Najemca nie płaci czynszu – co może zrobić wynajmujący?

Gdy najemca nie płaci czynszu, wynajmujący ma dwa cele: odzyskać pieniądze i odzyskać lokal. Prawo daje na oba konkretne narzędzia, ale wymaga zachowania kolejności. Przy mieszkaniu najem za zaległości można wypowiedzieć dopiero przy zwłoce za co najmniej 3 pełne okresy płatności, po pisemnym uprzedzeniu i dodatkowym miesięcznym terminie na zapłatę (art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów). Przy lokalu użytkowym wystarczą 2 pełne okresy (art. 672 i 687 KC). Zaległość odzyskuje się pozwem o zapłatę, a lokal – eksmisją. Wymiana zamków albo odcięcie mediów to droga na skróty, która kończy się źle dla wynajmującego.

Poniżej plan działania krok po kroku, z rozróżnieniem najmu zwykłego, okazjonalnego, instytucjonalnego i najmu lokalu użytkowego.

Jaki to najem? Od tego zależą terminy

Zanim wyślesz pierwsze pismo, ustal, z jaką umową masz do czynienia. Od tego zależy, ile miesięcy zaległości trzeba odczekać i jak odzyskasz lokal.

Rodzaj najmu	Podstawa	Zaległość uprawniająca do wypowiedzenia	Jak odzyskać lokal	Maks. kaucja
Zwykły najem mieszkania	art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów	3 pełne okresy płatności + uprzedzenie + miesiąc na zapłatę	pozew o eksmisję, potem komornik	12-krotność czynszu (art. 6 ust. 1)
Najem okazjonalny	art. 19a–19e tej ustawy	jak wyżej (art. 19e odsyła do art. 11 ust. 2 pkt 1–3)	żądanie opróżnienia + klauzula wykonalności do aktu notarialnego	6-krotność czynszu (art. 19a ust. 4)
Najem instytucjonalny	art. 19f–19j tej ustawy	jak wyżej (art. 19j odsyła do art. 11 ust. 2 pkt 1–3)	żądanie opróżnienia + klauzula wykonalności do aktu notarialnego	6-krotność czynszu (art. 19f ust. 5)
Lokal użytkowy (B2B)	art. 672 i 687 KC	2 pełne okresy płatności + uprzedzenie + miesiąc na zapłatę	pozew o wydanie lokalu, potem komornik	według umowy

Najem okazjonalny może zawrzeć tylko właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności w zakresie wynajmowania lokali, na czas oznaczony do 10 lat. Do umowy dołącza się m.in. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i wskazanie lokalu, do którego się wyprowadzi. Uwaga: jeśli właściciel nie zgłosił umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu (art. 19b), szybka ścieżka z art. 19d nie działa, a najem traktuje się jak zwykły.

Najem instytucjonalny zawiera podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali – zawsze na czas oznaczony i również z notarialnym oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji.

Lokal użytkowy (biuro, sklep, magazyn) nie podlega ustawie o ochronie praw lokatorów. Stosuje się Kodeks cywilny i umowę, a strony to zwykle przedsiębiorcy – zaległy czynsz jest wtedy po prostu niezapłaconą należnością B2B, którą odzyskuje się tak jak dług od firmy.

Krok 1. Wezwanie do zapłaty

Pierwsze pismo to zwykłe przedsądowe wezwanie do zapłaty: kwota zaległości z rozbiciem na miesiące, numer rachunku, krótki termin (np. 7 dni) i informacja, że po jego upływie sprawa trafi do sądu. Wyślij je listem poleconym albo w formie, którą przewiduje umowa, i zachowaj dowód nadania. Co dokładnie powinno się w nim znaleźć, opisujemy w tekście wezwanie do zapłaty – co musi zawierać.

Jeśli umowa nie określa terminu płatności, czynsz płaci się z góry – przy najmie dłuższym niż miesiąc do 10. dnia każdego miesiąca (art. 669 § 2 KC). Od każdej spóźnionej raty należą się odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 KC), liczone od dnia następującego po terminie płatności. Kwotę odsetek do wezwania wyliczysz w kalkulatorze odsetek ustawowych.

Wezwanie z pieczątką kancelarii zwykle działa mocniej niż SMS od właściciela. Profesjonalne wezwanie do zapłaty za 99 zł przygotowane przez prawnika często wystarcza, żeby najemca spłacił dług albo zaproponował raty.

Krok 2. Uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia

To etap, który wynajmujący najczęściej pomijają – a bez niego wypowiedzenie jest wadliwe.

Mieszkanie (najem zwykły, okazjonalny, instytucjonalny)

Zgodnie z art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów właściciel może wypowiedzieć najem, jeżeli lokator:

• jest w zwłoce z zapłatą czynszu, innych opłat za używanie lokalu lub opłat niezależnych od właściciela (te ostatnie – tylko gdy lokator nie ma umowy bezpośrednio z dostawcą mediów),
• co najmniej za trzy pełne okresy płatności,
• pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności.

Przy czynszu płatnym miesięcznie oznacza to w praktyce zaległość odpowiadającą co najmniej trzem miesięcznym czynszom – także wtedy, gdy powstała z częściowych wpłat. Uprzedzenie wysyłasz dopiero, gdy ten próg jest osiągnięty – pismo wysłane po jednym niezapłaconym miesiącu nie otwiera drogi do wypowiedzenia. Najemca musi w dodatkowym terminie zapłacić nie tylko zaległość, ale też bieżące należności.

Art. 19e i 19j ustawy wprost odsyłają do art. 11 ust. 2 pkt 1–3, więc ten sam tryb dotyczy najmu okazjonalnego i instytucjonalnego.

Lokal użytkowy

Art. 672 KC pozwala wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, gdy najemca jest w zwłoce z czynszem co najmniej za dwa pełne okresy płatności. Przy najmie lokalu art. 687 KC dodaje warunek: wynajmujący powinien najpierw uprzedzić najemcę na piśmie, udzielając mu dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu.

Krok 3. Wypowiedzenie najmu

Jeśli najemca nie zapłacił w dodatkowym terminie, możesz wypowiedzieć umowę.

• Mieszkanie: wypowiedzenie musi być złożone na piśmie pod rygorem nieważności i wskazywać przyczynę (art. 11 ust. 1 ustawy). Termin: nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 11 ust. 2). Wypowiedzenie doręczone 10 października rozwiąże więc umowę z końcem listopada.
• Lokal użytkowy: wypowiedzenie bez zachowania terminów (art. 672 i 687 KC) – umowa rozwiązuje się z chwilą doręczenia. Formę pisemną warto zachować dla dowodu, a często wymaga jej sama umowa.

Wypowiedzenie i uprzedzenie wysyłaj na adres lokalu i na adres do korespondencji z umowy, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. To dowody, które przy eksmisji sąd sprawdzi w pierwszej kolejności.

Po rozwiązaniu umowy osoba, która nadal zajmuje lokal, płaci zamiast czynszu odszkodowanie za bezumowne korzystanie w wysokości czynszu, jaki właściciel mógłby otrzymać, a jeśli to nie pokrywa strat – także odszkodowanie uzupełniające (art. 18 ust. 1 i 2 ustawy).

Czego nie wolno robić, gdy lokator nie płaci

Frustracja jest zrozumiała, ale samopomoc zwykle obraca się przeciwko wynajmującemu.

• Nie wymieniaj zamków i nie usuwaj rzeczy najemcy. Najemca, który nadal mieszka w lokalu, jest jego posiadaczem i może żądać przywrócenia posiadania w procesie posesoryjnym (art. 344 KC).
• Nie odcinaj prądu, wody, gazu ani ogrzewania. Wynajmujący mieszkanie ma obowiązek zapewnić sprawne działanie instalacji (art. 6a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów).
• Nie nachodź lokatora i nie groź mu. Zmuszanie groźbą bezprawną to przestępstwo z art. 191 § 1 Kodeksu karnego, a art. 191 § 1a karze karą do 3 lat pozbawienia wolności tego, kto w celu zmuszenia innej osoby do określonego zachowania stosuje przemoc innego rodzaju uporczywie lub w sposób istotnie utrudniający jej korzystanie z zajmowanego lokalu mieszkalnego. Ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego.
• Nie zatrzymuj kaucji „na poczet” w trakcie zwykłego najmu. Rozlicza się ją po opróżnieniu lokalu (o wyjątkach niżej).

Kodeks daje wynajmującemu jedno legalne zabezpieczenie „w naturze”: ustawowe prawo zastawu na ruchomościach najemcy wniesionych do lokalu, za zaległości nie dłuższe niż rok (art. 670 § 1 KC). Wynajmujący może sprzeciwić się wywiezieniu tych rzeczy i zatrzymać je, dopóki zaległość nie zostanie zapłacona lub zabezpieczona (art. 671 § 2 KC). Nie uprawnia to jednak do wejścia do lokalu ani do zabierania rzeczy siłą.

Kto odpowiada za zaległy czynsz

Dłużnikiem jest przede wszystkim najemca. Przy mieszkaniu krąg odpowiedzialnych jest jednak szerszy:

• Małżonkowie są wspólnymi najemcami lokalu, jeśli najem nawiązano w czasie małżeństwa dla zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych rodziny – bez względu na ustrój majątkowy (art. 680¹ KC).
• Domownicy: za zapłatę czynszu i innych opłat solidarnie z najemcą odpowiadają stale z nim mieszkające osoby pełnoletnie, z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych na jego utrzymaniu, którzy nie są w stanie utrzymać się samodzielnie (art. 688¹ § 1 KC). Ich odpowiedzialność jest ograniczona do czynszu i opłat za okres ich stałego zamieszkiwania (§ 2).

W praktyce oznacza to, że w pozwie można wskazać jako pozwanych także partnera najemcy czy jego dorosłe dzieci, o ile wykażesz, że stale mieszkali w lokalu w okresie, za który dochodzisz zapłaty. Przy lokalu użytkowym tej konstrukcji nie ma – odpowiada najemca (np. spółka), a dodatkowo poręczyciel czy wystawca weksla, jeśli zabezpieczyliście tak umowę.

Kaucja – kiedy pokryje zaległy czynsz

• Zwykły najem mieszkania: kaucja może wynosić najwyżej 12-krotność miesięcznego czynszu (art. 6 ust. 1). Zwraca się ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego (art. 6 ust. 4) – w zwaloryzowanej kwocie według art. 6 ust. 3. Kaucja służy więc do rozliczenia na koniec najmu, a nie do bieżącego pokrywania zaległości.
• Najem okazjonalny: najwyżej 6-krotność czynszu; zabezpiecza należności na dzień opróżnienia lokalu i koszty egzekucji (art. 19a ust. 4–5).
• Najem instytucjonalny: najwyżej 6-krotność czynszu, ale właściciel może zaspokoić się z kaucji już w trakcie najmu, a najemca musi ją uzupełnić (art. 19f ust. 7–8).
• Lokal użytkowy: zasady wynikają z umowy; ustawa o ochronie praw lokatorów jej nie dotyczy.

Jeśli zaległość przekracza kaucję, nadwyżki trzeba dochodzić w sądzie.

Krok 4. Pozew o zapłatę zaległego czynszu

Roszczenie o zapłatę jest niezależne od eksmisji – możesz pozwać o pieniądze nawet wtedy, gdy najemca już się wyprowadził albo gdy umowa nadal trwa.

Najszybsza droga to elektroniczne postępowanie upominawcze: pozew składasz przez internet, a sąd wydaje nakaz zapłaty bez rozprawy. Działa ono tylko dla roszczeń pieniężnych, które stały się wymagalne w ciągu 3 lat przed wniesieniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ KPC). Jak to zrobić, pokazujemy w poradniku EPU krok po kroku. Jeśli najemca złoży sprzeciw, sprawa trafia do zwykłego sądu – przebieg takiego procesu opisujemy w tekście sprawa o zapłatę – przebieg. Przy lokalu użytkowym między przedsiębiorcami to zwykle sprawa gospodarcza (art. 458² § 1 pkt 1 KPC), rozpoznawana według przepisów o postępowaniu w sprawach gospodarczych.

W pozwie podaj czynsz z rozbiciem na miesiące, odsetki od każdej raty od dnia po terminie płatności, a po rozwiązaniu umowy – odszkodowanie za bezumowne korzystanie. Dołącz umowę, wezwanie, uprzedzenie i wypowiedzenie z dowodami doręczenia oraz zestawienie wpłat.

Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę zaległego czynszu w ciągu 7 dni za stałe 299 zł, bez wizyt w kancelarii. Dla porównania kosztów sądowych i honorarium kancelarii zajrzyj do poradnika ile kosztuje pozew o zapłatę.

Krok 5. Odzyskanie lokalu – eksmisja albo klauzula wykonalności

Zwykły najem mieszkania: pozew o eksmisję

Jeśli lokator nie wyprowadza się po rozwiązaniu umowy, potrzebny jest wyrok nakazujący opróżnienie lokalu. Eksmisji nie da się dochodzić w EPU – to sprawa w zwykłym postępowaniu. Warto wiedzieć, że:

• sąd z urzędu bada, czy eksmitowanemu przysługuje prawo do lokalu socjalnego, i orzeka o tym w wyroku (art. 14 ust. 1 i 3 ustawy). Przy lokalach spoza publicznego zasobu sąd nie musi przyznawać tego prawa automatycznie kobiecie w ciąży, małoletnim czy bezrobotnym (art. 14 ust. 7), ale bierze pod uwagę ich sytuację;
• sąd zawiadamia gminę o sprawie (art. 15 ust. 2), a wyrok zaoczny może zapaść dopiero po przeprowadzeniu dowodów (art. 15 ust. 4);
• wyroków eksmisyjnych nie wykonuje się od 1 listopada do 31 marca, jeśli eksmitowanemu nie wskazano lokalu, do którego ma się przenieść (art. 16 ustawy);
• komornik nie usunie lokatora „na bruk”. Jeśli nie ma on prawa do lokalu socjalnego ani innego lokalu, komornik wstrzymuje się z eksmisją, dopóki gmina nie wskaże tymczasowego pomieszczenia (art. 1046 § 4 KPC) – chyba że takie pomieszczenie wskaże wierzyciel lub inna osoba (§ 5).

Najem okazjonalny i instytucjonalny: bez procesu o eksmisję

Tu leży główna przewaga tych umów. Po rozwiązaniu umowy właściciel:

1. doręcza najemcy żądanie opróżnienia lokalu na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem (np. u notariusza), z terminem na wyprowadzkę nie krótszym niż 7 dni (okazjonalny, art. 19d ust. 3) albo 14 dni (instytucjonalny, art. 19i ust. 3),
2. po bezskutecznym upływie terminu składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji (art. 19d ust. 4, art. 19i ust. 5),
3. z tytułem wykonawczym idzie do komornika.

Przy najmie okazjonalnym do wniosku dołącza się m.in. potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Przepis o okresie ochronnym zimą (art. 16) nie należy do przepisów, które art. 19e i 19j każą stosować do tych umów – przy najmie okazjonalnym pod warunkiem, że właściciel zgłosił umowę do urzędu skarbowego.

Lokal użytkowy: pozew o wydanie

Przy lokalu użytkowym wynajmujący wnosi pozew o opróżnienie i wydanie lokalu. Przepisy o lokalu socjalnym i okresie ochronnym go nie dotyczą.

Krok 6. Egzekucja zaległego czynszu

Nakaz zapłaty albo wyrok po uprawomocnieniu i nadaniu klauzuli wykonalności składasz komornikowi z wnioskiem o egzekucję. Komornik może zająć wynagrodzenie, rachunek bankowy czy ruchomości byłego najemcy. Jak wybrać komornika i co wpisać we wniosek, opisujemy w przewodniku po egzekucji komorniczej.

Kiedy przedawnia się zaległy czynsz

Czynsz to świadczenie okresowe, więc przedawnia się po 3 latach (art. 118 KC) – i to osobno dla każdej raty, licząc od jej wymagalności. Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Przykład: czynsz za luty 2024 r. płatny do 10 lutego 2024 r. jest wymagalny od 11 lutego 2024 r. Trzy lata mijają w lutym 2027 r., a termin przedawnienia kończy się 31 grudnia 2027 r. Czynsz za styczeń 2025 r. przedawni się dopiero z końcem 2028 r.

Przy wieloletnich zaległościach najstarsze raty mogą się więc przedawnić, zanim dojdziesz do sądu. Bieg przedawnienia przerywa pozew albo uznanie długu przez najemcę (np. prośba o rozłożenie zaległości na raty), ale nie samo wezwanie do zapłaty. Pamiętaj też o ograniczeniu EPU do roszczeń wymagalnych w ciągu ostatnich 3 lat – przy najstarszych ratach może być potrzebny zwykły pozew. Szczegóły i inne terminy zebraliśmy w tabeli terminów przedawnienia, a datę dla konkretnej raty sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia.

Podsumowanie: co zrobić, gdy najemca nie płaci czynszu

Gdy najemca nie płaci czynszu, działaj według kolejności: wezwanie do zapłaty, pisemne uprzedzenie z miesięcznym terminem, wypowiedzenie, pozew o zapłatę, a na końcu eksmisja albo – przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym – klauzula wykonalności do aktu notarialnego. Przy mieszkaniu próg to 3 pełne okresy zaległości, przy lokalu użytkowym 2. Za czynsz odpowiadają też pełnoletni domownicy najemcy, a każda rata przedawnia się po 3 latach z końcem roku. Wymiana zamków i odcięcie mediów to ryzyko odpowiedzialności karnej, nie skrót. Jeśli rozmowy nie przynoszą efektu, a zaległości rosną, z pozwem nie ma na co czekać – wezwanie i pozew możesz zlecić online przez Pozywacz.pl.