KSeF a niezapłacona faktura – co zmienia się przy windykacji

Niezapłacona faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest – jak każda faktura z KSeF – uznana za otrzymaną przez nabywcę w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Dla wierzyciela to dobra wiadomość: popularny argument „nie dostałem faktury” traci siłę, a data doręczenia – ważna dla liczenia terminu płatności i odsetek – jest zapisana w systemie. KSeF nie zmienia jednak tego, że sąd zasądza zapłatę za wykonane świadczenie, a nie za sam dokument. Numer KSeF nie jest akceptacją faktury ani uznaniem długu.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT) wchodził etapami. Według harmonogramu Ministerstwa Finansów na ksef.podatki.gov.pl:

Od kiedy	Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF
1 lutego 2026	podatnicy, których sprzedaż (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
1 kwietnia 2026	pozostali przedsiębiorcy
1 stycznia 2027	najmniejsi podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF, jeśli kontrahent je tam wystawia. Kary pieniężne za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi (art. 106ni ustawy o VAT) obowiązują od 1 stycznia 2027 r.

KSeF nie obejmuje obowiązkowo wszystkich faktur. Obowiązek nie dotyczy m.in. faktur dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) – art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT; sprzedawca może je wystawić w KSeF, ale nie musi (art. 106ga ust. 4). Zagranicznym nabywcom i konsumentom faktura z KSeF jest udostępniana w sposób z nimi uzgodniony (art. 106gb ust. 4). Jeśli więc dłużnikiem jest osoba prywatna, zasady opisane niżej co do zasady Cię nie dotyczą.

Kiedy faktura z KSeF jest wystawiona, a kiedy otrzymana?

Ustawa o VAT rozróżnia dwie daty:

• wystawienie – faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1),
• otrzymanie – faktura jest otrzymana przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego (art. 106na ust. 3).

Gdy faktura trafia do nabywcy poza KSeF (konsument, kontrahent zagraniczny), liczy się dzień faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4). Odrębne zasady obowiązują dla faktur wystawionych poza systemem i przesyłanych do niego później. W trybie offline (art. 106nda) data otrzymania to co do zasady nadal data przydzielenia numeru KSeF (art. 106nda ust. 11). W czasie ogłoszonej awarii KSeF liczy się faktyczne otrzymanie faktury, ale nie później niż data nadania numeru KSeF (art. 106nf ust. 10).

Te przepisy są przepisami podatkowymi. Prawo cywilne nie zawiera osobnej reguły o doręczeniu faktury przez KSeF, ale skoro nabywca-przedsiębiorca z mocy ustawy otrzymuje faktury właśnie w tym systemie, a KSeF zapisuje datę i godzinę nadania numeru, jest to bardzo mocny dowód, kiedy dłużnik mógł zapoznać się z fakturą.

Co KSeF zmienia dla terminu płatności i odsetek?

Termin płatności nadal wynika przede wszystkim z umowy albo z faktury. KSeF ma jednak znaczenie tam, gdzie przepisy liczą coś od doręczenia faktury. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych liczy od doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku:

• limit 60 dni na termin zapłaty między przedsiębiorcami (art. 7 ust. 2 i 2a; strony mogą wyraźnie ustalić dłuższy termin, jeśli nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela, ale nie wtedy, gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem firma z sektora MŚP) – więcej w przewodniku po limitach terminów płatności B2B,
• limit 30 dni (60 dni dla podmiotów leczniczych), gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny (art. 8 ust. 2),
• odsetki po 60 lub 30 dniach, gdy umowa przewiduje dłuższy, niedozwolony termin (art. 7 ust. 3, art. 8 ust. 4 i 4a).

Gdy nie da się ustalić dnia doręczenia faktury, termin liczy się od otrzymania towaru lub usługi (art. 7 ust. 4, art. 8 ust. 5). Przy fakturach z KSeF ta sytuacja powinna zdarzać się rzadko, bo data nadania numeru jest zapisana w systemie. Strony nie mogą też umówić się co do daty doręczenia faktury (art. 8a) – liczy się rzeczywiste doręczenie.

W praktyce: jeśli faktura z terminem „14 dni od doręczenia” dostała numer KSeF 3 marca, termin płatności upływa 17 marca, a odsetki za opóźnienie należą się od 18 marca. Kwotę wyliczysz w kalkulatorze odsetek ustawowych. Od każdej niezapłaconej w terminie faktury między przedsiębiorcami należy się też rekompensata 40 euro.

Czy numer KSeF oznacza, że kontrahent zaakceptował fakturę?

Nie. KSeF przyjmuje fakturę, sprawdza jej zgodność ze wzorem i nadaje jej numer – nie bada, czy towar dotarł, czy usługa była wykonana należycie i czy kwota jest zgodna z umową. Nabywca nie musi niczego klikać, żeby faktura uznana była za otrzymaną, i nie może jej w KSeF ani zaakceptować, ani odrzucić – spory o treść faktury wyjaśnia się poza systemem, a błędy poprawia sprzedawca fakturą korygującą.

Ma to konsekwencje procesowe:

• Postępowanie nakazowe na podstawie „zaakceptowanego przez dłużnika rachunku” (art. 485 § 1 pkt 2 KPC) wymaga dowodu akceptacji, np. podpisu, maila z potwierdzeniem lub częściowej zapłaty z powołaniem faktury. Sam numer KSeF tego nie zastąpi.
• W transakcjach handlowych sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym na podstawie umowy, dowodu spełnienia świadczenia niepieniężnego i dowodu doręczenia dłużnikowi faktury (art. 485 § 2¹ KPC). Tu potwierdzenie z KSeF może pełnić rolę dowodu doręczenia, choć praktyka sądów w tym zakresie dopiero się kształtuje.
• Dłużnik nadal może kwestionować samą należność: wady, brak odbioru, potrącenie, inną cenę. Na to potrzebujesz umowy, protokołów i korespondencji – o zbieraniu ich zawczasu piszemy w tekście o tym, jak przygotować dowody, zanim minie termin płatności.

Faktura z KSeF jako dowód w sądzie

Faktura ustrukturyzowana to plik XML zapisany w KSeF. W sądzie przedstawia się ją zwykle jako wydruk (wizualizację). Przy użyciu faktury poza KSeF podatnik ma obowiązek oznaczyć ją kodem QR, który umożliwia dostęp do faktury w systemie i weryfikację jej danych (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Dzięki temu sąd i dłużnik mogą sprawdzić, że wydruk odpowiada fakturze w KSeF.

Faktura jest dokumentem (art. 77³ KC), a dołączona do pozwu staje się dowodem bez osobnego postanowienia (art. 243² KPC). Jej moc dowodowa dotyczy jednak tego, że faktura została wystawiona i udostępniona, a nie tego, że dług istnieje w podanej kwocie.

Ważny plus dla wierzyciela: faktury przesłane do KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat od końca roku wystawienia (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT). Odtworzenie dokumentów po latach – np. tuż przed upływem terminu, który sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia – jest więc łatwiejsze niż przy fakturach papierowych. Pamiętaj, że faktura co do zasady przedawnia się po 3 latach, a w niektórych przypadkach po 2 latach – szczegóły w artykule o przedawnieniu faktury.

Co pobrać z KSeF przed wezwaniem i pozwem?

Zanim wyślesz wezwanie do zapłaty lub złożysz pozew, przygotuj dla każdej faktury:

1. Numer KSeF oraz datę i godzinę jego nadania (data otrzymania faktury przez nabywcę).
2. Wydruk lub PDF z kodem QR – do załączenia do wezwania i pozwu.
3. Faktury korygujące – korektę wystawia się po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej (art. 106nda ust. 12), więc sprawdź, czy kwota nie uległa zmianie.
4. Dowody wykonania umowy – zamówienie, umowę, protokół odbioru, WZ, maile.
5. Wyliczenie odsetek i rekompensaty – od dnia po terminie płatności.

Numer KSeF warto wpisać w wezwaniu i w pozwie przy każdej fakturze. Żaden przepis tego nie wymaga, ale ułatwia identyfikację dokumentów, zwłaszcza przy wielu fakturach jednego kontrahenta. Jeśli wolisz, żeby pismo przygotował prawnik, wezwanie do zapłaty za 99 zł dostaniesz jako PDF w ok. 24 godziny – podpisujesz je i wysyłasz sam. Sposób wysyłki opisujemy w poradniku jak wysłać wezwanie do zapłaty.

KSeF w EPU i w zwykłym pozwie

W elektronicznym postępowaniu upominawczym nie dołącza się załączników – dowody tylko się wskazuje. Opis faktury z numerem KSeF i datą jego nadania pozwala precyzyjnie oznaczyć dowód i datę doręczenia. Jeśli dłużnik wniesie sprzeciw, sąd umarza postępowanie w EPU (art. 505³⁶ KPC) i trzeba złożyć zwykły pozew – wtedy przedstawisz wydruki.

W zwykłym pozwie dołączasz wydruki faktur z kodem QR i pozostałe dowody. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę na podstawie faktury w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – wystarczy opisać sprawę online i wgrać dokumenty, w tym faktury pobrane z KSeF.

Podsumowanie

• Faktura z KSeF jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT) – to mocny dowód daty doręczenia, ważnej dla terminów z ustawy o transakcjach handlowych.
• Wyjątki: konsumenci i kontrahenci zagraniczni, którym fakturę udostępnia się poza KSeF – wtedy liczy się faktyczne otrzymanie; odrębne reguły dotyczą też awarii KSeF.
• Numer KSeF to nie akceptacja faktury ani uznanie długu. W sądzie nadal trzeba wykazać umowę i wykonanie świadczenia.
• Przed pozwem pobierz numer KSeF, datę jego nadania, wydruk z kodem QR i korekty.
• Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, ale przedawnienie roszczenia biegnie niezależnie – co do zasady 3 lata.