Mediacja gospodarcza – ile kosztuje i kiedy ma sens

Mediacja gospodarcza to rozmowa z dłużnikiem z udziałem neutralnego mediatora, który pomaga wypracować ugodę. Jest dobrowolna (art. 183¹ § 1 KPC), poufna i stosunkowo tania: przy mediacji skierowanej przez sąd w sprawie o 30 000 zł mediator dostaje 600 zł plus ewentualny VAT. Ugoda zatwierdzona przez sąd ma moc ugody sądowej, a zatwierdzona przez nadanie klauzuli wykonalności w razie niewykonania trafia prosto do komornika. Ma to sens, gdy spór dotyczy jakości towaru lub usługi albo chcesz zachować klienta. Gdy dłużnik nie kwestionuje faktury i po prostu nie płaci, mediacja zwykle tylko odsuwa pozew.

Wszystkie rodzaje ugód porównujemy w przewodniku po ugodzie z dłużnikiem.

Mediacja umowna i sądowa – czym się różnią

Mediację prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji (art. 183¹ § 2 KPC).

	Mediacja umowna (przed pozwem)	Mediacja sądowa (w toku procesu)
Kto inicjuje	strona – wnioskiem do mediatora lub na podstawie klauzuli w umowie	sąd, na każdym etapie postępowania (art. 183⁸ § 1 KPC)
Wybór mediatora	strony	strony, a gdy nie wybiorą – sąd (art. 183⁹ § 1 KPC)
Wynagrodzenie	według umowy z mediatorem	według rozporządzenia MS
Czas trwania	ustalają strony	do 3 miesięcy, z możliwością przedłużenia (art. 183¹⁰ § 1 KPC)
Wpływ na przedawnienie	wstrzymuje bieg (art. 121 pkt 5 KC)	bez znaczenia – pozew już przerwał bieg
Zatwierdzenie ugody	sąd rejonowy miejsca zawarcia ugody (art. 183¹³ § 1 KPC)	sąd rozpoznający sprawę

Mediację umowną wszczyna się z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku wraz z dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie (art. 183⁶ § 1 KPC). Wniosek musi zawierać oznaczenie stron, dokładnie określone żądanie, okoliczności je uzasadniające, podpis i listę załączników (art. 183⁷ KPC). Jeśli nie macie umowy o mediację, a dłużnik nie wyrazi zgody, mediacja po prostu się nie odbędzie (art. 183⁶ § 2 pkt 4 KPC).

W toku procesu strona może sprzeciwić się skierowaniu do mediacji w ciągu tygodnia od ogłoszenia lub doręczenia postanowienia, chyba że wcześniej się na nią zgodziła (art. 183⁸ § 2 KPC). Sąd nie kieruje do mediacji spraw rozpoznawanych w postępowaniu upominawczym i nakazowym (art. 183⁸ § 3 KPC) – temat wraca dopiero wtedy, gdy dłużnik się broni.

Kim jest mediator i co robi

Mediatorem może być osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych, korzystająca w pełni z praw publicznych – ale nie czynny sędzia (art. 183² KPC). W praktyce wybiera się stałych mediatorów z list prowadzonych przez prezesów sądów okręgowych albo mediatorów z list i ośrodków mediacyjnych prowadzonych przez organizacje pozarządowe i uczelnie (art. 183² § 3 KPC), np. przy izbach gospodarczych.

Mediator:

• musi być bezstronny i ujawnić okoliczności, które mogą budzić wątpliwości (art. 183³ KPC),
• pomaga stronom formułować propozycje ugodowe, a na ich zgodny wniosek może wskazać sposoby rozwiązania sporu – niewiążące (art. 183³a KPC),
• może prowadzić posiedzenie zdalnie, jeśli strony się zgodzą (art. 183¹¹ KPC).

Mediacja nie jest jawna, a powoływanie się w późniejszym procesie na propozycje ugodowe i ustępstwa złożone w mediacji jest bezskuteczne (art. 183⁴ KPC). Możesz więc zaproponować rabat bez obawy, że dłużnik użyje tego w sądzie.

Ile kosztuje mediacja gospodarcza

Wynagrodzenie i wydatki mediatora pokrywają strony, a mediator pobiera je bezpośrednio od nich (art. 183⁵ KPC).

Mediacja skierowana przez sąd

Stawki określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 lutego 2026 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2026 poz. 170), obowiązujące od 17 lutego 2026 r. – stosuje się je, gdy sąd skierował strony do mediacji od tej daty (§ 6 rozporządzenia). W sprawach o prawa majątkowe (czyli m.in. o zapłatę):

Wartość sporu	Wynagrodzenie mediatora	Przykład
do 200 000 zł	2% wartości, min. 300 zł, maks. 4000 zł	10 000 zł → 300 zł; 30 000 zł → 600 zł; 100 000 zł → 2000 zł
powyżej 200 000 zł	4000 zł + 1% nadwyżki ponad 200 000 zł, maks. 8000 zł	500 000 zł → 7000 zł; 1 000 000 zł → 8000 zł

Kwotę podwyższa się o VAT, jeśli mediator jest jego podatnikiem. Do tego dochodzą udokumentowane wydatki: przejazdy, najem sali (do 110 zł za posiedzenie) i korespondencja (do 50 zł). Jeśli strony nie przystąpią do mediacji, mediatorowi należy się zwrot wydatków do 110 zł.

Koszty mediacji sądowej wlicza się do kosztów procesu (art. 98¹ § 1 KPC), więc co do zasady ponosi je ostatecznie strona przegrywająca. Gdy mediacja kończy się ugodą, koszty te znosi się wzajemnie, chyba że strony umówią się inaczej (art. 104¹ KPC) – warto więc wpisać ich rozliczenie do ugody.

Mediacja umowna

Przy mediacji przed pozwem wynagrodzenie ustalacie z mediatorem lub według cennika ośrodka – stawki z rozporządzenia są tylko punktem odniesienia. Dwie korzyści wynikają jednak wprost z przepisów:

• jeśli przed pozwem wziąłeś udział w mediacji z umowy o mediację, opłata od pozwu spada o dwie trzecie, maks. o 400 zł (art. 13e ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych) – np. przy opłacie 1500 zł zapłacisz 1100 zł,
• jeśli mediacja nie zakończyła się ugodą, a pozew złożysz w ciągu 3 miesięcy, jej koszty do jednej czwartej opłaty od pozwu wlicza się do kosztów procesu (art. 98¹ § 2 KPC).

Wniosek o zatwierdzenie ugody z mediacji umownej jest wolny od opłaty sądowej. Pełne zestawienie opłat sądowych znajdziesz w poradniku ile kosztuje pozew o zapłatę.

Ugoda przed mediatorem w trakcie procesu a zwrot opłaty

Jeśli ugoda zapadnie po skierowaniu do mediacji w toku sprawy, sąd zwraca część opłaty od pozwu: całą, gdy postępowanie zakończy się ugodą przed rozpoczęciem rozprawy, a trzy czwarte, gdy ugodę przed mediatorem zawarto po jej rozpoczęciu (art. 79 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych). Za każdym razem zwrot pomniejsza się o opłatę minimalną 30 zł (art. 79 ust. 3).

Ugoda przed mediatorem – jaką ma moc

Ugodę zamieszcza się w protokole mediacji albo załącza do niego, a strony ją podpisują (art. 183¹² § 2 KPC). Podpis oznacza zgodę na wystąpienie do sądu o jej zatwierdzenie. Sąd zatwierdza ugodę, która nadaje się do egzekucji, przez nadanie jej klauzuli wykonalności (art. 183¹⁴ § 2 KPC). Odmówi, jeśli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego, zmierza do obejścia prawa, jest niezrozumiała albo wewnętrznie sprzeczna (art. 183¹⁴ § 3 KPC).

Zatwierdzona ugoda ma moc prawną ugody zawartej przed sądem, a zatwierdzona przez nadanie klauzuli jest tytułem wykonawczym (art. 183¹⁵ § 1 KPC). Jeśli dłużnik przestanie płacić raty, idziesz z nią bezpośrednio do komornika – bez pozwu.

Dlatego ugoda musi być precyzyjna: kwoty, daty rat, numer rachunku i natychmiastowa wymagalność całości przy opóźnieniu z ratą.

Mediacja a przedawnienie

To najczęstszy błąd: mediacja nie przerywa przedawnienia. Od 30 czerwca 2022 r. jedynie wstrzymuje jego bieg co do roszczeń objętych umową o mediację – na czas trwania mediacji (art. 121 pkt 5 KC). Po jej zakończeniu termin biegnie dalej od miejsca, w którym się zatrzymał. Szczegóły opisujemy w tekście o przerwaniu biegu przedawnienia.

Jeśli mediacja nie doszła do skutku, bo dłużnik się nie zgodził albo mediator odmówił, a Ty w ciągu 3 miesięcy złożysz pozew, skutki przewidziane dla czasu trwania mediacji zostają zachowane (art. 183⁶ § 3 KPC). Mimo to, gdy do końca terminu zostały tygodnie, a nie miesiące, nie ryzykuj – złóż pozew, a o ugodzie rozmawiaj w jego trakcie. Termin sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia.

Podobnie działa zawezwanie do próby ugodowej – ono również tylko wstrzymuje przedawnienie (art. 121 pkt 6 KC).

Obowiązkowa mediacja – tylko w sprawach budowlanych

W sprawach gospodarczych z umów o roboty budowlane (art. 458² § 1 pkt 5 KPC) wszczętych po 1 marca 2026 r. sąd przed posiedzeniem przygotowawczym albo pierwszą rozprawą kieruje strony do mediacji (art. 458³a KPC). Nie dotyczy to spraw w postępowaniu upominawczym, EPU i nakazowym – tam dopiero po sprzeciwie lub zarzutach. Więcej o tym w przewodniku po sporach budowlanych.

W pozostałych sprawach – zwykłe faktury, najem, pożyczki, usługi – mediacja zależy od woli stron. Warto jednak pamiętać, że sąd może obciążyć kosztami w wyższej części stronę, która bez uzasadnionej przyczyny odmówiła mediacji albo nie stawiła się na posiedzenie mediacyjne mimo wcześniejszej zgody (art. 103 § 3 KPC).

Kiedy mediacja gospodarcza ma sens, a kiedy nie

Mediacja ma sens, gdy:

• dłużnik kwestionuje jakość towaru lub usługi, a spór i tak skończyłby się opinią biegłego, kosztowną i trwającą miesiącami,
• łączy Was długoletnia współpraca, którą chcesz uratować,
• sporów jest kilka (np. faktura i reklamacja) – ugoda może objąć je wszystkie, także roszczenia nieobjęte pozwem (art. 183¹³ § 2 KPC),
• dłużnik ma przejściowe kłopoty i realnie może spłacić dług w ratach, a Ty chcesz od razu mieć tytuł wykonawczy.

Mediacja zwykle nie ma sensu, gdy:

• dłużnik nie kwestionuje długu, tylko nie płaci – wtedy szybciej działa nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym lub EPU,
• dłużnik milczy – nie zgodzi się też na mediację,
• zbliża się koniec terminu przedawnienia,
• podejrzewasz, że dłużnik wyprowadza majątek – każdy tydzień zwłoki zmniejsza szanse egzekucji.

Dobra kolejność dla większości faktur: najpierw wezwanie do zapłaty z propozycją rozmowy (możesz napisać je sam albo zamówić wezwanie przygotowane przez prawnika za 99 zł – podpisujesz i wysyłasz je Ty), potem – jeśli dłużnik reaguje i spiera się o meritum – mediacja, a gdy milczy, od razu pozew.

Gdy mediacja zawiedzie – pozew

Jeśli dłużnik odmówił mediacji albo nie doszliście do porozumienia, kolejnym krokiem jest pozew – przy mediacji umownej z niższą opłatą. Pozew możesz napisać samodzielnie albo zlecić. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – wystarczy opisać sprawę online. Złóż pozew o zapłatę za 299 zł, zanim termin przedawnienia zacznie się kurczyć.

Podsumowanie

Mediacja gospodarcza jest dobrowolna, poufna i tania (przy mediacji sądowej 2% wartości sporu, maks. 8000 zł). Ugoda zatwierdzona przez sąd przez nadanie klauzuli wykonalności jest tytułem wykonawczym. Mediacja tylko wstrzymuje przedawnienie, a obowiązkowa jest wyłącznie w sprawach z umów o roboty budowlane. Wybierz ją, gdy spór dotyczy jakości lub relacji z klientem; gdy dłużnik po prostu nie płaci, szybciej odzyskasz pieniądze, idąc do sądu.