Klient odmawia zapłaty, bo „dzieło ma wady” – jak się bronić

Klient, który odmawia zapłaty, bo „dzieło ma wady”, co do zasady nie może po prostu zatrzymać całego wynagrodzenia. Przy umowie o dzieło wady rozlicza się według przepisów o rękojmi przy sprzedaży (art. 638 § 1 KC): klient może żądać poprawek, obniżyć wynagrodzenie proporcjonalnie do wady, a odstąpić od umowy tylko wtedy, gdy wada jest istotna (art. 560 KC). Wadę musi przy tym udowodnić on, a nie Ty.

Ten tekst jest dla grafików, programistów, copywriterów, fotografów i innych wykonawców dzieł, którzy słyszą od klienta „to się nie nadaje” zamiast przelewu. Ogólny plan odzyskiwania pieniędzy opisuje nasz przewodnik klient nie płaci freelancerowi.

Wada czy zmiana oczekiwań klienta?

Wada dzieła to niezgodność z umową (art. 556¹ § 1 w zw. z art. 638 KC). Dzieło jest wadliwe, gdy nie ma właściwości, które powinno mieć ze względu na cel umowy, nie ma cech, które obiecałeś, nie nadaje się do celu, o którym klient Cię uprzedził, albo zostało oddane niekompletne.

Wadą nie jest natomiast:

• zmiana gustu klienta po akceptacji projektu („jednak wolę niebieski”),
• rozszerzenie zakresu („dodajmy jeszcze wersję angielską”),
• nowa koncepcja zarządu, której nie było w briefie,
• zastrzeżenia do elementów, które klient sam narzucił – dzieło wykonane zgodnie z jego wyraźnym poleceniem jest w tym zakresie zgodne z umową,
• wada, która powstała z przyczyny tkwiącej w materiale dostarczonym przez klienta – wtedy odpowiedzialność wykonawcy jest wyłączona (art. 638 § 1 zd. 2 KC).

Dlatego punktem odniesienia jest zawsze to, co ustaliliście: brief, specyfikacja, wycena z opisem, liczba rund poprawek. Każda zaakceptowana wersja („OK, idziemy dalej”) zawęża pole do późniejszego sporu.

Czy wada wstrzymuje zapłatę wynagrodzenia?

Wynagrodzenie za dzieło należy się co do zasady w chwili jego oddania (art. 642 § 1 KC), a klient ma obowiązek odebrać dzieło wydane zgodnie z umową (art. 643 KC). Wada nie przesuwa terminu płatności automatycznie – klient musi skorzystać z konkretnego uprawnienia z rękojmi.

Uprawnienie klienta	Kiedy przysługuje	Skutek dla Twojej zapłaty
Żądanie usunięcia wady (art. 561 KC)	przy każdej wadzie	musisz poprawić w rozsądnym czasie; wynagrodzenie pozostaje należne
Obniżenie wynagrodzenia (art. 560 § 1 i 3 KC)	gdy nie usunąłeś wady niezwłocznie albo dzieło było już poprawiane	wynagrodzenie maleje proporcjonalnie do wartości wady, reszta jest należna
Odstąpienie od umowy (art. 560 § 1 i 4 KC)	tylko przy wadzie istotnej i na tych samych warunkach co obniżenie	umowa upada, strony zwracają sobie świadczenia

Obniżenie ceny i odstąpienie wymagają oświadczenia klienta. Samo „nie zapłacę, bo jest źle” takim oświadczeniem zwykle nie jest, a nawet gdy jest – obniżenie musi odpowiadać proporcji z art. 560 § 3 KC. Drobna literówka w tekście czy jeden błędnie wyświetlany element strony nie uzasadniają obniżenia wynagrodzenia o 100%.

Klient może też powołać się na ogólne prawo powstrzymania się ze świadczeniem w umowie wzajemnej (art. 488 § 2 KC). To, czy i w jakim zakresie pozwala ono wstrzymać zapłatę za oddane, ale wadliwe dzieło, sąd ocenia w konkretnej sprawie – drobne, usuwalne usterki co do zasady nie uzasadniają wstrzymania całego wynagrodzenia.

W orzecznictwie przyjmuje się, że zamawiający może odmówić odbioru dzieła z wadami istotnymi, ale nie może tego zrobić przy wadach nieistotnych – wtedy powinien dzieło odebrać i ewentualnie żądać poprawek lub obniżenia ceny.

Poprawki jako tarcza: art. 560 § 1 KC

To najważniejszy przepis dla wykonawcy. Klient nie może obniżyć ceny ani odstąpić od umowy, jeśli niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności dla niego usuniesz wadę. Ograniczenie to przestaje działać, gdy dzieło było już poprawiane albo gdy nie wywiązałeś się z obowiązku usunięcia wady.

Praktyczny wniosek: na reklamację nie odpowiadaj milczeniem ani obrażeniem się. Odpisz mailem, że prosisz o konkretną listę zastrzeżeń, i zaproponuj termin poprawek tych, które rzeczywiście są wadami. Jeśli zgłoszenie dotyczy czegoś spoza umowy, napisz to wprost i zaproponuj wycenę dodatkowej pracy. Taka korespondencja będzie później jednym z najmocniejszych dowodów w sądzie.

Dawny art. 637 KC, który osobno regulował usuwanie wad dzieła, jest uchylony – dziś obowiązek ten wynika z art. 561 KC stosowanego przez art. 638 KC. Jeśli wady ujawniają się jeszcze w trakcie pracy, klient może wezwać Cię do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć termin (art. 636 § 1 KC).

Kto musi udowodnić wadę?

Zasada z art. 6 KC rozkłada ciężar dowodu tak:

• Ty dowodzisz zawarcia umowy, jej zakresu, kwoty i oddania dzieła – mailem z plikami, linkiem do repozytorium, publikacją na stronie klienta.
• Klient dowodzi istnienia wady, tego, że jest istotna (jeśli odstępuje), i wysokości obniżenia.

Spór o jakość pracy zwykle wymaga wiadomości specjalnych, więc sąd może powołać biegłego (art. 278 KPC). Najsilniejsze dowody po Twojej stronie to akceptacje kolejnych wersji, brak zastrzeżeń przy przekazaniu, a przede wszystkim to, że klient korzysta z dzieła – używa logo, opublikował tekst, uruchomił sklep. Jak gromadzić takie materiały, zanim termin płatności minie, opisuje poradnik jak przygotować dowody do pozwu, gdy przeczuwasz brak zapłaty na blogu Pozywacz.pl. Szerzej o dowodach piszemy w tekście dowody w sprawie o zapłatę.

Klient-firma a klient-konsument

Kwestia	Klient przedsiębiorca (B2B)	Klient konsument
Podstawa	KC: art. 638 i przepisy o rękojmi	KC albo ustawa o prawach konsumenta (gdy dzieło jest towarem lub treścią cyfrową)
Zawiadomienie o wadzie	niezwłocznie po zbadaniu lub stwierdzeniu wady, pod rygorem utraty rękojmi (art. 563 KC)	brak tego rygoru
Ciężar dowodu	klient dowodzi wady	domniemania na korzyść konsumenta (np. art. 556² KC, art. 43c ustawy o prawach konsumenta)
Wstrzymanie zapłaty	rękojmia nie przewiduje go wprost – klient korzysta z uprawnień z art. 560–561 KC, ewentualnie z art. 488 § 2 KC	przy towarze konsument może powstrzymać się z zapłatą do czasu wykonania obowiązków z reklamacji, np. naprawy (art. 43f ustawy o prawach konsumenta)

Między przedsiębiorcami warto więc sprawdzić, kiedy klient pierwszy raz zgłosił wadę. Jeśli przez miesiące korzystał z projektu bez słowa, a „wady” pojawiły się dopiero po wezwaniu do zapłaty, zarzut może być spóźniony. Przepis ten nie obejmuje jednak osoby fizycznej prowadzącej działalność, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego (art. 556⁵ KC) – taki klient korzysta też z części ochrony konsumenckiej (art. 556⁴ KC).

Przy konsumencie pozycja wykonawcy jest słabsza. Do dzieł będących rzeczą ruchomą (np. mebel na wymiar, fotoksiążka) zamiast rękojmi z KC stosuje się ustawę o prawach konsumenta (art. 43a ust. 1), w której domniemywa się, że brak zgodności jest istotny (art. 43e ust. 4). Przy istotnym braku zgodności konsument może też od razu obniżyć cenę lub odstąpić od umowy, bez dawania Ci szansy na naprawę (art. 43e ust. 1 pkt 4). Przy treściach cyfrowych (np. aplikacja, pliki dla klienta prywatnego) podobne zasady wynikają z rozdziału 5b tej ustawy. Różnice opisujemy w tekście windykacja konsumenta a firmy.

Terminy, które działają na Twoją korzyść – i przeciw Tobie

• Odpowiadasz za wady stwierdzone w ciągu 2 lat od oddania dzieła (5 lat przy nieruchomości), a klient może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny w ciągu roku od stwierdzenia wady (art. 568 § 1 i 3 KC). Upływ 2 lat nie chroni Cię, jeśli wadę podstępnie zataiłeś (art. 568 § 6 KC).
• Twoje roszczenie o wynagrodzenie przedawnia się po 2 latach od oddania dzieła (art. 646 KC), z końcem roku kalendarzowego według przeważającego poglądu – bezpieczniej jednak pozwać przed datą kalendarzową. Datę orientacyjnie sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia.

Spór o wady nie wstrzymuje biegu przedawnienia Twojego roszczenia. Negocjacje poprawek trwające miesiącami to typowy sposób, w jaki freelancerzy tracą wynagrodzenie.

Kiedy pozew, mimo że klient reklamuje?

Jeśli usunąłeś rzeczywiste wady albo klient zgłasza wyłącznie nowe oczekiwania, wyślij wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem i krótkim odniesieniem do reklamacji („zgłoszone uwagi z 12 maja zostały uwzględnione w wersji z 15 maja”). Jeśli nie chcesz pisać go sam, wezwanie do zapłaty za 99 zł przygotuje prawnik w ok. 24 h – podpisujesz je i wysyłasz samodzielnie. Gdy to nie pomoże, złóż pozew. Klient może powtórzyć zarzut wad w sprzeciwie od nakazu – jak na niego odpowiedzieć, opisujemy w tekście o tym, jak odeprzeć najczęstsze zarzuty dłużników.

W pozwie od razu opisz historię reklamacji i dołącz korespondencję – sąd zobaczy, że nie unikałeś poprawek. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł, uwzględniając zarzut wad, który klient już podniósł. Wystarczy opisać sprawę w kreatorze pozwu online i dołączyć brief oraz maile z akceptacjami.

Podsumowanie

Zarzut „dzieło ma wady” nie zwalnia klienta z zapłaty – daje mu najwyżej prawo do poprawek, proporcjonalnego obniżenia wynagrodzenia, a przy wadzie istotnej do odstąpienia od umowy (art. 560 i 638 KC). Wadę musi udowodnić klient, a Ty – zawarcie umowy i oddanie dzieła. Najlepszą obroną są dokumentowane akceptacje kolejnych wersji i szybkie usuwanie prawdziwych wad, bo to odbiera klientowi prawo do obniżenia ceny. Przy kliencie-firmie sprawdź, czy zgłosił wadę niezwłocznie, przy konsumencie licz się z domniemaniami na jego korzyść. Pilnuj 2-letniego terminu przedawnienia i nie pozwól, by niekończące się negocjacje poprawek go przekroczyły.