Koszty zastępstwa procesowego – stawki minimalne radcy i adwokata

Koszty zastępstwa procesowego to wynagrodzenie adwokata lub radcy prawnego, które strona przegrywająca zwraca wygrywającej. Nie jest to jednak zwrot faktury z kancelarii, tylko kwota wyliczona według stawek z rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości – według art. 98 § 3 KPC wynagrodzenie pełnomocnika wlicza się do kosztów procesu, „jednak niewyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach”. Stawka zależy głównie od wartości przedmiotu sprawy: przy sporze o 20 000 zł to 3600 zł w zwykłym procesie i 2400 zł w EPU, postępowaniu upominawczym albo nakazowym. Ogólne zasady rozliczania kosztów opisuje przewodnik kto płaci koszty procesu. Ten tekst skupia się na samych stawkach.

Skąd się biorą stawki minimalne

Stawki określają dwa akty:

• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 215),
• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 118).

Oba mają tę samą budowę i w sprawach cywilnych o zapłatę te same kwoty, a art. 99 KPC i tak nakazuje zwracać koszty radcy „w wysokości należnej według przepisów o wynagrodzeniu adwokata”. Dla dłużnika nie ma więc różnicy, kto reprezentował wierzyciela.

Rozporządzenia nie ustalają ceny, jaką kancelaria może wziąć od klienta. Wyznaczają podstawę, od której sąd liczy koszty zasądzane od przegranego (§ 15 ust. 1 rozporządzeń).

Tabela stawek minimalnych w sprawach o zapłatę

Wartością przedmiotu sporu w sprawie o pieniądze jest kwota z pozwu (art. 19 § 1 KPC) – bez odsetek i kosztów żądanych obok należności głównej (art. 20 KPC). Jak ją poprawnie ustalić przy kilku fakturach, wyjaśniamy w tekście o wartości przedmiotu sporu.

Wartość przedmiotu sprawy	Zwykły proces (§ 2)	Upominawcze, EPU, nakazowe (§ 3)
do 500 zł	90 zł	60 zł
ponad 500 zł do 1500 zł	270 zł	180 zł
ponad 1500 zł do 5000 zł	900 zł	600 zł
ponad 5000 zł do 10 000 zł	1800 zł	1200 zł
ponad 10 000 zł do 50 000 zł	3600 zł	2400 zł
ponad 50 000 zł do 200 000 zł	5400 zł	3600 zł
ponad 200 000 zł do 2 000 000 zł	10 800 zł	7200 zł
ponad 2 000 000 zł do 5 000 000 zł	15 000 zł	7200 zł
ponad 5 000 000 zł	25 000 zł	7200 zł

Stawki według stanu prawnego na dzień aktualizacji, zgodne z tekstami jednolitymi obu rozporządzeń. Obok wynagrodzenia do kosztów procesu wchodzą wydatki jednego pełnomocnika, np. dojazd na rozprawę (art. 98 § 3 KPC), a w praktyce także 17 zł opłaty skarbowej od złożonego pełnomocnictwa (część IV załącznika do ustawy o opłacie skarbowej).

Niższa stawka w nakazie zapłaty – i co się dzieje po sprzeciwie

W postępowaniu upominawczym, elektronicznym postępowaniu upominawczym, nakazowym i europejskim postępowaniu nakazowym obowiązują niższe stawki z § 3 – do 2 mln zł o jedną trzecią niższe niż w zwykłym procesie (powyżej 200 000 zł to stałe 7200 zł, więc przy większych sporach różnica rośnie). Pełnomocnik przygotowuje pozew, a sąd wydaje nakaz bez rozprawy.

Jeśli jednak dłużnik skutecznie wniesie sprzeciw lub zarzuty, opłatę ustala się na zasadach ogólnych (§ 3 ust. 2). Przy długu 20 000 zł nakaz obejmie więc 2400 zł kosztów zastępstwa, a wyrok po sprzeciwie – 3600 zł. Co dzieje się w sprawie po sprzeciwie, opisujemy w tekście dłużnik wniósł sprzeciw od nakazu.

Apelacja, klauzula, egzekucja – stawki na dalszych etapach

Koszty zastępstwa nie kończą się na pierwszej instancji. Wybrane stawki z obu rozporządzeń:

Czynność	Stawka minimalna
Apelacja przed sądem okręgowym (§ 10 ust. 1 pkt 1)	50% stawki, a gdy w I instancji sprawy nie prowadził ten sam pełnomocnik – 75%; nie mniej niż 120 zł
Apelacja przed sądem apelacyjnym (§ 10 ust. 1 pkt 2)	75% stawki, a przy nowym pełnomocniku – 100%; nie mniej niż 240 zł
Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności (§ 8 ust. 1 pkt 14)	120 zł
Egzekucja z nieruchomości (§ 8 ust. 1 pkt 7)	50% stawki z § 2
Egzekucja innego rodzaju, np. z rachunku lub wynagrodzenia (§ 8 ust. 1 pkt 7)	25% stawki z § 2
Skarga na czynności komornika (§ 8 ust. 1 pkt 8)	160 zł

Przykład: wierzyciel z pełnomocnikiem egzekwuje z rachunku bankowego 20 000 zł – koszty zastępstwa w egzekucji to 25% z 3600 zł, czyli 900 zł. Ściąga je komornik razem z długiem jako koszty egzekucji (art. 770 KPC). Jak przebiega apelacja w sprawie o zapłatę, opisujemy w osobnym poradniku o apelacji.

Dlaczego sąd zasądza zwykle stawkę minimalną

Zgodnie z § 16 rozporządzeń wniosek o koszty może zawierać oświadczenie o tym, ile strona faktycznie płaci pełnomocnikowi. Bez takiego oświadczenia sąd przyjmuje stawkę minimalną, chyba że okoliczności sprawy przemawiają za wyższą.

Wyższą opłatę sąd może przyznać na podstawie § 15 ust. 3 rozporządzeń i art. 109 § 2 KPC, biorąc pod uwagę:

• niezbędny nakład pracy pełnomocnika – czas przygotowania, liczbę rozpraw, czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu, także przed wniesieniem pozwu,
• wartość przedmiotu sprawy,
• wkład pełnomocnika w wyjaśnienie faktów i spornych zagadnień prawnych,
• rodzaj i zawiłość sprawy, np. obszerny materiał dowodowy, opinie biegłych, wielu świadków.

Górna granica to sześciokrotność stawki minimalnej, ale nie więcej niż wartość przedmiotu sprawy. Działa to też w drugą stronę: w szczególnie uzasadnionych przypadkach pełnomocnik może ustalić opłatę niższą od minimalnej, a sąd na jego wniosek zasądzi ją w tej wysokości (§ 18 rozporządzeń).

Wynagrodzenie umówione a koszty zasądzone

To najczęstsze nieporozumienie. Ile płacisz kancelarii, to sprawa Twojej umowy z kancelarią. Ile odzyskasz od dłużnika, wyznacza sąd według rozporządzenia. Te dwie kwoty rzadko są równe.

	Wynagrodzenie umówione	Koszty zastępstwa zasądzone
Kto ustala	klient i kancelaria w umowie	sąd w orzeczeniu
Podstawa	swoboda umów (ryczałt, stawka godzinowa, premia za sukces)	stawki z rozporządzeń, co do zasady minimalne
Górna granica	brak	sześciokrotność stawki minimalnej, nie więcej niż wartość sprawy
Kto płaci	klient	przegrany przeciwnik
Różnica	pokrywa klient z własnej kieszeni	–

Przykład: przy długu 30 000 zł kancelaria bierze 6000 zł za prowadzenie sprawy. Po wygranej sąd zasądza od dłużnika 3600 zł kosztów zastępstwa i 17 zł opłaty skarbowej. Pozostałe 2400 zł wierzyciel płaci sam, a zasądzone 3600 zł odzyska tylko wtedy, gdy dłużnik ma z czego zapłacić. Od zasądzonych kosztów należą się odsetki ustawowe za opóźnienie, o czym piszemy w tekście o odsetkach od kosztów procesu.

Pamiętaj też o terminie: strona z adwokatem lub radcą musi zgłosić wniosek o koszty albo złożyć spis kosztów najpóźniej przed zamknięciem rozprawy, inaczej roszczenie o zwrot wygasa (art. 109 § 1 KPC). Wniosek o „koszty zastępstwa procesowego według norm przepisanych” wpisuje się zwykle już w pozwie.

Sprawa bez pełnomocnika: co odzyskasz, a czego nie

Koszty zastępstwa przysługują wyłącznie stronie, którą w procesie reprezentuje adwokat, radca prawny lub rzecznik patentowy. Jeśli prowadzisz sprawę sam, do kosztów procesu zalicza się poniesione koszty sądowe (np. opłatę od pozwu), koszty przejazdów do sądu i równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa, przy czym utracony zarobek nie może przekroczyć wynagrodzenia jednego adwokata (art. 98 § 2 KPC). Sąd przyzna je z urzędu, nawet bez wniosku (art. 109 § 1 zd. 2 KPC).

Nie odzyskasz w ten sposób pieniędzy wydanych na pomoc prawnika, który nie był Twoim pełnomocnikiem – np. za przygotowanie pozwu, który sam podpisujesz i wnosisz. Dotyczy to także usługi Pozywacz.pl: na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł, a Ty składasz go we własnym imieniu. Tych 299 zł co do zasady nie odzyskasz od dłużnika, ale opłatę od pozwu – tak.

Przy typowej, dobrze udokumentowanej fakturze to często tańsza droga niż honorarium kancelarii, z którego odzyskasz tylko część. Porównanie kosztów obu dróg znajdziesz w poradniku ile kosztuje pozew o zapłatę na blogu Pozywacz.pl. Gdy sprawa jest sporna i wymaga wielu rozpraw lub biegłych, pełnomocnik procesowy bywa lepszym wyborem – koszty zastępstwa częściowo zrekompensują jego wynagrodzenie.

Zanim jednak pójdziesz do sądu, wyślij dłużnikowi wezwanie z terminem. Pozwany, który nie dał powodu do wytoczenia sprawy (np. nie dostał wezwania) i uznał żądanie przy pierwszej czynności procesowej, może uniknąć kosztów procesu (art. 101 KPC). Profesjonalne wezwanie do zapłaty przygotowane przez prawnika kosztuje 99 zł – podpisujesz je i wysyłasz sam. Kwotę odsetek do wezwania policzysz w darmowym kalkulatorze odsetek.

Podsumowanie

• Przegrany zwraca wynagrodzenie adwokata lub radcy tylko do stawek z rozporządzeń MS – takich samych dla obu zawodów: od 90 zł do 25 000 zł w zwykłym procesie (art. 98 § 3, art. 99 KPC).
• W EPU, postępowaniu upominawczym i nakazowym stawki są niższe; po skutecznym sprzeciwie lub zarzutach liczy się je według zwykłej tabeli.
• Sąd zasądza co do zasady stawkę minimalną, wyższą – maksymalnie sześciokrotność – tylko przy uzasadnionym nakładzie pracy. Resztę honorarium pokrywa klient.
• Strona bez pełnomocnika odzyska koszty sądowe, przejazdy i utracony zarobek, ale nie koszty pomocy prawnej.

Jeśli Twoja sprawa jest prosta, a dowody kompletne, pozew o zapłatę za 299 zł, przygotowany przez prawnika, może okazać się tańszy niż pełnomocnik, którego wynagrodzenia dłużnik i tak nie zwróci w całości.