Klient nie płaci freelancerowi – co robić krok po kroku

Gdy klient nie płaci freelancerowi, działaj według prostego planu: ustal, jaką umowę faktycznie zawarliście, zabezpiecz dowody wykonania pracy, wyślij wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem, a gdy to nie pomoże – złóż pozew. Brak pisemnej umowy nie przekreśla sprawy, bo umowę o dzieło czy zlecenie można zawrzeć mailem albo na komunikatorze. Największe ryzyko to czas: wynagrodzenie freelancera bardzo często przedawnia się już po 2 latach, a nie po 3.

Ten poradnik jest dla grafików, programistów, copywriterów, tłumaczy, fotografów i wszystkich, którzy pracują „na projekt” – z działalnością gospodarczą albo bez niej. Ogólne zasady odzyskiwania należności od kontrahentów opisujemy w tekście jak odzyskać dług od firmy, a tutaj skupiamy się na tym, co jest specyficzne dla freelancingu.

Jaką umowę zawarłeś z klientem – dzieło, zlecenie czy usługi B2B?

To pierwsze pytanie, które trzeba sobie zadać, bo od odpowiedzi zależą termin przedawnienia, moment, w którym należy się wynagrodzenie, i to, czy przysługują Ci odsetki handlowe oraz rekompensata. Nazwa umowy ma drugorzędne znaczenie – sąd ocenia, co strony faktycznie uzgodniły.

• Umowa o dzieło (art. 627 KC) – zobowiązujesz się do konkretnego, sprawdzalnego rezultatu: logo, strona internetowa, przetłumaczony dokument, sesja zdjęciowa, tekst. Wynagrodzenie należy się co do zasady w chwili oddania dzieła (art. 642 § 1 KC).
• Umowa zlecenia (art. 734 KC) – zobowiązujesz się do starannego działania, a nie do konkretnego efektu, np. prowadzenie social mediów, obsługa klienta, konsultacje. Wynagrodzenie należy się po wykonaniu zlecenia, chyba że umowa lub przepisy stanowią inaczej (art. 744 KC).
• Umowa o świadczenie usług (art. 750 KC) – typowy „kontrakt B2B” programisty czy specjalisty rozliczającego się fakturą co miesiąc. Stosuje się do niej odpowiednio przepisy o zleceniu.

Wiele projektów ma cechy kilku umów naraz – np. stała opieka nad stroną (usługi) plus jednorazowe wdrożenie nowego modułu (dzieło). Jeśli nie masz pewności, jak sąd zakwalifikuje Twoją umowę, przyjmij najkrótszy możliwy termin przedawnienia i działaj szybciej.

Gdy nie ustaliliście kwoty

Brak wyraźnie ustalonej stawki nie oznacza, że pracowałeś za darmo. Przy umowie o dzieło, jeśli strony nie określiły wynagrodzenia, poczytuje się w razie wątpliwości, że chodziło o zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju, a gdy nie da się go ustalić – o wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy (art. 628 § 1 KC). Zlecenie jest co do zasady odpłatne – chyba że z umowy lub okoliczności wynika, że miało być wykonane za darmo – a gdy nie ma taryfy ani ustalonej stawki, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 KC). W praktyce warto mieć dowody na stawki rynkowe – cenniki, wcześniejsze faktury dla tego samego klienta albo wyceny z rozmów.

Czy bez pisemnej umowy można odzyskać pieniądze?

Tak. Ani umowa o dzieło, ani zlecenie, ani umowa o świadczenie usług nie wymagają formy pisemnej. Umowę można zawrzeć mailem, w wiadomości na komunikatorze, przez akceptację wyceny, a nawet ustnie. Wyjątkiem jest przeniesienie autorskich praw majątkowych, które wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) – ale to dotyczy praw do utworu, a nie samego obowiązku zapłaty.

W sporze o zapłatę liczy się to, co udowodnisz. Freelancer często ma więcej dowodów, niż mu się wydaje:

Dowód	Co potwierdza
Mail lub wiadomość z wyceną i odpowiedzią „akceptuję”, „działamy”	zawarcie umowy i wysokość wynagrodzenia
Brief, specyfikacja, lista poprawek od klienta	zakres zlecenia i to, że klient go określił
Link do przesłanych plików, potwierdzenie pobrania, commit w repozytorium klienta, publikacja na stronie klienta	wykonanie i oddanie pracy
Faktura lub rachunek wysłany mailem	wysokość roszczenia i termin płatności
Zapłacona zaliczka lub wcześniejsze faktury	że strony współpracowały na tych zasadach
Wiadomość „zapłacimy w przyszłym tygodniu”, „prosimy o rozłożenie na raty”	uznanie długu (to także przerywa przedawnienie)

Zrób zrzuty ekranu i eksport rozmów od razu – konta na komunikatorach bywają usuwane, a dostęp do wspólnych folderów odbierany. Szczególnie cenne są wiadomości, w których klient korzysta z Twojej pracy, np. publikuje grafikę czy uruchamia stronę. Jak przygotować dowody jeszcze przed terminem płatności, opisuje poradnik jak przygotować dowody do pozwu, gdy przeczuwasz, że klient nie zapłaci.

Kiedy przedawnia się wynagrodzenie freelancera?

To najważniejsza pułapka. Wielu freelancerów słyszało, że „faktura przedawnia się po 3 latach”, tymczasem 3 lata z art. 118 KC to tylko zasada ogólna, która ustępuje przepisom szczególnym. Przy freelancingu przepisy szczególne stosuje się bardzo często.

Rodzaj umowy	Termin przedawnienia	Od kiedy liczyć
Umowa o dzieło	2 lata (art. 646 KC)	od dnia oddania dzieła, a jeśli nie zostało oddane – od dnia, w którym miało być oddane
Zlecenie lub usługi wykonywane stale albo w ramach działalności przedsiębiorstwa	2 lata (art. 751 pkt 1 KC, przy usługach w zw. z art. 750 KC)	od dnia wymagalności, czyli co do zasady od dnia po terminie płatności
Inne roszczenia związane z działalnością gospodarczą	3 lata (art. 118 KC)	od dnia wymagalności
Pozostałe roszczenia (poza działalnością)	6 lat (art. 118 KC)	od dnia wymagalności

Dwie rzeczy wymagają szczególnej uwagi:

1. Przy dziele liczy się dzień oddania dzieła, a nie termin płatności faktury. Art. 646 KC sam wyznacza początek biegu przedawnienia. Jeśli oddałeś projekt w lutym, a fakturę z 30-dniowym terminem wystawiłeś w kwietniu, bezpieczniej liczyć od lutego.
2. Przepis z art. 751 pkt 1 KC dotyczy osób, które trudnią się danymi czynnościami stale albo w ramach działalności przedsiębiorstwa. Programista, grafik czy tłumacz, który zawodowo i regularnie wykonuje takie zlecenia, zwykle spełnia ten warunek – także wtedy, gdy nie ma zarejestrowanej firmy. Przy jednorazowym zleceniu wykonanym okazjonalnie przez osobę bez firmy może natomiast obowiązywać termin ogólny z art. 118 KC. Przepis ten nie dotyczy umowy o dzieło – tam stosuje się art. 646 KC.

Terminy 2- i 3-letnie kończą się z ostatnim dniem roku kalendarzowego (art. 118 KC). Przykład: dzieło oddane 20 marca 2025 r. – przedawnienie upływa 31 grudnia 2027 r. Konkretną datę dla swojej faktury najszybciej sprawdzisz w darmowym kalkulatorze przedawnienia.

Pamiętaj: przedawnienie przerywa pozew (także w EPU) albo uznanie długu przez klienta (art. 123 § 1 KC). Wezwanie do zapłaty, kolejne maile i telefony go nie przerywają. Mediacja i zawezwanie do próby ugodowej jedynie wstrzymują jego bieg na czas trwania (art. 121 pkt 5 i 6 KC).

Jakie odsetki i rekompensata należą się freelancerowi?

Za każdy dzień opóźnienia należą się odsetki – ale ich rodzaj zależy od tego, kim są strony umowy.

• Freelancer z działalnością gospodarczą, klient – firma (transakcja handlowa): odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych (co do zasady stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych) oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności – 40, 70 lub 100 euro, zależnie od kwoty, od każdej transakcji (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Więcej w tekście o rekompensacie 40 euro.
• Freelancer bez firmy (umowa o dzieło lub zlecenie jako osoba prywatna) albo klient – konsument: odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 KC). Rekompensata się nie należy.

Odsetki przydadzą się w wezwaniu i w pozwie. Zamiast liczyć je ręcznie, skorzystaj z darmowego kalkulatora odsetek ustawowych.

Co z prawami autorskimi, gdy klient nie zapłacił?

Grafik, copywriter czy programista tworzy zwykle utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga umowy na piśmie pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), a umowa obejmuje tylko pola eksploatacji w niej wymienione (art. 41 ust. 2 tej ustawy). Jeśli więc współpraca toczyła się wyłącznie mailowo, klient mógł nie nabyć praw autorskich, a w najlepszym razie korzysta z utworu na podstawie licencji wynikającej z ustaleń stron. Wiele umów zawiera też klauzulę, że prawa przechodzą na klienta dopiero z chwilą zapłaty wynagrodzenia.

To może być mocny argument w negocjacjach, ale nie zastępuje pozwu o zapłatę. Zanim zagrozisz klientowi zablokowaniem strony, usunięciem plików czy roszczeniami z tytułu naruszenia praw autorskich, skonsultuj sprawę z prawnikiem – samowolne działania (np. wyłączenie działającej usługi bez podstawy w umowie) mogą obrócić się przeciwko Tobie.

Czy można odstąpić od umowy?

Przy umowach wzajemnych, gdy druga strona jest w zwłoce, można wyznaczyć jej dodatkowy termin i po jego bezskutecznym upływie odstąpić od umowy (art. 491 § 1 KC). Przy freelancingu rzadko jest to jednak korzystne: odstąpienie oznacza zwrot tego, co strony sobie świadczyły, zamiast żądania zapłaty. Jeśli praca jest wykonana i oddana, zwykle lepiej domagać się wynagrodzenia.

Jak napisać wezwanie do zapłaty jako freelancer?

Wezwanie to ostatnie ostrzeżenie przed sądem i jednocześnie dowód, że próbowałeś rozwiązać sprawę polubownie – pozew musi zawierać informację, czy strony podjęły taką próbę (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Dobre wezwanie zawiera:

1. Dane Twoje i klienta (przy firmie – NIP, przy osobie prywatnej – imię, nazwisko i adres).
2. Kwotę główną i podstawę: numer faktury lub rachunku, nazwę projektu, datę oddania pracy.
3. Odsetki od dnia opóźnienia, a przy transakcji handlowej – rekompensatę.
4. Ostateczny termin zapłaty, np. 7 dni od doręczenia, i numer rachunku.
5. Zapowiedź skierowania sprawy do sądu po bezskutecznym upływie terminu.

Wyślij je listem poleconym (lub e-Doręczeniem, jeśli klient ma adres do doręczeń elektronicznych) i dodatkowo mailem – na adres, z którego prowadziliście korespondencję. Szczegóły i wzorcowe elementy omawiamy w tekście wezwanie do zapłaty – co musi zawierać.

Jeśli wolisz, żeby pismo wyszło od prawnika, zamów wezwanie do zapłaty dla freelancera za 99 zł. Pismo przygotowane przez prawnika często sprawia, że klient, który od tygodni „zaraz płaci”, przelewa pieniądze bez sądu. Gdy klient całkiem zamilkł, zajrzyj do tekstu klient nie odpowiada i nie płaci.

Jak pozwać klienta, który nie płaci?

Jeśli termin z wezwania minął, czas na pozew. Do wyboru są dwie główne drogi:

• Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) – pozew składasz online w e-sądzie, bez załączania dokumentów (wystarczy je opisać). Szybkie i tanie, ale tylko dla roszczeń wymagalnych w ciągu 3 lat przed wniesieniem pozwu. Gdy klient złoży sprzeciw, sprawa trafia do zwykłego sądu.
• Pozew w zwykłym sądzie – składasz go z dowodami. Sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, a jeśli masz odpowiednie dokumenty (np. pisemne uznanie długu przez klienta), możesz wnosić o nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 485 KPC). Gdy obie strony są przedsiębiorcami i spór dotyczy ich działalności, sprawa toczy się jako gospodarcza, z ostrzejszymi rygorami dowodowymi.

Porównanie obu dróg znajdziesz w tekście EPU czy pozew tradycyjny. Niezależnie od wyboru pozew przerywa bieg przedawnienia, więc jeśli do końca terminu zostało niewiele czasu, nie czekaj na kolejne obietnice klienta.

Samodzielne napisanie pozwu jest możliwe, ale błędy formalne (źle oznaczony pozwany, brak wyliczenia odsetek, nieprawidłowa opłata) wydłużają sprawę. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – opisujesz sprawę online i dołączasz korespondencję z klientem. Przez kreator pozwu o zapłatę zrobisz to bez wizyty w kancelarii.

Klient z zagranicy

Jeśli klient ma siedzibę w innym państwie UE, w grę wchodzą m.in. europejski nakaz zapłaty i europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń (dla roszczeń do 5000 euro) – obie procedury są przeznaczone dla spraw transgranicznych. Właściwość sądu i prawo właściwe zależą wtedy od umowy i przepisów unijnych – w takiej sprawie warto od razu skorzystać z pomocy prawnika.

Jak zabezpieczyć się na przyszłość?

Najtańsza windykacja to ta, której nie trzeba prowadzić. Przy kolejnych projektach:

• Bierz zaliczkę – np. 30–50% przed rozpoczęciem pracy. Klient, który odmawia jakiejkolwiek przedpłaty, jest sygnałem ostrzegawczym.
• Dziel projekt na etapy z osobnymi płatnościami – ryzykujesz wtedy tylko jeden etap.
• Potwierdzaj ustalenia mailem – zakres, cenę, termin, liczbę poprawek. Wystarczy krótkie podsumowanie po rozmowie telefonicznej.
• Zastrzeż przeniesienie praw autorskich z chwilą zapłaty i spisz je na piśmie z wymienieniem pól eksploatacji.
• Wpisz termin płatności do umowy lub wyceny. Gdy terminu nie ma, świadczenie trzeba spełnić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC), co komplikuje liczenie odsetek.
• Nie zwlekaj z reakcją – przypomnienie dzień po terminie, wezwanie po 2–3 tygodniach. Im dłużej czekasz, tym mniejsza szansa na zapłatę.

Podsumowanie

Gdy klient nie płaci freelancerowi, kluczowe są trzy rzeczy: ustalenie rodzaju umowy, dowody i czas. Brak pisemnej umowy nie przesądza sprawy, bo korespondencja z ustaleniami i potwierdzeniem oddania pracy zwykle wystarcza. Pilnuj przedawnienia – przy dziele 2 lata od oddania dzieła (art. 646 KC), przy usługach świadczonych stale co do zasady 2 lata (art. 751 pkt 1 KC). Zacznij od wezwania do zapłaty z ostatecznym terminem, a gdy nie przyniesie skutku, złóż pozew. Jeśli nie chcesz robić tego sam, Pozywacz.pl przygotuje wezwanie albo pozew online za stałą cenę.