Działalność nierejestrowana – klient nie płaci. Co możesz zrobić?

Gdy klient nie płaci, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może dochodzić zapłaty dokładnie tak jak każda osoba fizyczna: wezwaniem do zapłaty, a potem pozwem do sądu rejonowego albo w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU). Brak wpisu do CEIDG, NIP-u i faktury VAT nie odbiera prawa do wynagrodzenia. Różnice są dwie: co do zasady nie przysługują Ci odsetki handlowe ani rekompensata 40 euro, a termin przedawnienia trzeba liczyć ostrożniej niż przy zwykłej firmie.

Ten tekst uzupełnia przewodnik klient nie płaci freelancerowi – co robić, w którym opisujemy cały proces krok po kroku.

Czym jest działalność nierejestrowana w 2026 r.?

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480 ze zm., w brzmieniu nadanym ustawą z 25 lipca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1168) nie stanowi działalności gospodarczej działalność osoby fizycznej, której przychód należny nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia i która przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej. Kwartalny limit obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. – wcześniej był to limit miesięczny w wysokości 75% minimalnego wynagrodzenia.

Rok	Minimalne wynagrodzenie	Limit przychodu należnego
2026	4806 zł	10 813,50 zł na kwartał
2027	4950 zł	11 137,50 zł na kwartał

Kwoty minimalnego wynagrodzenia wynikają z rozporządzeń Rady Ministrów (Dz.U. 2025 poz. 1242 na 2026 r. i Dz.U. 2026 poz. 1213 na 2027 r.).

Dwa szczegóły ważne przy windykacji:

• liczy się przychód należny, czyli kwoty należne, „choćby nie zostały faktycznie otrzymane” (art. 5 ust. 6) – niezapłacony rachunek też wlicza się do limitu,
• jeśli przekroczysz limit, działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia przekroczenia, a wniosek o wpis do CEIDG składasz w ciągu 7 dni (art. 5 ust. 3 i 4).

Nie stosuje się tej formy do działalności w ramach spółki cywilnej (art. 5 ust. 5).

Czy mogę pozwać klienta, skoro nie mam firmy?

Tak. Zdolność do bycia stroną w sądzie ma każda osoba fizyczna – wpis do rejestru nie jest tu potrzebny. W pozwie podajesz swoje imię, nazwisko, PESEL i adres, a jako dłużnika – klienta (osobę albo firmę). Sąd nie pyta, czy masz NIP, tylko czy wykazałeś trzy rzeczy: że zawarliście umowę, że ją wykonałeś i ile Ci się należy.

Umowy, które zwykle zawiera osoba z działalnością nierejestrowaną – o dzieło, zlecenie, świadczenie usług, sprzedaż rękodzieła – nie wymagają formy pisemnej. Jeśli ustalenia zapadły mailem lub na komunikatorze, przeczytaj, jak pozwać klienta bez pisemnej umowy.

Rachunek zamiast faktury – czy to wystarczy jako dowód?

Faktura nie jest warunkiem dochodzenia zapłaty. Nawet przy firmach sąd traktuje ją jako dowód pomocniczy, a nie źródło długu – liczy się umowa i jej wykonanie. Przy działalności nierejestrowanej zestaw dowodów wygląda zwykle tak:

Co wykazujesz	Dowody
Zawarcie umowy i cenę	oferta lub wycena, mail albo wiadomość z akceptacją, regulamin sklepu, zamówienie
Wykonanie pracy	przekazane pliki, potwierdzenie odbioru, list przewozowy, publikacja efektów przez klienta
Wysokość należności	rachunek, cennik, wcześniejsze rozliczenia z klientem
Brak zapłaty	wyciąg z konta, przypomnienia, wezwanie do zapłaty, odpowiedzi klienta

To, czy w danej sytuacji musisz wystawić klientowi fakturę na jego żądanie, jest kwestią podatkową, odrębną od prawa do zapłaty. Rachunek z opisem usługi, kwotą i terminem płatności w zupełności wystarczy, żeby wykazać w sądzie, czego żądasz. Więcej o budowaniu materiału dowodowego, zanim termin płatności w ogóle minie, piszemy w tekście Pozywacz.pl o dowodach do pozwu zbieranych przed terminem płatności.

Jakie odsetki należą się przy działalności nierejestrowanej?

Odsetki ustawowe za opóźnienie, a nie handlowe. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy umów, których wyłącznymi stronami są podmioty z jej art. 2 – przede wszystkim przedsiębiorcy w rozumieniu Prawa przedsiębiorców. Skoro działalność nierejestrowana z mocy art. 5 tej ustawy nie jest działalnością gospodarczą, jej wykonawca co do zasady nie jest przedsiębiorcą, a umowa z klientem nie jest transakcją handlową – nawet gdy klientem jest duża spółka. Wyjątkiem może być osoba wykonująca wolny zawód, którą art. 2 pkt 4 ustawy wymienia osobno.

Uprawnienie	Firma w CEIDG wobec firmy	Działalność nierejestrowana
Odsetki	handlowe: stopa ref. NBP + 10 pp	ustawowe za opóźnienie: stopa ref. NBP + 5,5 pp (art. 481 § 2 KC)
Rekompensata 40 / 70 / 100 euro	tak (art. 10 ustawy)	nie
Ustawowe limity terminów płatności	tak	nie – liczy się umowa

Odsetki liczysz od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty. Najprościej zrobić to w kalkulatorze odsetek ustawowych, który uwzględnia zmiany stóp NBP w czasie.

Uwaga na wyjątek: jeśli przekroczyłeś limit przychodu, od dnia przekroczenia wykonujesz działalność gospodarczą. Umowy zawarte z firmami po tej dacie mogą już być transakcjami handlowymi.

Ile masz czasu? Przedawnienie przy działalności nierejestrowanej

Tu trzeba być ostrożnym. Ogólny termin z art. 118 KC to 6 lat, a dla roszczeń „związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej” – 3 lata. Czy działalność nierejestrowana mieści się w tym pojęciu na gruncie Kodeksu cywilnego, nie jest przesądzone, bo kodeks ma własną definicję przedsiębiorcy (art. 43¹ KC), szerszą niż Prawo przedsiębiorców. Nie licz na 6 lat.

Dla większości zleceń i tak zadziałają przepisy szczególne, które nie zależą od wpisu do CEIDG:

• umowa o dzieło (grafika, tekst, strona, rękodzieło na zamówienie) – 2 lata od oddania dzieła (art. 646 KC),
• usługi świadczone stale (sprzątanie, opieka nad social media) – 2 lata dla osób, które „stale” trudnią się takimi czynnościami (art. 751 pkt 1 KC); przy korepetycjach i innej nauce prowadzonej zawodowo – też 2 lata (art. 751 pkt 2 KC),
• sprzedaż (np. własnych wyrobów) – możliwe 2 lata z art. 554 KC, co bywa sporne przy braku firmy.

Zasada bezpieczeństwa: przyjmij najkrótszy możliwy termin i złóż pozew przed kalendarzową datą jego upływu, nie licząc na przesunięcie na koniec roku. Datę sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia, a różnice między umową o dzieło i zleceniem wyjaśniamy w tekście umowa o dzieło czy zlecenie a zapłata.

Jeśli klient jest konsumentem, po upływie terminu sąd co do zasady uwzględni przedawnienie z urzędu (art. 117 § 2¹ KC) – kolejny powód, by nie zwlekać.

Jaki sąd i jaki tryb wybrać?

Sąd: przy kwotach do 100 000 zł – sąd rejonowy. Pozew składasz według miejsca zamieszkania lub siedziby klienta (art. 27 i 30 KPC) albo w sądzie miejsca wykonania umowy – przy usługach jest to miejsce, w którym usługi miały być świadczone (art. 34 KPC). Przy pracy zdalnej to drugie bywa niejasne, więc sąd klienta jest zwykle pewniejszy.

Wydział: sprawa co do zasady nie będzie gospodarcza – art. 458² § 1 pkt 1 KPC obejmuje spory między przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, a działalność nierejestrowana z mocy art. 5 Prawa przedsiębiorców nią nie jest. Trafi więc do wydziału cywilnego, a przy wartości przedmiotu sporu do 20 000 zł – do postępowania uproszczonego (art. 505¹ KPC).

EPU: e-sąd jest dostępny dla każdego, także bez firmy. Warunki to roszczenie pieniężne wymagalne w ciągu ostatnich 3 lat (art. 505²⁹ᵃ KPC) i możliwość doręczenia nakazu dłużnikowi w Polsce (art. 505²⁸ § 2 KPC). To dobra droga przy prostych, bezspornych należnościach – szczegóły w poradniku EPU krok po kroku.

Klient-konsument: jeśli pozywasz osobę prywatną w zwykłym trybie, w pozwie powołaj od razu wszystkie dowody. Przepisy o sprawach konsumenckich (art. 458¹⁴ i nast. KPC) dotyczą pozwów przedsiębiorcy przeciwko konsumentowi, a czy osoba z działalnością nierejestrowaną jest przedsiębiorcą w rozumieniu Kodeksu cywilnego (art. 43¹ KC), nie jest przesądzone (w EPU tych przepisów się nie stosuje), ale kompletny pozew i tak chroni przed zarzutem spóźnionych dowodów.

Wezwanie, potem pozew – jak to zrobić tanio

Zanim pójdziesz do sądu, wyślij klientowi wezwanie do zapłaty z kwotą, numerem rachunku i ostatecznym terminem. Często to wystarcza, a w pozwie pokażesz, że próbowałeś załatwić sprawę polubownie. Wezwanie możesz napisać sam albo zamówić wezwanie przygotowane przez prawnika za 99 zł – PDF dostajesz w ok. 24 godziny, a podpisujesz i wysyłasz je samodzielnie.

Jeśli klient dalej milczy, kolejnym krokiem jest pozew. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł. Opisujesz sprawę online, dołączasz umowę, rachunek i korespondencję, a gotowe pismo dostajesz do podpisu – to pozew o zapłatę także bez firmy, bez wizyty w kancelarii. Do tej kwoty dochodzi opłata sądowa, którą przy wygranej co do zasady zwraca przegrany; samo wynagrodzenie za przygotowanie pisma zwykle nie wchodzi w zasądzane koszty procesu, jeśli nie działa w sprawie pełnomocnik.

Podsumowanie

• Działalność nierejestrowana nie przeszkadza w dochodzeniu zapłaty – pozywasz jako osoba fizyczna, w sądzie rejonowym lub w EPU.
• Wystarczą umowa (także mailowa), rachunek i dowody wykonania pracy; faktura VAT nie jest konieczna.
• Należą się odsetki ustawowe za opóźnienie (stopa ref. NBP + 5,5 pp), ale nie odsetki handlowe i nie rekompensata 40 euro.
• Przedawnienie licz ostrożnie: przy dziele i usługach świadczonych stale zwykle 2 lata, w pozostałych przypadkach nie zakładaj więcej niż 3 lata.
• Pamiętaj o limicie: od 2026 r. to 225% minimalnego wynagrodzenia w kwartale, a po jego przekroczeniu stajesz się przedsiębiorcą.