Zgłoszenie wierzytelności do syndyka – termin, KRZ i wzór treści

Zgłoszenie wierzytelności w upadłości to jedyny sposób, żeby wierzyciel dostał cokolwiek z majątku upadłej firmy. Masz na nie 30 dni od dnia obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ) i składasz je syndykowi wyłącznie elektronicznie, przez portal KRZ. W zgłoszeniu podajesz kwotę z odsetkami policzonymi do dnia przed ogłoszeniem upadłości, dowody, kategorię zaspokojenia i numer rachunku. Spóźnienie nie zamyka drogi, ale kosztuje i może odciąć Cię od pierwszych wypłat.

Skutki upadłości dla egzekucji i procesu opisujemy w poradniku dłużnik ogłosił upadłość – co robić. Przepisy bez oznaczenia ustawy pochodzą z Prawa upadłościowego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 913).

Ile czasu masz na zgłoszenie wierzytelności

Sąd w postanowieniu o ogłoszeniu upadłości wzywa wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności syndykowi w terminie 30 dni od dnia obwieszczenia tego postanowienia w Rejestrze (art. 51 ust. 1 pkt 4). Wierzyciel osobisty, który chce uczestniczyć w postępowaniu, zgłasza wierzytelność w tym terminie (art. 236 ust. 1).

Kluczowe są dwie daty, które widać w KRZ:

Data	Znaczenie
Dzień ogłoszenia upadłości (wydania postanowienia)	Do dnia poprzedzającego liczysz odsetki; po tym kursie przeliczasz walutę; niewymagalne długi stają się wymagalne (art. 91).
Dzień obwieszczenia w KRZ	Od niego biegnie 30-dniowy termin na zgłoszenie.

Przykład: obwieszczenie ukazało się 1 września – termin upływa 1 października. Nie czekaj na ostatni dzień – konto, podpis i skany zajmują czas.

Zgłoszenia nie wymagają należności pracownicze – trafiają na listę z urzędu (art. 237). Wierzytelności zabezpieczone hipoteką czy zastawem rejestrowym syndyk też umieści na liście z urzędu (art. 236 ust. 2), ale warto je zgłosić, żeby kontrolować kwotę.

Jak złożyć zgłoszenie przez KRZ

W postępowaniu upadłościowym pisma wnosi się wyłącznie przez system teleinformatyczny, z użyciem udostępnionych w nim formularzy. Pismo złożone inaczej – np. list polecony do syndyka – nie wywołuje skutków prawnych (art. 216a ust. 1). Wyjątek dotyczy tylko wąskiej grupy – m.in. pracowników, wierzycieli alimentacyjnych i uprawnionych do niektórych rent (art. 216aa ust. 1); przedsiębiorca z fakturą do nich nie należy.

W praktyce:

1. zakładasz konto w portalu KRZ (krz.ms.gov.pl) i wyszukujesz sprawę po nazwie lub NIP dłużnika – jak czytać wpisy, wyjaśniamy w tekście o Krajowym Rejestrze Zadłużonych,
2. wybierasz formularz zgłoszenia wierzytelności i uzupełniasz pola,
3. dołączasz dowody w postaci elektronicznej (art. 216a ust. 1b),
4. podpisujesz pismo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo w inny sposób uwierzytelnienia dostępny w systemie (art. 216a ust. 1a).

Jeśli dokument istnieje tylko na papierze i dołączasz jego zwykły skan (elektroniczną kopię), ustawa wymaga złożenia oryginału lub poświadczonego odpisu w sądzie upadłościowym bez wezwania w ciągu 3 dni od wniesienia pisma (art. 216a ust. 1c pkt 2 i ust. 1e). Obowiązek ten nie dotyczy odpisu poświadczonego elektronicznie (art. 216a ust. 1c pkt 1). Faktury wystawione w KSeF czy przesłane mailem jako PDF to dokumenty elektroniczne – ten problem ich nie dotyczy.

Co musi zawierać zgłoszenie – wzór treści

Art. 240 wymienia obowiązkowe elementy:

Element (art. 240)	Co wpisać – przykład
Dane wierzyciela (pkt 1)	Nazwa i firma, numer KRS albo PESEL, siedziba, adres, NIP.
Określenie wierzytelności (pkt 2)	„Należność główna 24 600,00 zł z faktury nr FV/03/2026 z 10.03.2026 r. (termin płatności 9.04.2026 r.) + odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych od 10.04.2026 r. do dnia poprzedzającego ogłoszenie upadłości w kwocie … zł + rekompensata za koszty odzyskiwania należności”.
Dowody (pkt 3)	Umowa, faktura, protokół odbioru lub WZ, potwierdzenie doręczenia faktury, korespondencja, wezwanie do zapłaty, nakaz zapłaty lub wyrok.
Kategoria (pkt 4)	Należność główna z faktury – co do zasady kategoria druga; odsetki – kategoria trzecia (art. 342 ust. 1). Rekompensata za koszty odzyskiwania należności nie jest odsetkami, więc zwykle wpisuje się ją w kategorii drugiej. Pożyczki i dostawy z odroczonym terminem od wspólnika upadłej spółki mogą trafić do kategorii czwartej (art. 342 ust. 1 pkt 4).
Zabezpieczenia (pkt 5)	Hipoteka, zastaw rejestrowy, przewłaszczenie, weksel – albo „brak”.
Przedmiot zabezpieczenia (pkt 6)	Tylko gdy upadły nie jest Twoim dłużnikiem osobistym.
Stan sprawy (pkt 7)	Sygnatura i etap procesu lub egzekucji, np. „sprawa zawieszona, sygn. …”.
Rachunek bankowy (pkt 9)	Na ten numer syndyk przeleje pieniądze z planu podziału.

Gdy masz prawomocny wyrok lub nakaz zapłaty, dołącz go – sprzeciw innych uczestników wobec takiej wierzytelności może opierać się tylko na zdarzeniach późniejszych niż zamknięcie rozprawy (art. 258 ust. 2). O tym, jakie dokumenty najlepiej udowadniają dług, piszemy w tekście faktura jako dowód w sądzie.

Jak policzyć kwotę do zgłoszenia

• Odsetki – do dnia poprzedzającego dzień ogłoszenia upadłości włącznie (art. 247 ust. 2). Za czas trwania upadłości odsetek z masy się nie zaspokaja (art. 92 ust. 1). Przy fakturze B2B co do zasady liczysz odsetki handlowe, przy konsumencie – ustawowe za opóźnienie. Kwotę szybko sprawdzisz w kalkulatorze odsetek ustawowych, a różnice między stawkami opisuje artykuł jak naliczyć odsetki od faktury.
• Faktura jeszcze niewymagalna – staje się wymagalna z dniem ogłoszenia upadłości (art. 91 ust. 1). Jeśli nie zastrzeżono odsetek, na liście umieszcza się kwotę pomniejszoną o dyskonto: odsetki ustawowe nie wyższe niż 6%, najwyżej za dwa lata (art. 247 ust. 1).
• Waluta obca – przeliczasz po średnim kursie NBP z dnia ogłoszenia upadłości; wypłata nastąpi w złotych (art. 251).
• Potrącenie – jeśli też jesteś winien coś upadłemu, oświadczenie o potrąceniu złóż najpóźniej razem ze zgłoszeniem (art. 96). Później ta możliwość przepada.

Spóźnione zgłoszenie – ile kosztuje i co tracisz

Zgłoszenie po terminie jest dopuszczalne, ale:

• płacisz zryczałtowane koszty w wysokości 15% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku z III kwartału poprzedniego roku – nawet gdy spóźnienie nie jest zawinione (art. 235 ust. 1). Według obwieszczenia Prezesa GUS za III kwartał 2025 r. było to 8851,42 zł, więc w 2026 r. opłata wynosi około 1327,71 zł. Syndyk wyznacza termin wpłaty, a bez niej zgłoszenie zostanie zwrócone (art. 235 ust. 2, art. 241),
• czynności już dokonane są wobec Ciebie skuteczne, a Twoja wierzytelność nie wejdzie do złożonych już planów podziału – tylko do planów sporządzonych po jej uznaniu (art. 252 ust. 1),
• zgłoszenie po zatwierdzeniu ostatecznego planu podziału pozostawia się bez rozpoznania (art. 252 ust. 2).

Przy małej fakturze ryczałt może zjeść większość tego, co realnie da się odzyskać.

Co dzieje się po zgłoszeniu

Sprawdzenie przez syndyka. Syndyk porównuje zgłoszenie z księgami upadłego i pyta upadłego, czy uznaje dług (art. 243 ust. 1). Jeśli w dokumentach dłużnika nie ma śladu Twojej wierzytelności, wezwie Cię do złożenia dokumentów w terminie tygodnia – tego terminu nie da się przedłużyć ani przywrócić (art. 243 ust. 2).

Braki formalne i zwrot. Braki syndyk każe uzupełnić w trybie art. 130 KPC; nieuzupełnione zgłoszenie zwraca (art. 241). Na zarządzenie o zwrocie przysługuje skarga do sędziego-komisarza w terminie tygodnia od jego doręczenia (art. 242a).

Przedawnienie. Zgłoszenie przerywa bieg przedawnienia, który biegnie na nowo dopiero od dnia po uprawomocnieniu się postanowienia o zakończeniu albo umorzeniu upadłości (art. 239a). Więcej o tym mechanizmie w tekście przerwanie biegu przedawnienia, a nowy termin po zakończeniu upadłości oszacujesz w kalkulatorze przedawnienia.

Lista wierzytelności – kiedy i jak wnieść sprzeciw

Syndyk sporządza listę wierzytelności najpóźniej w ciągu dwóch miesięcy od upływu terminu na zgłoszenia (art. 244). Lista zawiera sumę uznanej wierzytelności, kategorię, zabezpieczenia i uzasadnienie odmowy uznania (art. 245). O złożeniu listy obwieszcza się w KRZ (art. 255 ust. 2).

Od tego obwieszczenia masz 2 tygodnie na sprzeciw do sędziego-komisarza (art. 256 ust. 1) – gdy syndyk odmówił uznania Twojej wierzytelności albo uznał cudzą, która Twoim zdaniem nie istnieje. Sprzeciw musi wskazywać zaskarżoną wierzytelność, wniosek, uzasadnienie i dowody (art. 257). Opłata to piąta część opłaty stosunkowej (art. 76b ustawy o kosztach sądowych). Sprzeciw może opierać się wyłącznie na twierdzeniach i zarzutach wskazanych w zgłoszeniu – nowe są dopuszczalne tylko wtedy, gdy wykażesz, że wcześniej nie dało się ich zgłosić albo potrzeba ich powołania wynikła później (art. 258 ust. 1).

Sędzia-komisarz rozpoznaje sprzeciw w ciągu dwóch miesięcy, a na postanowienie przysługuje zażalenie (art. 259). Odmowa uznania nie odbiera Ci roszczenia, ale dochodzić go w zwykłym trybie możesz co do zasady dopiero po zakończeniu lub umorzeniu upadłości (art. 263). Z kolei po zakończeniu lub umorzeniu postępowania wyciąg z zatwierdzonej listy jest co do zasady tytułem egzekucyjnym przeciwko upadłemu (art. 264 ust. 1) – praktyczne znaczenie ma to głównie wtedy, gdy dłużnik (np. osoba fizyczna) dalej istnieje i nie umorzono mu zobowiązań.

Ile realnie odzyskasz

Uznanie wierzytelności nie oznacza wypłaty. Z masy najpierw pokrywa się koszty postępowania, potem kolejne kategorie z art. 342 – należność z faktury jest zwykle w drugiej, razem z podatkami i częścią składek ZUS, a odsetki w trzeciej. Dalszą kategorię zaspokaja się dopiero po pełnym zaspokojeniu poprzedniej (art. 344). Często wierzyciele niezabezpieczeni dostają tylko część długu, a bywa, że nic.

Dlatego równolegle sprawdź inne drogi: poręczycieli i wystawców weksla, odpowiedzialność członków zarządu z art. 299 KSH oraz ulgę na złe długi w VAT. Wobec poręczyciela czy członka zarządu toczy się zwykły proces, a nie postępowanie upadłościowe. Zanim pozwiesz, zwykle wysyła się przedsądowe pismo; wezwanie do zapłaty przygotowane przez prawnika kosztuje 99 zł, a podpisujesz i wysyłasz je sam. Na Pozywacz.pl prawnik przygotuje pozew o zapłatę w ciągu 7 dni za stałe 299 zł – sprawę opisujesz online.

Podsumowanie

Zgłoszenie wierzytelności do syndyka składasz wyłącznie przez portal KRZ, w ciągu 30 dni od obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości. Wpisz kwotę z odsetkami do dnia przed ogłoszeniem upadłości, dowody, kategorię i rachunek bankowy, a potrącenie zgłoś najpóźniej razem ze zgłoszeniem. Spóźnienie kosztuje w 2026 r. około 1327,71 zł i odcina od złożonych już planów podziału. Potem pilnuj tygodniowych terminów na dokumenty i skargę oraz 2 tygodni na sprzeciw do listy. Zgłoszenie przerywa przedawnienie, ale nie gwarantuje odzyskania pieniędzy – dlatego warto równolegle szukać innych dłużników.