Klient twierdzi, że nie dostał faktury – co wtedy?

Jeśli klient twierdzi, że nie dostał faktury, najpierw sprawdź umowę. Termin płatności wynika z ustaleń stron, a nie z samego dokumentu księgowego. Gdy umowa mówi „14 dni od wykonania usługi” albo wskazuje konkretną datę, zapłata jest wymagalna niezależnie od tego, czy faktura dotarła. Brak doręczenia ma znaczenie wtedy, gdy umowa liczy termin od otrzymania faktury, gdy terminu nie ustalono wcale oraz przy ustawowych limitach z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W każdym wariancie spór da się szybko zamknąć: wysyłasz fakturę ponownie, razem z wezwaniem do zapłaty, w sposób, który da się udowodnić.

Od czego zależy wymagalność faktury?

Faktura to dokument rozliczeniowy, a nie źródło zobowiązania. Klient płaci, bo zawarł umowę i otrzymał towar lub usługę. Dlatego kluczowe pytanie brzmi: co umowa mówi o terminie zapłaty?

Co ustaliły strony	Czy brak faktury przesuwa termin?	Podstawa
Termin wskazany datą (np. „do 15 marca”)	Nie	umowa
Termin liczony od wykonania usługi lub dostawy	Nie	umowa
Termin liczony od doręczenia faktury	Tak – liczy się dzień doręczenia	umowa, art. 61 KC
Brak terminu – transakcja handlowa (B2B)	Nie dla odsetek handlowych: należą się po 30 dniach od wykonania świadczenia	art. 6 ust. 1 ustawy o transakcjach handlowych
Brak terminu – poza ustawą (np. konsument)	Tak – świadczenie płatne niezwłocznie po wezwaniu, a funkcję wezwania często pełni faktura	art. 455 KC

Termin wpisany tylko na fakturze, którego wcześniej nie uzgodniono, co do zasady działa jak wezwanie do zapłaty z terminem. Wtedy doręczenie faktury też ma znaczenie, bo bez niego nie ma wezwania.

Warto też pamiętać, że to wierzyciel w sądzie musi wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne (art. 6 KC). Jeśli Twój termin liczy się od doręczenia faktury, to Ty musisz udowodnić, kiedy klient ją dostał.

Kiedy doręczenie faktury ma znaczenie w transakcjach B2B?

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1790) w kilku miejscach liczy terminy właśnie od doręczenia faktury lub rachunku:

• limit 60 dni – termin zapłaty co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 2), a gdy płaci duży przedsiębiorca firmie z sektora MŚP, jest to granica bezwzględna (art. 7 ust. 2a). Szczegóły opisujemy w tekście o terminach płatności B2B i ich limitach,
• odsetki po 60 dniach – gdy termin umowny jest za długi, odsetki handlowe należą się po 60 dniach od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3),
• podmioty publiczne – limit 30 dni (dla publicznych podmiotów leczniczych 60 dni) liczony od doręczenia faktury (art. 8),
• art. 5 – wierzyciel, który nie jest dużym przedsiębiorcą, przy terminie dłuższym niż 30 dni może żądać odsetek ustawowych po 30 dniach od wykonania świadczenia i doręczenia faktury.

Dwie reguły chronią wierzyciela. Gdy nie da się ustalić dnia doręczenia faktury, ustawowe terminy liczy się od dnia otrzymania przez dłużnika towaru lub usługi (art. 7 ust. 4 i art. 8 ust. 5). Strony nie mogą umownie ustalić daty doręczenia faktury (art. 8a) – klauzula „faktura uważa się za doręczoną po 30 dniach” nie zadziała w żadną stronę.

Inaczej jest, gdy terminu w ogóle nie ustalono. Wtedy art. 6 ust. 1 przyznaje odsetki handlowe po 30 dniach od dnia wykonania świadczenia – bez wezwania i bez warunku doręczenia faktury. Wysokość odsetek łatwo sprawdzić w darmowym kalkulatorze odsetek, a o różnicy między odsetkami ustawowymi i handlowymi więcej przeczytasz na blogu Pozywacz.pl.

Kiedy faktura jest doręczona? Art. 61 KC i KSeF

Poza KSeF stosuje się ogólną regułę z art. 61 KC, którą sądy odnoszą także do wezwań i innych pism między stronami:

• pismo papierowe jest doręczone, gdy doszło do adresata tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 KC). Według Sądu Najwyższego (wyrok z 17 marca 2010 r., II CSK 454/09) dowód nadania listu poleconego tworzy domniemanie doręczenia, które adresat może obalić, wykazując, że nie miał możliwości zapoznania się z pismem. Kto świadomie nie odbiera awizowanego listu, co do zasady nie może więc twierdzić, że go nie dostał. Sam moment doręczenia takiego listu (pierwsze awizo czy upływ terminu odbioru) sądy oceniają różnie,
• e-mail i inne formy elektroniczne – chwila, gdy wiadomość wprowadzono do środka komunikacji elektronicznej tak, że adresat mógł zapoznać się z jej treścią (art. 61 § 2 KC). Nie ma znaczenia, czy klient faktycznie otworzył wiadomość.

KSeF zmienia zasady gry. Od 1 lutego 2026 r. (najwięksi podatnicy) i od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali) faktury między polskimi firmami co do zasady wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Do końca 2026 r. obowiązują wyjątki – m.in. przy sprzedaży fakturowanej do 10 000 zł brutto miesięcznie i fakturach z kas rejestrujących wolno jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m i 145n ustawy o VAT). Według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF. Kontrahent ma do niej dostęp w systemie, więc wymówka „nie dostałem” traci sens. Przepis dotyczy wprost skutków podatkowych, ale numer KSeF z datą jego nadania to bardzo mocny dowód także w sporze o termin płatności. Wyjątek: gdy fakturę udostępnia się nabywcy poza KSeF (np. konsumentowi), liczy się dzień jej faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4).

Jak udowodnić, że klient dostał fakturę?

Zbierz wszystko, co pokazuje, że faktura dotarła albo że klient o niej wiedział:

1. Numer KSeF i data jego nadania – zrzut z systemu księgowego lub z KSeF.
2. E-mail z załącznikiem wysłany na adres z umowy lub używany na co dzień w kontaktach z klientem. Zachowaj całą wiadomość z nagłówkami, nie tylko PDF.
3. Potwierdzenie odczytu albo odpowiedź klienta w tym samym wątku – nawet „dzięki, przekazuję do księgowości” przesądza sprawę.
4. Historia z platformy (portal dostawcy, system zakupowy klienta, platforma do e-fakturowania) z datą udostępnienia lub pobrania.
5. Dowód nadania i zwrotne potwierdzenie odbioru przy fakturze papierowej.
6. Pośrednie dowody wiedzy – częściowa zapłata, wcześniejsze uwagi do faktury, korespondencja o jej korekcie, ujęcie faktury w rozliczeniu VAT przez nabywcę.

Dowody warto przygotować zawczasu, zanim klient zacznie zwlekać – o tym, jak to zrobić, pisze poradnik o dowodach do pozwu przed terminem płatności. Jeśli klient konsekwentnie nie odbiera korespondencji, przydatny będzie też tekst o tym, co zrobić, gdy dłużnik nie odbiera listów.

Duplikat faktury czy wezwanie? Jak „zresetować” spór

Nie warto spierać się latami o to, czy faktura dotarła w marcu. Najskuteczniejszy ruch to wysłanie faktury ponownie, razem z wezwaniem do zapłaty. Od tej chwili klient na pewno ją ma, a Ty masz dowód.

Jak to zrobić formalnie:

• faktura papierowa lub elektroniczna poza KSeF – przepisy przewidują ponowne wystawienie lub udostępnienie faktury, która zaginęła albo uległa zniszczeniu (art. 106l ustawy o VAT; potocznie „duplikat”),
• faktura z KSeF – nie wystawiasz nowej, bo jest stale dostępna w systemie. Podaj w wezwaniu jej numer KSeF i dołącz wizualizację (PDF),
• wezwanie – wskaż numer faktury, kwotę, datę wykonania usługi, termin płatności z umowy i nowy, krótki termin zapłaty (np. 7 dni). Zaznacz, że faktura była wysłana wcześniej, i podaj datę oraz sposób tej wysyłki,
• sposób wysyłki – list polecony za potwierdzeniem odbioru i równolegle e-mail na adres z umowy.

Jeśli termin płatności był powiązany z doręczeniem faktury, zaczyna on biec najpóźniej od tego doręczenia. Jeśli termin już dawno minął, wezwanie pozwala też wykazać próbę polubownego rozwiązania sporu, o której trzeba poinformować w pozwie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Jak przygotować i nadać pismo, opisujemy w tekście o tym, jak wysłać wezwanie do zapłaty.

Jeśli nie chcesz pisać go samodzielnie, zamów na Pozywacz.pl wezwanie z fakturą w załączniku – prawnik przygotuje pismo w ciągu ok. 24 godzin za 99 zł, a Ty je podpisujesz i wysyłasz.

Co z odsetkami i rekompensatą, gdy faktura doszła później?

Odsetki za opóźnienie należą się od dnia następującego po terminie płatności. Jeśli termin był liczony od wykonania usługi lub wskazany datą, liczysz je od tej daty, nawet gdy klient twierdzi, że fakturę zobaczył dopiero teraz. Jeśli termin zależał od doręczenia faktury, a nie zdołasz udowodnić wcześniejszego doręczenia, ostrożnie licz odsetki dopiero od upływu terminu po skutecznym doręczeniu – na przykład razem z wezwaniem.

W transakcjach B2B razem z odsetkami handlowymi przysługuje też rekompensata 40 euro za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ustawy o transakcjach handlowych). Wobec konsumentów ani odsetek handlowych, ani rekompensaty nie ma. Pamiętaj również, że spór o doręczenie nie wstrzymuje biegu przedawnienia faktury, które liczy się od dnia wymagalności. Gdy wymagalność zależy od Twojej czynności (np. wezwania przy braku terminu), przedawnienie biegnie od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdybyś działał w najwcześniej możliwym terminie (art. 120 § 1 KC) – samo zwlekanie z wezwaniem go nie odsuwa.

Co, jeśli klient nadal nie płaci?

Gdy termin z wezwania minie, a klient milczy lub dalej twierdzi, że nic nie dostał, zostaje sąd. Do pozwu dołączasz umowę (lub zamówienie), fakturę, dowód jej doręczenia, wezwanie z potwierdzeniem nadania i dowody wykonania usługi. Wymówka „nie dostałem faktury” rzadko się wtedy broni, bo w aktach jest już co najmniej jedno udowodnione doręczenie.

Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – wystarczy opisać sprawę online i dołączyć dokumenty. Jeśli chcesz to zrobić od razu, przygotuj pozew o zapłatę za 299 zł.

Podsumowanie

• O wymagalności decyduje umowa. Termin wskazany datą lub liczony od wykonania usługi biegnie bez względu na to, czy klient „dostał fakturę”.
• Doręczenie faktury ma znaczenie, gdy umowa liczy termin od jej otrzymania, gdy termin wynika z wezwania (art. 455 KC) oraz przy ustawowych limitach z art. 5, 7 i 8 ustawy o transakcjach handlowych. Gdy terminu nie ustalono, odsetki handlowe należą się po 30 dniach od wykonania świadczenia (art. 6 ust. 1).
• Faktura z KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF; poza KSeF liczy się chwila, gdy klient mógł się z nią zapoznać (art. 61 KC).
• Zachowuj dowody: numer KSeF, e-maile z nagłówkami, potwierdzenia odczytu, odpowiedzi klienta, potwierdzenia odbioru.
• Najprostszy sposób na zakończenie sporu to wezwanie do zapłaty z fakturą w załączniku, wysłane listem poleconym i e-mailem.