależy od woli stron.

Zawezwanie do próby ugodowej

To postępowanie pojednawcze przed sądem (art. 184–186 KPC). Składasz wniosek do sądu rejonowego ogólnie właściwego dla dłużnika – bez względu na wartość sprawy (art. 185 § 1 KPC). We wniosku musisz zwięźle opisać sprawę i przedstawić propozycje ugodowe (art. 185 § 1¹ KPC). Opłata wynosi 120 zł przy wartości do 20 000 zł i 300 zł powyżej (art. 23a ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Gdy dojdzie do ugody, sąd zwraca trzy czwarte opłaty, pomniejszone o opłatę minimalną (art. 79 ust. 1 pkt 2 lit. e i ust. 3 tej ustawy).

Ugoda zawarta na posiedzeniu pojednawczym jest ugodą zawartą przed sądem, a więc tytułem egzekucyjnym (art. 777 § 1 pkt 1 KPC). Po nadaniu klauzuli wykonalności możesz z nią iść do komornika. Słabość: dłużnik nie ma obowiązku się stawić. Jeśli nie przyjdzie bez usprawiedliwienia, a Ty potem złożysz pozew, sąd na Twoje żądanie uwzględni koszty próby ugodowej w orzeczeniu kończącym sprawę (art. 186 § 2 KPC).

Ugoda sądowa w toku procesu

Sąd powinien skłaniać strony do pojednania, zwłaszcza na pierwszym posiedzeniu (art. 223 § 1 KPC). Ugodę wpisuje się do protokołu i strony ją podpisują. Jest tytułem egzekucyjnym tak jak wyrok. Zawarcie ugody przed rozpoczęciem rozprawy w pierwszej instancji oznacza zwrot opłaty od pozwu pomniejszonej o opłatę minimalną (30 zł), a po rozpoczęciu rozprawy – połowy, także pomniejszonej o 30 zł (art. 79 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, po potrąceniu opłaty minimalnej). Ile wynosi sama opłata od pozwu, wyjaśnia tekst o kosztach pozwu o zapłatę na blogu Pozywacz.pl. Szczegółowo opisujemy to w tekście o przebiegu sprawy o zapłatę.

Ugoda a przedawnienie – co przerywa, a co tylko wstrzymuje

Przy ugodach wierzyciele najczęściej mylą dwa skutki: przerwanie (termin liczy się od nowa) i wstrzymanie (termin stoi na czas postępowania, a potem biegnie dalej).

Zdarzenie	Skutek dla przedawnienia	Przepis
Podpisanie ugody, w której dłużnik uznaje dług	przerywa – termin biegnie od nowa	art. 123 § 1 pkt 2, art. 124 § 1 KC
Prośba dłużnika o raty, częściowa wpłata z uznaniem reszty	zwykle przerywa (uznanie niewłaściwe)	art. 123 § 1 pkt 2 KC
Mediacja na podstawie umowy o mediację	wstrzymuje na czas mediacji	art. 121 pkt 5 KC
Zawezwanie do próby ugodowej	wstrzymuje na czas postępowania pojednawczego	art. 121 pkt 6 KC
Pozew, wniosek do komornika	przerywa	art. 123 § 1 pkt 1 KC
Ugoda sądowa lub mediacyjna zatwierdzona przez sąd	roszczenie z niej przedawnia się po 6 latach	art. 125 § 1 KC

Mediacja i zawezwanie do próby ugodowej nie przerywają przedawnienia (dawny art. 123 § 1 pkt 3 KC uchylono z dniem 30 czerwca 2022 r.). Jeśli do końca terminu zostało kilka tygodni, negocjacje go nie uratują – po zakończeniu mediacji termin biegnie dalej. Warto przy tym znać art. 183⁶ § 3 KPC: jeśli mediacja nie doszła do skutku (np. dłużnik nie zgodził się na nią), a wytoczysz powództwo w ciągu 3 miesięcy, skutki mediacji dla przedawnienia zostają zachowane.

Bezpieczna zasada: zanim zaczniesz negocjacje, policz datę przedawnienia w kalkulatorze przedawnienia. Gdy jest blisko, zadbaj o to, by dłużnik podpisał uznanie długu, albo złóż pozew – w razie ugody możesz go cofnąć lub zawrzeć ugodę sądową. Terminy dla różnych roszczeń zebraliśmy w tabeli terminów przedawnienia.

Kiedy ugoda ma sens, a kiedy lepiej od razu pozwać

Ugoda opłaca się, gdy:

• dłużnik odpowiada, przyznaje dług i ma realną zdolność do spłaty w ratach,
• zależy Ci na dalszej współpracy z kontrahentem,
• kwota jest średnia, a proces i egzekucja potrwałyby dłużej niż harmonogram rat,
• dłużnik kwestionuje część należności – ugoda zamyka spór i zastępuje kosztowne dowodzenie.

Lepiej od razu iść do sądu, gdy:

• dłużnik już raz złamał obietnicę zapłaty albo ugodę,
• nie odpowiada na pisma i telefony,
• zbliża się przedawnienie faktury,
• są sygnały, że wyprowadza majątek albo grozi mu niewypłacalność – wtedy liczy się czas, a pozew z wnioskiem o zabezpieczenie daje więcej niż rozmowy.

Nawet jeśli wybierzesz pozew, rozmowy o ugodzie nie są stracone. Pozew musi zawierać informację o próbie pozasądowego rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 KPC), a korespondencja z negocjacji to najlepszy dowód, że taka próba była.

Dłużnik nie dotrzymał ugody – co dalej?

Postępowanie zależy od formy ugody:

1. Ugoda pozasądowa – wyślij krótkie wezwanie, powołując się na klauzulę natychmiastowej wymagalności, a potem złóż pozew o całą pozostałą kwotę z odsetkami. Ugoda z uznaniem długu i wezwanie to komplet dokumentów do postępowania nakazowego (art. 485 § 1 pkt 3 KPC).
2. Akt notarialny z poddaniem się egzekucji – wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności, potem wniosek do komornika.
3. Ugoda przed mediatorem zatwierdzona przez nadanie klauzuli – od razu wniosek do komornika.
4. Ugoda w postępowaniu pojednawczym lub w procesie – wniosek o klauzulę wykonalności (jeśli nie nadano jej wcześniej), następnie komornik.

Jak wygląda sama egzekucja – od wniosku po zajęcie rachunku – opisujemy w przewodniku po egzekucji komorniczej. Jeśli ugoda była pozasądowa, potrzebujesz nakazu zapłaty lub wyroku: na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł, a ugodę i potwierdzenia wpłat wystarczy dołączyć jako dowody. Zamówisz go w kreatorze pozwu o zapłatę za 299 zł.

Najczęstsze błędy przy ugodach z dłużnikami

• Brak wyraźnego uznania długu – ugoda mówi tylko o ratach, a dłużnik w sądzie twierdzi, że nigdy nie przyznał kwoty.
• Bezwarunkowe umorzenie odsetek – po złamaniu ugody wierzyciel może mieć problem z ich dochodzeniem.
• Brak klauzuli natychmiastowej wymagalności – trzeba czekać do terminu ostatniej raty albo pozywać o każdą z osobna.
• Kara umowna za spóźnienie w zapłacie – sprzeczna z art. 483 § 1 KC.
• Podpis nieumocowanej osoby – np. pracownika księgowości spółki zamiast członka zarządu.
• Liczenie na to, że mediacja „przerwie” przedawnienie – tylko je wstrzymuje.
• Ugoda bez zabezpieczenia przy dużej kwocie – przy kilkudziesięciu tysiącach złotych akt notarialny z poddaniem się egzekucji jest zwykle wart kosztu.

Podsumowanie

Ugoda z dłużnikiem to umowa o wzajemnych ustępstwach (art. 917 KC). Żeby była skuteczna, musi zawierać wyraźne uznanie długu, konkretny harmonogram, warunkowe ustępstwa i natychmiastową wymagalność całości w razie opóźnienia. Ugoda pozasądowa przerywa przedawnienie, jeśli zawiera uznanie, ale nie jest tytułem egzekucyjnym. Do komornika pójdziesz z ugodą zawartą przed sądem (także w postępowaniu pojednawczym), z ugodą przed mediatorem zatwierdzoną przez sąd albo z aktem notarialnym z poddaniem się egzekucji. Mediacja i zawezwanie do próby ugodowej tylko wstrzymują przedawnienie, a obowiązkowa mediacja dotyczy wyłącznie sporów z umów o roboty budowlane. Zanim zaproponujesz raty, policz termin przedawnienia i zdecyduj, jakiej ochrony potrzebujesz, gdyby dłużnik znowu przestał płacić.