W skrócie
Tak – umowa o dzieło, zlecenie i umowa o świadczenie usług nie wymagają formy pisemnej, więc zawarta mailem, na komunikatorze albo ustnie jest ważna (art. 60 KC), a freelancer może pozwać klienta o zapłatę. Gdy nie ustalono kwoty, należy się zwykłe wynagrodzenie za dzieło danego rodzaju albo wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (art. 628 § 1 i art. 735 § 2 KC). Pilnuj terminu – wynagrodzenie za dzieło przedawnia się po 2 latach od oddania dzieła (art. 646 KC).
- Oświadczenie woli można złożyć przez każde zachowanie, które dostatecznie je ujawnia, także w postaci elektronicznej (art. 60 KC) – mail „akceptuję wycenę” zawiera umowę.
- Kodeks nie wymaga formy pisemnej dla umowy o dzieło ani zlecenia, więc ograniczenia dowodowe z art. 74 KC co do zasady w ogóle nie wchodzą w grę.
- Nawet gdy forma była zastrzeżona dla celów dowodowych, ograniczeń nie stosuje się między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 KC).
- Bez ustalonej kwoty za dzieło należy się zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju (art. 628 § 1 KC), a przy zleceniu – wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 § 2 KC).
- W e-sądzie (EPU) można dochodzić tylko roszczeń wymagalnych w ciągu 3 lat przed złożeniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ KPC).
Stan prawny na 20 września 2026.
Tak, freelancer bez pisemnej umowy może pozwać klienta o zapłatę. Umowa o dzieło, zlecenie i umowa o świadczenie usług nie wymagają żadnej szczególnej formy – mail z akceptacją wyceny, wiadomość na komunikatorze, a nawet ustne „działaj” zawierają ważną umowę. Brak papieru nie odbiera prawa do wynagrodzenia – w sądzie liczą się dowody. Jeśli kwoty nie ustalono, kodeks daje prawo do wynagrodzenia zwykłego albo odpowiadającego wykonanej pracy.
Szerszy plan działania opisujemy w przewodniku klient nie płaci freelancerowi – co robić.
Jak doszło do umowy, skoro nic nie podpisaliście?
Podstawą jest art. 60 KC: wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny, w tym w postaci elektronicznej. W praktyce freelancera umowę zawierają najczęściej:
- mail lub wiadomość z akceptacją – „akceptuję wycenę”, „robimy”, „proszę zaczynać”,
- zaakceptowany brief lub ofertę wysłaną przez Ciebie, na którą klient odpisał z poprawkami do zakresu, ale nie do ceny,
- przystąpienie do pracy na prośbę klienta, który żądał szybkiego wykonania – wtedy umowa może dojść do skutku przez samo podjęcie pracy (art. 69 KC),
- zachowanie klienta po fakcie – przesyłanie uwag do kolejnych wersji, korzystanie z efektów pracy, zapłata zaliczki.
Ani przepisy o dziele (art. 627 i nast. KC), ani o zleceniu (art. 734 i nast. KC), ani art. 750 KC o umowach o świadczenie usług nie przewidują formy pisemnej. Jedyny ważny wyjątek w pracy kreatywnej to przeniesienie autorskich praw majątkowych, które wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). To jednak dotyczy praw do utworu, a nie obowiązku zapłaty za wykonaną pracę.
Czy brak formy pisemnej ogranicza dowody w sądzie?
Obawa, że „bez umowy nie da się nic udowodnić”, wynika z art. 74 KC. Przepis mówi, że jeśli forma pisemna, dokumentowa lub elektroniczna była zastrzeżona dla celów dowodowych, a jej nie zachowano, w sporze nie jest dopuszczalny dowód ze świadków ani z przesłuchania stron na fakt zawarcia umowy (art. 74 § 1 KC).
Przy umowie o dzieło i zleceniu ustawa takiej formy nie zastrzega, więc ograniczenie z art. 74 § 1 KC co do zasady w ogóle Cię nie dotyczy. Mogłoby zadziałać tylko wtedy, gdy forma była zastrzeżona umownie – np. we wcześniejszej ramowej umowie z klientem zapisano, że każde zlecenie „wymaga formy pisemnej”. W razie wątpliwości takie zastrzeżenie traktuje się jako dokonane wyłącznie dla celów dowodowych (art. 76 KC). Nawet wtedy są furtki:
| Sytuacja | Czy świadkowie i przesłuchanie stron są dopuszczalne? |
|---|---|
| Ustawa nie wymaga formy (dzieło, zlecenie, usługi) | tak, bez ograniczeń z art. 74 KC |
| Obaj jesteście przedsiębiorcami (freelancer z JDG i firma) | tak – art. 74 § 4 KC wyłącza ograniczenia w stosunkach między przedsiębiorcami |
| Zawarcie umowy uprawdopodabnia dokument (mail, wiadomość, faktura, przelew zaliczki) | tak (art. 74 § 2 KC) |
| Obie strony zgodzą się na taki dowód | tak (art. 74 § 2 KC) |
| Żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą | tak (art. 74 § 2 KC) |
Wniosek praktyczny: freelancer prawie nigdy nie jest „bez dowodów”. Wiadomość tekstowa to dokument w rozumieniu art. 77³ KC (nośnik informacji, z którego można poznać jej treść), a gdy da się ustalić, kto ją wysłał, może nawet spełniać wymogi formy dokumentowej (art. 77² KC).
Jakie dowody zastąpią pisemną umowę?
Pamiętaj, że to Ty musisz wykazać fakty, z których wywodzisz roszczenie (art. 6 KC): zawarcie umowy, jej zakres, wykonanie pracy i wysokość wynagrodzenia. Najlepiej sprawdzają się dowody, które pochodzą od klienta.
| Co musisz wykazać | Dowody |
|---|---|
| Zawarcie umowy | mail lub wiadomość z akceptacją oferty, brief od klienta, zaproszenie do wspólnego folderu lub repozytorium |
| Zakres pracy | brief, specyfikacja, lista poprawek, notatki ze spotkań wysłane mailem i niezakwestionowane |
| Wykonanie i oddanie | link do plików z datą, potwierdzenie pobrania, commit, wdrożenie na serwerze klienta, publikacja projektu przez klienta |
| Wysokość wynagrodzenia | wycena, cennik, wcześniejsze faktury dla tego klienta, przelew zaliczki z tytułem |
| Uznanie długu | „zapłacimy w przyszłym tygodniu”, prośba o raty, częściowa zapłata |
| Okoliczności ustne | świadkowie – współpracownicy, podwykonawcy, osoby obecne na callu |
Rób zrzuty ekranu z datą i nazwą konta, ale też eksportuj całe rozmowy – wycięte fragmenty łatwiej podważyć. Jak gromadzić dowody, zanim jeszcze minie termin płatności, pokazuje poradnik jak przygotować dowody do pozwu przed terminem płatności, a ogólne zasady dowodzenia – tekst dowody w sprawie o zapłatę.
Ile wynagrodzenia żądać, gdy nie ustaliliście kwoty?
Zdarza się, że klient napisał tylko „zrób, rozliczymy się”. Kodeks przewiduje na to odpowiedź, ale inną dla dzieła i dla zlecenia – dlatego warto najpierw ustalić, czy to umowa o dzieło, czy zlecenie.
Umowa o dzieło (art. 628 § 1 KC) – kolejność jest trzystopniowa:
- kwota ustalona przez strony albo wskazane podstawy jej ustalenia (np. „150 zł za godzinę”, „jak ostatnio”),
- jeśli ich brak – w razie wątpliwości zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju,
- jeśli i tego nie da się ustalić – wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy oraz innym nakładom przyjmującego zamówienie.
Zlecenie i umowa o świadczenie usług (art. 735 KC w zw. z art. 750 KC) – za wykonanie należy się wynagrodzenie, chyba że z umowy lub okoliczności wynika, że praca miała być darmowa (§ 1). Jeśli nie umówiono się o wysokość i nie ma taryfy, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (§ 2).
Kwotę musisz uzasadnić: cennikiem, wcześniejszymi fakturami dla tego klienta, ofertami innych wykonawców, raportami czasu pracy. Gdy klient ją kwestionuje, sąd może powołać biegłego, co wydłuża i podraża sprawę – realistyczna, udokumentowana kwota zwykle opłaca się bardziej niż maksymalna.
Jak wezwać klienta do zapłaty, gdy nie ma umowy?
Wystaw fakturę lub rachunek z opisem pracy i odwołaniem do korespondencji („zgodnie z ustaleniami mailowymi z dnia…”). Gdy termin minie, wyślij wezwanie do zapłaty. Odpowiedź klienta bywa bezcenna: jeśli zamiast zaprzeczyć umowie napisze „zapłacimy, jak dostaniemy pieniądze od inwestora”, zyskujesz dowód zarówno zawarcia umowy, jak i uznania długu – a uznanie przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 KC). Samo wezwanie przedawnienia nie przerywa.
Pismo możesz napisać sam albo zamówić wezwanie do zapłaty przygotowane przez prawnika za 99 zł – dostajesz gotowy PDF, który podpisujesz i wysyłasz klientowi.
EPU czy zwykły pozew – co wybrać bez umowy?
- Sąd nie wyda nakazu, gdy twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość (art. 499 pkt 2 KPC). Pozew musi więc klarownie opisać, kiedy i jak doszło do umowy, co wykonałeś i skąd wynika kwota – z odwołaniem do konkretnych maili i wiadomości.
- W EPU dowodów się nie dołącza, tylko się je wskazuje (art. 505³² § 1 KPC), a dochodzić można wyłącznie roszczeń wymagalnych w ciągu 3 lat przed wniesieniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ KPC). E-sąd jest szybki i tani, ale gdy klient wniesie sprzeciw, sprawa i tak trafi do zwykłego sądu. Szczegóły w tekście EPU krok po kroku.
Jeśli działasz w ramach firmy, a klient jest konsumentem, w zwykłym pozwie musisz od razu powołać wszystkie twierdzenia i dowody – spóźnione sąd co do zasady pominie (art. 458¹⁵ KPC w zw. z art. 458¹⁴ § 1 KPC). Ten wymóg nie dotyczy EPU.
Gdy chcesz, żeby opis umowy i dowodów w pozwie zrobił ktoś, kto robi to codziennie, możesz zlecić pozew o zapłatę bez pisemnej umowy online. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – opisujesz sprawę i wgrywasz korespondencję, a pismo dostajesz gotowe do złożenia w sądzie.
Kiedy przedawnia się wynagrodzenie bez pisemnej umowy?
Forma umowy nie zmienia terminów przedawnienia – decyduje rodzaj umowy:
- dzieło – 2 lata od dnia oddania dzieła, a gdy nie zostało oddane – od dnia, w którym miało być oddane (art. 646 KC),
- zlecenie i usługi świadczone stale lub w ramach działalności przedsiębiorstwa – co do zasady 2 lata (art. 751 pkt 1 KC),
- pozostałe przypadki – termin ogólny z art. 118 KC: 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat dla pozostałych.
Bez pisemnej umowy często nie wiadomo, jak sąd zakwalifikuje współpracę, dlatego licz najkrótszy możliwy termin. Przesunięcie końca terminu na 31 grudnia przy terminach dwuletnich (art. 646 i 751 KC) jest poglądem przeważającym, ale spornym – bezpieczniej złożyć pozew przed datą kalendarzową. Termin dla swojej sprawy sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia, a o pułapkach dwuletnich terminów piszemy w tekście krótkie terminy przedawnienia.
Podsumowanie
Brak pisemnej umowy nie zamyka freelancerowi drogi do sądu – umowę zawiera mail, wiadomość albo przystąpienie do pracy (art. 60 i 69 KC), a ograniczenia dowodowe z art. 74 KC co do zasady tu nie działają. Zbierz korespondencję i dowody oddania pracy, uzasadnij kwotę, gdy jej nie ustalono, i pilnuj 2-letniego terminu przedawnienia. Jeśli wolisz nie pisać pozwu samodzielnie, sprawę możesz przekazać prawnikowi przez Pozywacz.pl.
Najczęstsze pytania
Czy umowa ustna z klientem jest ważna?
Tak. Umowa o dzieło, zlecenie i umowa o świadczenie usług mogą być zawarte w dowolnej formie – ustnie, mailem, na komunikatorze albo przez przystąpienie do pracy na prośbę klienta (art. 60 i 69 KC). Brak pisemnej umowy nie odbiera prawa do wynagrodzenia, tylko przenosi ciężar na dowody.
Czy screeny z Messengera lub Slacka to dowód w sądzie?
Tak. Wiadomość z komunikatora jest dokumentem w rozumieniu art. 77³ KC, a sąd ocenia ją razem z innymi dowodami. Najlepiej zachować całą rozmowę z widoczną datą i nazwą konta klienta, a nie pojedyncze wycięte fragmenty.
Ile mogę żądać, jeśli nie ustaliliśmy ceny?
Przy dziele – zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju, a gdy nie da się go ustalić, wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy (art. 628 § 1 KC). Przy zleceniu i usługach – wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 § 2 KC). Kwotę warto poprzeć cennikiem, wcześniejszymi fakturami i stawkami rynkowymi.
Czy bez pisemnej umowy dostanę nakaz zapłaty?
Może tak być, ale sąd nie wyda nakazu w postępowaniu upominawczym, gdy twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość (art. 499 pkt 2 KPC). Dlatego pozew powinien jasno opisywać, jak doszło do umowy, i wskazywać konkretne dowody – maile, wiadomości, fakturę i dowody oddania pracy.
Po jakim czasie przedawnia się zapłata za zlecenie bez umowy?
Tak samo jak przy umowie pisemnej. Wynagrodzenie za dzieło – 2 lata od oddania dzieła (art. 646 KC), za usługi świadczone stale lub w ramach firmy – co do zasady 2 lata (art. 751 pkt 1 KC). Gdy nie wiadomo, czy to dzieło, czy zlecenie, licz najkrótszy możliwy termin.